Ольга ДеменицкаяПродакт-менеджер «Битрикс24»
Остальные компании чаще всего откладывают переход по собственному решению. Все это время кадровики тратят тысячи рабочих часов на печать, подписание и подшивку документов, и компания несет юридические риски из-за неподписанных экземпляров и просроченных договоров.
Удаленные и линейные сотрудники подписывают бумажные документы неделями
Дольше всего бумажные документы идут к сотрудникам, которые работают далеко от кадровой службы. Здесь компанию стоит проверить по четырем признакам.
Часть сотрудников работает удаленно или в другом городе. Документы им отправляют почтой (до двух недель в одну сторону) или просят подписать в офисе, куда человек может так и не приехать. Если в компании пересылают сканы и потом досылают оригиналы, кадровики делают двойную работу на каждом документе.
Заявления везут к подписанту. В компаниях с филиалами, складами и вахтой заявление на отпуск передают с курьером, водителем или коллегой. Пока документ в дороге, отпуск не согласован, и сотрудник не знает, в каком статусе его запрос.
Компания считает, что КЭДО не подходит линейному персоналу. На производстве, в ритейле и логистике у сотрудников часто нет рабочего компьютера и быстрого доступа к почте, поэтому подписи под новым положением кадровик собирает, объезжая цехи с папкой.
Несколько юрлиц обслуживает один кадровик. Он подписывает документы по доверенности в каждом юрлице. На бумаге это несколько комплектов печатей и папок и постоянная путаница с тем, от чьего имени оформлен документ.
С КЭДО сотрудник подписывает кадровые документы там, где работает, и расстояние до офиса больше не влияет на сроки:
удаленные сотрудники подписывают документы онлайн, Трудовой кодекс давно это разрешает;
линейный персонал подписывает документы со смартфона бесплатной электронной подписью из приложения «Госключ»;
кадровик группы компаний подписывает документы своей подписью физлица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) от каждого юрлица.
Из-за бумажного оформления сотрудники и кандидаты ждут неделями
Вторая группа признаков связана со скоростью. Каждый бумажный документ проходит через несколько человек, и на каждом этапе его приходится ждать.
Сотрудники жалуются, что заявление рассматривают неделю. Это, пожалуй, самый точный признак, потому что о проблеме говорят сами сотрудники. Статус заявления или справки никто не видит, и сотрудник выясняет его у кадровика в мессенджере.
Договор с новым сотрудником подписывают неделями. Если человек приступил к работе, договор с ним нужно оформить не позднее трех рабочих дней.
При пересылке почтой этот срок легко растягивается до трех недель, и за ненадлежащее оформление юрлицу грозит штраф от 50 до 100 тыс. рублей.
Кандидаты отказываются после оффера. Между ответом «да, выхожу» и первым рабочим днем проходит неделя или две, и все это время кандидат получает предложения от других работодателей.
Ознакомление с приказом занимает неделю обходов. В компании на 500 человек это 500 подписей, и все равно останутся те, кто был в отпуске или на больничном.
Индексация или реорганизация требует сотен допсоглашений. Каждое печатают в двух экземплярах, подписывают с обеих сторон и подшивают в личное дело.
Компания постоянно принимает и увольняет сотрудников. В сезонном бизнесе и при массовом наборе один и тот же комплект документов оформляют десятки и сотни раз в месяц.
В КЭДО договор можно подписать в тот же день, когда кандидат принял оффер. Приказ рассылают всем сотрудникам сразу, и в системе видно, кто еще не ознакомился. При бумажном оформлении ручной работы становится больше с каждым новым документом, при электронном ее объем почти не меняется, поэтому триста допсоглашений отличаются от тридцати только цифрой в отчете.
При бумажном документообороте отдел кадров растет вместе со штатом
Третья группа признаков показывает, сколько ручной работы приходится на кадровую службу и как эта нагрузка растет вместе с компанией.
Отдел кадров приходится расширять вместе со штатом. Если при росте штата еще на двести человек понадобится второй кадровик, кадровые процессы в компании, скорее всего, построены на ручной работе.
Кто с чем ознакомлен, знает только кадровик. Если на вопрос «кто подписал новое положение об оплате труда?» отвечают «надо посмотреть в папке», это знание держится на одном человеке. Если он уволится, компания с высокой вероятностью эти сведения потеряет.
Сканы заявлений хранятся в мессенджерах. У фотографии подписи нет юридической силы, оригинала у компании нет, и персональные данные лежат в чате без регламентированного доступа.
Каждый документ проходит цикл «распечатать, подписать, отсканировать, подшить». По опыту внедрений КЭДО полный бумажный цикл занимает у кадровика 20–40 минут, электронный 3–7 минут. В компании на тысячу человек на сотрудника приходится около дюжины документов в год, и разница складывается в тысячи часов.
С КЭДО компании могут расти без расширения отдела кадров. Например, сеть медицинских центров «Лахта Клиника», где работает более 250 врачей, перевела кадровые документы в систему КЭДО и после этого выросла до 500 сотрудников без увеличения штата отдела кадров.
Если раньше архивированием документов занимался сотрудник на полную ставку, то теперь на эту задачу уходит два часа в день.
Бумажный архив повышает риски при проверках
Четвертая группа признаков связана с контролем. Именно здесь компания чаще всего рискует получить претензии трудовой инспекции или проиграть спор с сотрудником.
В папках лежат экземпляры без подписи сотрудника. Такие документы часто находят при проверках трудовой инспекции: трудовой договор формально есть, и на экземпляре работодателя нет подписи работника.
Число подписавших считают вручную. Чтобы узнать, сколько сотрудников подписали согласие на обработку персональных данных, кто-то идет к папке и пересчитывает листы.
Нужный документ ищут полдня. Когда юрист, суд или инспекция запрашивают допсоглашение от 2023 года, сотруднику приходится перебирать коробки в архиве.
Под архив арендуют помещение со стеллажами. Личные карточки и трудовые договоры нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от года создания. В компании на тысячу сотрудников архив прирастает примерно на 80 коробок в год, и сохраняется риск залива, пожара или потери коробок при переезде.
У электронного документа нет промежуточного состояния: он либо подписан, либо не подписан, и в системе это видно сразу. Долю подписавших можно проверить в любой момент, нужный документ находится через поиск за минуту, и отдельное помещение под архив компании не понадобится.
Компании недооценивают стоимость бумажного документа и откладывают переход
Последняя группа признаков связана с деньгами и решениями руководства.
Компания не знает, сколько стоит бумажный документ. В стоимость входят бумага, печать, конверты, курьерская доставка, аренда под архив и рабочее время сотрудников, которое, как правило, обходится дороже всего остального. В компании на тысячу человек это около 40 тысяч листов в год, и время на поиск документов и пересчет подписей не выделено ни в одной статье бюджета.
С контрагентами и налоговой компания работает в ЭДО, с сотрудниками на бумаге. Счета и акты компания подписывает электронно, отчетность сдает через оператора, у директора есть квалифицированная электронная подпись. Кадровые документы остаются единственным бумажным участком.
Компания уже обсуждала КЭДО и отложила переход. Проект сочли полезным, не нашли, кто будет его вести, и перенесли на следующий квартал. Это, пожалуй, самый точный признак из всех.
Если компания еще не посчитала стоимость бумажного документа, это стоит сделать до решения о переходе: чаще всего именно эта цифра убеждает руководство.
Компаниям, которые уже работают в ЭДО с контрагентами, переход, скорее всего, дастся проще, потому что половина инфраструктуры (подпись директора и оператор ЭДО) у них уже есть. Если проект уже откладывали, польза перехода для компании понятна, и остается назначить ответственного.
Подведем итоги
Оценить ситуацию в своей компании можно по тому, сколько из 21 признака совпало:
До пяти. Срочно переходить на КЭДО, скорее всего, не нужно. При этом стоит посчитать стоимость бумажного документа, чтобы понимать, сколько компания тратит на кадровые процессы.
От шести до двенадцати. Пора запускать пилот на одном процессе и одной группе сотрудников. Так компания проверит систему на небольшом объеме и исправит ошибки до того, как переведет в электронный вид все документы.
Тринадцать и больше. Компания, скорее всего, уже каждый месяц платит за бумагу, просто эта строка не выделена в бюджете.
Главное, что дает КЭДО, — это скорость: кадровая операция закрывается в день обращения, и печатать, подписывать и разносить бумаги не нужно. Чем больше признаков совпало, тем больше времени и денег компания, скорее всего, тратит на бумажный цикл.