Елена ЧурсиноваРедактор-эксперт
Нецелевое использование средств
Сотрудник может потратить деньги по карте на личные цели — от продуктов до билетов на концерт. Если траты не подтверждены документами и не связаны с деятельностью компании, это квалифицируется как прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК).
Взыскать сумму можно разными способами:
В пределах среднего месячного заработка — по распоряжению работодателя, но не позднее месяца с момента установления размера ущерба (ст. 248 ТК).
В полном объеме — только если с работником заключен договор о полной материальной ответственности (ст. 243 ТК) либо через суд. Без такого договора удержать всю сумму нельзя.
Как снизить риск. Пропишите в локальном акте (например, в положении о подотчетных суммах) перечень допустимых трат, лимиты по категориям, сроки предоставления авансового отчета и порядок возмещения. Также зафиксируйте, что отсутствие подтверждающих документов расценивается как нецелевое использование средств.
Налоговые риски
Если расходы не подтверждены первичкой (чеками, актами, накладными), налоговая может признать потраченную сумму доходом работника в натуральной форме. Тогда компании придется доначислить НДФЛ и страховые взносы, а также заплатить пени и штрафы.
В 2026 году ФНС автоматизировала сопоставление данных: банковские выписки сверяются с 6‑НДФЛ, РСВ и данными ОФД. Несоответствия (например, оплата стройматериалов для дачи под видом представительских расходов) становятся основанием для требования пояснений, камеральной проверки и доначислений.
Пример. Сотрудник оплатил в строительном магазине материалы, но в авансовом отчете указал «представительские расходы», приложив чек без назначения платежа. Алгоритмы ФНС видят несоответствие категории расходов и наименования контрагента — это повод запросить пояснения.
Риски по 115‑ФЗ и банковский контроль
С 2026 года банки усилили мониторинг операций по корпоративным картам. К подозрительным относят:
частые снятия наличных;
регулярные переводы физлицам;
траты, нетипичные для профиля бизнеса (например, крупная оплата в автосалоне при основном виде деятельности «розничная торговля канцтоварами»);
повторяющиеся платежи одному и тому же физлицу.
Банк вправе запросить подтверждающие документы (договоры, акты, чеки). Если пояснения покажутся недостаточными, возможны приостановка операций по счету или ограничение доступа к ДБО.
Важно: лимиты и критерии подозрительности устанавливаются самими банками на основании Положения Банка России № 375‑П и методических рекомендаций. Универсального «разрешенного порога» нет — все зависит от профиля клиента и внутренних правил банка.
Вести бухгалтерский и налоговый учеты на любой системе налогообложения научим на курсе профпереподготовки «Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С». Программа обновлена: в курсе есть уроки по использованию ИИ в работе, расчету среднего заработка по новым правилам, налогу на прибыль и НДС. Курс позволит получить базовые знания и освоить новую профессию с нуля. После обучения вы получите диплом, который внесем в ФИС ФРДО.
Цена
курса
со скидкой 70%: 10 722 рублей вместо 36 000 рублей. Срок акции ограничен.
Операционные и учетные сложности
Даже без нарушений возникают практические проблемы:
задержки поступления выписок и расхождения дат операций;
нечитаемые или обезличенные наименования контрагентов в транзакциях;
использование неименных карт — это затрудняет идентификацию конкретного сотрудника и взыскание ущерба;
зарубежные траты и онлайн‑платежи, где реквизиты продавца указаны не полностью или на иностранном языке.
Все это усложняет контроль, формирование авансовых отчетов и обоснование расходов для налоговой.
Риски при снятии наличных
Снятие наличных по корпоративной карте не запрещено, но крупные и частые операции привлекают внимание банка. Признаками подозрительной активности могут считаться:
регулярные снятия сумм, сопоставимых с выручкой;
снятие более 30 % месячного оборота наличными;
массовые выдачи наличных в короткий срок.
ЦБ не устанавливает «рекомендованные лимиты» для бизнеса напрямую: ориентиры формируются в рамках правил внутреннего контроля банков. Поэтому бизнесу важно заранее согласовать с банком лимиты на снятие и операции по картам, а также включить уведомления о транзакциях.
Как системно снизить риски
Утвердите локальный нормативный акт (положение о подотчете и использовании корпоративных карт). В нем зафиксируйте:
допустимые цели расходов и запрещенные категории;
лимиты по суммам и категориям;
сроки сдачи авансовых отчетов;
форму журнала учета выдачи/возврата карт;
порядок взыскания ущерба.
Проведите инструктаж сотрудников. Разъясните, какие траты допустимы, какие документы нужны, какие последствия наступают при нарушении. Лучше оформить ознакомление под подпись.
Контролируйте первичные документы. Требуйте чеки с полными реквизитами, акты выполненных работ, инвойсы (в том числе электронные). Для зарубежных трат — подтверждение курса валюты и назначение платежа.
Настройте регулярный мониторинг операций. Ежедневно проверяйте выписки, анализируйте паттерны трат, оперативно запрашивайте пояснения по аномальным операциям.
Согласуйте с банком индивидуальные настройки. Обсудите лимиты по операциям, уведомления о транзакциях, параметры антифрод‑контроля.
Главный принцип: любая трата по корпоративной карте должна быть экономически обоснована и документально подтверждена. При грамотной регламентации и контроле корпоративные карты остаются удобным и безопасным инструментом для бизнеса.