Инвентаризация МПЗ в 2026 году: как бухгалтеру провести проверку по новым правилам

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» действует для коммерческих организаций с апреля 2025-го, но именно с 1 января 2026 года старые правила прекратили применяться — методические указания Минфина № 49 утратили силу полностью. Параллельно государственные учреждения перешли на обновленный приказ Минфина № 61н в редакции № 144н: бумажный документооборот отменен, введены обязательные электронные формы и новый порядок работы станции государственного бухгалтерского учета.

Кворум комиссии снижен: раньше требовалось присутствие всех назначенных членов, теперь достаточно 80%. Если в комиссии пять человек, отсутствие одного не лишает результаты силы. Раньше допускался только физический пересчет — теперь для объектов в труднодоступных местах можно использовать фото- и видеофиксацию, дроны, онлайн-трансляцию. Цифровые материалы прикладываются к описи.

При реорганизации в форме преобразования общества инвентаризацию теперь можно не проводить — ранее она была обязательной при любом виде реорганизации. Арендные отношения расширены: проверять активы нужно и при передаче, и при возврате, причем правило распространяется не только на аренду, но и на безвозмездное пользование.

Унифицированные формы (ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26 и другие) перестали быть обязательными. Организация вправе разработать собственные бланки, закрепив их в учетной политике. Привычные формы тоже можно продолжать использовать — это не нарушение.

Для государственных учреждений с 1 января 2026 года бумажные бланки по приказу № 52н не применяются. Действуют только электронные документы по приказу № 61н: Решение о проведении (форма 0510439), опись (форма 0510466), акт о результатах (форма 0510463). Бумажное оформление допускается исключительно при документально подтвержденном отсутствии технической возможности — с последующим внесением данных в систему в течение двух рабочих дней.

ФСБУ 28/2023 определяет закрытый перечень случаев, когда без инвентаризации не обойтись.

Перед составлением годовой отчетности — проверка проводится на 31 декабря, охватывает период с 1 октября по 31 декабря. При передаче активов в аренду, управление или безвозмездное пользование, а также при их возврате или отчуждении — непосредственно в момент передачи. При смене материально ответственного лица — на день приемки-передачи дел. При коллективной (бригадной) материальной ответственности — при смене руководителя бригады, выбытии более половины ее членов или по требованию любого из них.

Также инвентаризация обязательна при выявлении факта утраты, порчи или повреждения активов — сразу после установления события. При чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, стихийное бедствие) — по завершении события. При реорганизации (кроме преобразования) — перед составлением передаточного акта. 

При ликвидации — перед промежуточным ликвидационным балансом.

Объем проверки зависит от основания. При смене МОЛ проверяются только активы, вверенные этому лицу. При годовой отчетности охватываются все активы, обязательства, забалансовые объекты и неучтенное имущество.

Руководитель издает приказ — для коммерческих организаций, или Решение по форме 0510439 — для государственных. В документе фиксируется состав инвентаризационной комиссии (допускается создание нескольких), сроки проведения, перечень проверяемых складов и видов МПЗ, основание и цель.

В комиссию включают представителей администрации, бухгалтерии, внутреннего аудита. Привлекать внешних аудиторов можно, но не обязательно. Материально ответственные лица в состав комиссии не входят — они обязаны присутствовать при проверке, но не участвуют в принятии решений.

Комиссия не создается в двух случаях: если в организации работает только один руководитель (или руководитель и бухгалтер), либо если проверку проводит внешняя аудиторская организация или индивидуальный аудитор.

Кворум по новым правилам: отсутствие до одной пятой состава комиссии не нарушает легитимность. Например, в комиссии из пяти человек отсутствие одного члена допустимо. В государственных учреждениях это упрощение не работает — требуется стопроцентная явка.

Пример. В ООО «Россошь-Трейд» комиссия из пяти человек. На день проверки один член на больничном — это ровно 20%, то есть 1/5 состава. Инвентаризация действительна. Если бы отсутствовали двое (40%), результаты можно было бы признать недействительными.

До начала проверки комиссия получает от МОЛ все приходные и расходные документы, подтвержденные распиской о полном оприходовании и списании. Обеспечивается доступ ко всем помещениям хранения МПЗ, подготавливаются весовое и измерительное оборудование, средства связи, транспорт. На время инвентаризации на складе вводится блокировка приема и выдачи материалов.

Комиссия проводит физический подсчет, взвешивание и измерение запасов по местонахождению активов и по каждому МОЛ. Одновременно проверяется состояние запасов: фиксируются повреждения, признаки устаревания, порча.

Допускается несколько упрощений. Запасы в неповрежденной упаковке поставщика можно пересчитывать по числу упаковок с выборочной проверкой части из них. Навалочные материалы — по обмерам и техническим расчетам. Для труднодоступных объектов — фото- и видеофиксация, дроны, онлайн-трансляция с приложением цифровых материалов к описи.

Устанавливать наличие активов только со слов МОЛ или по данным регистров бухучета нельзя — это прямое нарушение ФСБУ 28/2023.

Результаты пересчета заносятся в инвентаризационную опись. Организация может использовать привычные формы ИНВ-3, ИНВ-19 или разработать собственные, утвердив в учетной политике.

Пример. На складе ООО «Воронежснаб» хранятся мешки с цементом по 50 кг. Комиссия пересчитала количество мешков — 320 штук — и провела выборочное взвешивание десяти. Все соответствуют маркировке. В описи указано: 320 мешков, 16 000 кг. Дополнительно выявлены пять мешков с разорванной упаковкой — состояние отмечено как «поврежденное».

Фактические остатки сравниваются с данными бухгалтерского учета. По позициям с отклонениями составляется сличительная ведомость — только по ним, позиции без расхождений в нее не вносятся.

МОЛ предоставляет письменные объяснения причин расхождений: пересортица, естественная убыль, хищение, ошибки в документах. Комиссия устанавливает, есть ли излишки или недостачи, укладываются ли недостачи в нормы естественной убыли, пригодны ли испорченные активы к использованию, возможен ли зачет пересортицы, могут ли виновные возместить ущерб.

Пересортица — это взаимный зачет излишков и недостач — допускается в исключительных случаях при одновременном выполнении четырех условий: один период инвентаризации, одно МОЛ, активы одного наименования, тождественные количества. Если при зачете стоимость недостающих активов выше стоимости излишков, разница отражается как недостача и взыскивается с виновного.

Пример. На складе выявлено: краска белая — излишек 5 банок, краска серая — недостача 5 банок. Наименования разные, поэтому зачет пересортицы невозможен. Излишки белой краски оприходуются по справедливой стоимости, недостача серой списывается с виновного. Если бы оба вида назывались одинаково — например, «эмаль ПФ-115» разных тонов, — зачет был бы допустим.

По итогам обсуждения комиссия оформляет три документа. Протокол заседания с решениями по зачету пересортицы, списанию, взысканию. Ведомость учета результатов — ИНВ-26 или собственная форма, где обобщены данные по излишкам, недостачам, испорченным материалам. Приказ руководителя об утверждении результатов.

Для государственных учреждений вместо приказа и протокола формируется Акт о результатах инвентаризации по форме 0510463 — электронный документ, заполняемый на следующий рабочий день после завершения проверки.

Результаты отражаются в бухучете в том же месяце, в котором завершена проверка. Для годовой инвентаризации — не позднее 31 декабря.

Излишки МПЗ оприходуются по справедливой стоимости. Проводка: дебет 10 (или 41) — кредит 91-1, «Оприходованы излишки материалов (товаров) по справедливой стоимости».

Пример. Выявлено 3 листа фанеры, не учтенных в программе. Справедливая стоимость — 1 200 руб. за лист. Проводка: дебет 10 — кредит 91-1, 3 600 руб.

Недостача в пределах норм естественной убыли отражается двумя проводками. Сначала дебет 94 — кредит 10 (41), «Отражена недостача по балансовой стоимости». Затем дебет 20 (26, 44) — кредит 94, «Списана недостача в пределах норм естественной убыли».

Недостача сверх норм естественной убыли с выявленным виновником: дебет 94 — кредит 10 (41), отражение недостачи по балансовой стоимости; дебет 73 — кредит 94, отнесение недостачи на виновное лицо; 

дебет 70 — кредит 73, удержание из зарплаты. 

Если виновник не установлен — недостача списывается в прочие расходы проводкой дебет 91-2 — кредит 94.

Испорченные, но пригодные материалы корректируются на обесценение. Проводка: дебет 91-2 — кредит 10 (или 14), «Списано обесценение испорченных запасов».

Пример. На складе выявлено 10 рулонов обоев с заломами. Балансовая стоимость — 500 руб. за рулон, справедливая стоимость с дефектом — 200 руб. за рулон. 

Обесценение: (500−200)×10=3000 руб. Проводка: дебет 91-2 — кредит 14, 3 000 руб.

Использование старых форм в госучреждении. Бумажные бланки по приказу № 52н с 1 января 2026 года недействительны. Применяйте электронные формы по приказу № 61н. Бумажное оформление допустимо только при документально подтвержденном отсутствии технической возможности, с внесением данных в систему в течение двух рабочих дней.

Отсутствие МОЛ при проверке. Материально ответственное лицо обязано присутствовать при пересчете, даже если не входит в комиссию. Без его подписи в описи результаты могут быть оспорены.

Оценка излишков по рыночной цене вместо справедливой. С 2025–2026 годов излишки оцениваются по справедливой стоимости согласно МСФО 13, а не по «рыночной», как раньше. Разница может оказаться существенной: справедливая стоимость учитывает конкретные условия сделки, а не абстрактный рыночный уровень.

Невключение забалансовых активов. ФСБУ 28/2023 требует проверять все объекты, включая арендованные основные средства, товары на ответственном хранении, бланки строгой отчетности. Игнорирование забалансовых позиций — распространенное упущение.

Зачет пересортицы при разных наименованиях. Взаимозачет излишков и недостач допускается только при совпадении наименования. Разные артикулы или сорта одного товара могут не подходить — это нужно проверять по учетной политике и фактической номенклатуре.

• Учетная политика актуализирована с учетом ФСБУ 28/2023 (для коммерческих) или приказа № 61н (для госучреждений)

• Издан приказ или Решение по форме 0510439 с составом комиссии, сроками и объектами

• Получена расписка МОЛ о полном оприходовании и списании всех материалов

• Подготовлены весовое оборудование, средства связи, транспорт

• Обеспечен доступ ко всем складам и забалансовым объектам

• Проверена явка: 80% состава для коммерческих, 100% для государственных учреждений

• Согласованы формы описей и ведомостей — собственные или унифицированные