Инвентаризационная ведомость в 2026 году: новые правила, формы, примеры

Инвентаризационная ведомость (или опись) — это первичный документ, в котором комиссия фиксирует фактическое наличие имущества и обязательств организации на определенную дату. Данные описи затем сравниваются с бухгалтерским учетом, а расхождения отражаются в сличительной ведомости. 

В 2026 году понятие ведомости расширилось: проверке подлежат не только собственные активы, но и забалансовые объекты, арендованное имущество, товары на ответственном хранении, а также обязательства и источники финансирования. 

В 2026 году действуют разные правила для коммерческих организаций и госучреждений.

Коммерческие организации применяют ФСБУ 28/2023. Стандарт не навязывает конкретных бланков — можно использовать унифицированные формы Госкомстата (ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-18, ИНВ-19, ИНВ-26) или разработать собственные. Главное требование — наличие обязательных реквизитов из ст. 9 закона № 402-ФЗ и дополнительных реквизитов из п. 31 ФСБУ 28/2023. 

Государственные и муниципальные учреждения обязаны применять электронные формы приказа Минфина № 61н. С 1 января 2026 года вступили в силу шесть новых бланков, заменивших устаревшие формы приказа № 52н. Использование бумажных регистров после этой даты считается нарушением. 

Кроме того, с 2026 года применяется обновленный акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463), который требует раздельного отражения сумм по каждому виду имущества и обязательств.

Для коммерческого сектора переходный период завершен — ФСБУ 28/2023 применяется в полном объеме, а методические указания № 49н утратили силу. 

Дистанционный формат. Разрешены фото- и видеосъемка, сканирование штрихкодов и RFID-меток, использование терминалов сбора данных и даже дронов для больших площадей. Члены комиссии могут присутствовать удаленно. 

Кворум 80%. Для утверждения результатов достаточно присутствия не менее 80% членов комиссии (ранее требовалось 100%). Если в комиссии 5 человек, достаточно 4. 

Комиссия не всегда обязательна. Если в организации только один директор, учет ведет внешний аудитор или действует постоянная ревизионная служба — комиссию можно не создавать. 

Оценка излишков по справедливой стоимости. Излишки имущества оцениваются по справедливой стоимости согласно МСФО 13, по чистой стоимости продажи или по балансовой стоимости аналогичных активов. Недостачи по-прежнему оцениваются только по балансовой стоимости. 

Списания без инвентаризации запрещены. С 2026 года нельзя списать основные средства без предварительной инвентаризации и оформления описи. Нарушение грозит штрафами по ст. 15.11 КоАП — до 20 000 руб., а также налоговыми санкциями. 

Перечень случаев расширился по сравнению с прежними правилами: 

• составление годовой отчетности (проверка с 1 октября по 31 декабря);

• смена материально ответственного лица;

• выявление хищений, порчи, утраты;

• чрезвычайные ситуации (пожар, авария, затопление);

• передача имущества в аренду, безвозмездное пользование, доверительное управление или его возврат;

• реорганизация компании (кроме преобразования);

• требование членов коллектива при коллективной материальной ответственности.

Основные средства проверяются не реже раза в 3 года, библиотечные фонды — не реже раза в 5 лет. 

Рассмотрим на примере коммерческой организации ООО «ТехноИнвест», которое проводит годовую инвентаризацию основных средств в декабре 2026 года.

Шаг 1. Приказ о проведении. Руководитель издает приказ (форма ИНВ-22 или собственный бланк), в котором указывает причину, состав комиссии, сроки начала и окончания проверки, дату оформления результатов. 

Шаг 2. Расписка материально ответственного лица. До начала проверки МОЛ дает расписку: все приходные и расходные документы сданы, ценности оприходованы, выбывшие списаны. Без этой расписки инвентаризацию начинать нельзя. 

Шаг 3. Фактический пересчет и заполнение описи. Комиссия осматривает имущество, фиксирует фактическое наличие в инвентаризационной описи (ИНВ-1 для основных средств). В 2026 году ООО «ТехноИнвест» применило дрон для съемки складского помещения, а результаты загрузили в систему в виде фотоматериалов. 

Шаг 4. Сличительная ведомость. Если обнаружены расхождения между учетом и фактом, составляется сличительная ведомость (ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для ТМЦ). В ней отражаются излишки и недостачи с указанием причин. 

Шаг 5. Итоговый акт. Результаты обобщаются в ведомости учета результатов (ИНВ-26) для коммерческих организаций или в акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463) для госучреждений.

В ходе инвентаризации на складе ООО «ТехноИнвест» выявлены расхождения:

Излишек монитора оприходуется по справедливой стоимости: Дт 01 — Кт 91-1 на 12 000 руб. Недостача ноутбука и кабеля относится на виновное лицо, а при его отсутствии — на финансовые результаты. 

• Использование старых форм в госучреждении. После 1 января 2026 года формы приказа № 52н, не замененные новыми, применять нельзя. Нужно обновить учетную политику и закрепить перечень форм по приказу № 61н. 

• Отсутствие расписки МОЛ. Без расписки опись считается недействительной. В 1С:БГУ расписка — отдельный электронный документ, без которого система не даст заполнить опись. 

• Неправильная оценка излишков. В 2026 году излишки оцениваются по справедливой стоимости, а не по рыночной или балансовой «по умолчанию». Способ оценки нужно закрепить в учетной политике. 

• Списание ОС без инвентаризации. Минфин прямо запретил списание основных средств без предварительной проверки. Любое списание должно сопровождаться описью. 

• Нарушение кворума. Если отсутствует более 1/5 членов комиссии, результаты недействительны. При дистанционном участии важно документально подтвердить присутствие. 

• Утверждена ли учетная политика с учетом ФСБУ 28/2023 (для коммерческих) или приказа № 61н (для госучреждений). 

• Закреплены ли формы описей и сличительных ведомостей в приложениях к учетной политике. 

• Обновлены ли шаблоны документов в учетной системе (особенно для 1С:БГУ, где формы уже встроены, но требуют правильной настройки счетов). 

• Назначена ли комиссия приказом и нет ли в ее составе материально ответственных лиц за проверяемое имущество.