Как главбуху заговорить на языке бизнеса и превратить данные 1С в управленческие решения

Сегодня на рынке наблюдается падение спроса, снижение рентабельности, растет неопределенность. Ошибки для предпринимателей становятся дороже, деньги нужно контролировать точнее, а решения принимать быстро. От бизнеса поступает новый запрос, собственникам уже недостаточно отчетности, им нужны ответы для решений. 

Сколько бизнес зарабатывает на самом деле? Почему прибыль есть, а денег нет? Какие направления прибыльные? Какие направления убыточные? Сколько денег можно вывести из бизнеса без риска? И где те самые точки роста прибыли? На эти вопросы помогает ответить управленческий учет. 

Почему собственник не видит бизнес через бухгалтерскую отчетность? Потому что бухгалтерская отчетность показывает прошлое. Но бизнесу важно видеть, что происходит сейчас и что будет происходить в будущем. Бухотчетность показывает прибыль, но не объясняет, где бизнес теряет свою эффективность. Конечно, в 1С есть много данных, но это не помогает увидеть бизнес, как единое целое. 

Главный бухгалтер уже собирает ту самую основу для управленческого учета. В 1С есть данные о продажах, о закупках, деньгах, зарплатах, основных средствах. И чтобы собрать полную финансовую картину, достаточно добавить немного новых инструментов, где будут дополнительные управленческие отчеты и инструменты. 

Самый самый универсальный и самый доступный инструмент — это таблицы. Как 20-30 лет назад все собирали с помощью них управленку, так сегодня это продолжается. Почему? Они гибкие, простые, но их проблема в том, что они слишком сложные, слишком много ручной работы, чтобы поддерживать актуальность. 

Руководители, собственник получает дашборды информации в режиме онлайн о рентабельности, прибыли, выручке, расходах, в разрезе разных направлений деятельности, рентабельность проектов. И автоматически формируется презентация финансовой отчетности. Мы не меняли бухгалтерию, мы постепенно расширяли ее роль в бизнесе. И сегодня все чаще мы наблюдаем, когда главный бухгалтер становится финансовым директором.

В результате пройденного пути мы разработали готовое решение, которое применяем и в своей компании, это решение применяют сотни других компаний по стране, и называется это расширение 1С P&L, которое легко встраивается в вашу базу 1С.

В нашем модуле есть управленческие отчеты — это три главных отчета предпринимателя, ДДС, ОПИО и, конечно же, баланс. Из инструментов есть платежный календарь, бюджетирование, фонды, незавершенное производство. Позволяет вести учет в разрезе направлений деятельности, проектов, ЦФО, можно установить как в локальную версию этого расширения, в локальную бухгалтерию, управление торговлей, комплексной автоматизацией, управление нашей фирмой и в другие отраслевые конфигурации 1С, так и в облачные продукты.

Бухгалтер ведет учет в привычной программе. Управленческий учет формируется с помощью инструментов модуля 1С P&L, а доступ собственника к данным, доступ команде и топ-менеджерам происходит через инструменты, такие как финансовые дашборды, реализованные на платформе Яндекс.Даталенс. 

Как это выглядит на практике? Бухгалтер вносит первичку, распределяет аналитику, привязывает к разным направлениям, проектам, сделкам. И есть структура управленческих отчетов, в которых мы настраиваем с вами, как правильно собрать управленку в случае данной кампании. 

И помимо того, что мы можем собирать ее, например, отчет о прибылях и убытках методом начисления, по актам, по реализациям, мы можем какие-то статьи взять кассовым методом, плановым методом, методом договора, туда подтянется информация из договора. И с помощью комбинации вот этих методов признания доходов и расходов мы можем посчитать реальную прибыль, которая есть в нашей компании. 

Притом дашборды собраны как по разделу движения денег, платежного календаря, прибыли и убытков, балансы, взаиморасчетов, так и дана детализация по контрагентам, по проектам, то есть во всех необходимых измерениях, во всей необходимой аналитике. И таким образом у нас есть инструменты, чтобы ответить на главные вопросы, такие как:

1. Где деньги? 

2. Сколько осталось денег в компании? 

3. Какие предстоящие платежи? 

4. Кто кому должен? 

В компаниях часто используются разные направления деятельности, такие как операционные, инвестиционные, финансовые. И все это можно вести в рамках данного модуля. Плюс отчеты движения денег можно детализировать также по направлениям и проектам, что часто используют пользователи. 

Также важен вопрос, сколько бизнес зарабатывает на самом деле. Этот вопрос дает фокус на чистую прибыль и рентабельность. Отчет о прибылях и убытках под каждую компанию настраивается индивидуально. Это очень просто, без участия программистов. Когда мы выстраиваем структуру отчета, что входит в выручку? 

Делим ее на, например, торговую и проектную деятельность, что у нас входит в производственные расходы. И, таким образом, от выручки к чистой прибыли программа позволяет рассчитать все необходимые значения. 

Плюс мы видим разные виды рентабельности — это маржинальный доход, валовая прибыль, операционная прибыль, чистая прибыль, видим структуру доходов. И когда мы формируем такой отчет в разрезе направления деятельности, мы понимаем, что в компании работает, а что не работает, а куда нужно дать фокус. 

Например, в части отражения заработной платы сотрудников мы можем зарплату одного сотрудника разделить часть на один вид деятельности, часть на другой. Человек может быть и в статье административного персонала, а если он занимает еще роль продажника, то он может быть и в коммерческих затратах. Это все можно учесть с помощью модуля.

Есть возможность планирования и бюджетирования. Это очень важный инструмент для предпринимателей, когда ведется бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов. Ну и, конечно же, документ для ежедневной работы бухгалтера, финансового менеджера, финансового директора — это платежный календарь, когда можно запланировать все поступления, все платежи, при том сделать это в горизонте вплоть до конца года и понять, есть ли где-то на горизонте кассовые разрывы или же их нет. 

Есть такой показатель, как burn rate — это сколько компания сжигает денег в месяц, есть такой показатель как Runway, насколько с учетом текущих остатков и текущих расходов ежемесячных хватит резервов. 

Также есть отдельный блок по введению проектов и сделок. Проекты можно ввести как верхнеуровневое, так и детализировать до уровня этапа проекта, сметы, статьи движения денежных средств. И получается, мы имеем возможность полностью планировать любой проект, вплоть до чистой прибыли, понимать, какую мы ожидаем рентабельность на каждом из этапов, и привязывать к нему фактические данные. 

Пришли деньги, входящее платежное поступление, мы привязываем его к конкретному проекту. Бывает, мы оплатили щебень за три проекта, на три стройки, и мы можем один платеж разделить по трем проектам. Таким образом, компания понимает, где она сработала эффективно, а в каком случае результаты неудовлетворительны. И самое важное, что это видно сразу в моменте. Не через три месяца, не через полгода, а видно в режиме онлайн. 

Инструменты, реализованные на платформе DataLens — это комплект дашбордов и презентаций, позволяет решать две важные задачи. Первая — это онлайн доступ к данным компании, которым активно пользуются руководители и собственники. А второй инструмент — это возможность формировать презентацию финансовой отчетности за буквально несколько минут. 

Сегодня в малом и среднем бизнесе есть такой ритуал — это встреча с финансовым директором каждый месяц и разбор каждого направления с точки зрения финансов, что происходит в компании. И часто такие презентации готовятся вручную, из скриншотов, из таблиц. 

Мы сделали инструмент, который позволяет это каждый месяц готовить просто за несколько минут. И последовательность слайдов, их содержимое можно выстраивать с учетом особенностей компании. Кому-то нужно в разрезе строительных объектов, кому-то нужно в разрезе магазинов, ресторанов, кто-то смотрит в целом по компании.

Бухгалтер для формирования этой презентации, дашбордов не делает ничего больше, чем свою основную работу. Все данные автоматически собираются, считаются, передаются на уровень BI-аналитики. 

Бухгалтеры вынуждены все время держать руку на пульсе и быстро адаптироваться к новым реалиям. Чтобы разложить все по полочкам удобно пользоваться Клерк.Системой — в подписке выходят разборы законов, мини-курсы, вебинары и конспекты к ним.

Подписчики также получают доступ к базе консультаций и могут задать вопросы по интересующей теме практикующим экспертам.

Вы можете оформить подписку на месяц за 1 190 рублей (14 280 руб. в год) или купить сразу годовой тариф за 11 400 рублей вместо 14 280 рублей.

Выбрать тариф

Заручитесь информационной и экспертной поддержкой с подпиской на Клерк.Систему, чтобы работать спокойно и уверенно по новым правилам весь год!