Учет расходов на обучение и сертификацию сотрудников в 2026 году: что изменилось и как не ошибиться

• Для ОСНО. Расходы признают на основании подп. 23 п. 1 ст. 264 НК. Профиль обучения должен соответствовать деятельности компании или трудовым функциям сотрудника (например, нельзя учесть курсы дизайна для бухгалтера). Обучение проходит по основной профессиональной, основной программе профессионального обучения или дополнительной профессиональной программе. Договор заключают с организацией, имеющей лицензию (для российской) или соответствующий статус (для иностранной). Есть нюанс: расходы можно учесть и при договоре с научной организацией, даже если образовательная деятельность не является для нее основной. С работником должен быть трудовой договор либо договор, по которому он обязуется после обучения заключить трудовой договор и отработать не менее года. Важно: рискованно признавать расходы, если обучение не завершено или документ об окончании не получен. 

• Для УСН. С 1 января 2026 года перечень расходов для УСН стал открытым (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Теперь упрощенцы могут учитывать больше затрат, если они экономически обоснованы, направлены на получение дохода и подтверждены документами. Это напрямую упрощает учет расходов на обучение и сертификацию.

Чтобы подтвердить расходы, подготовьте пакет:

• договор с образовательной организацией (или с органом по сертификации);

• приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение / на проведение сертификации;

• учебную программу (для обучения) или программу мероприятия (для семинара);

• акт об оказании услуг;

• документ, подтверждающий завершение обучения (сертификат, диплом, свидетельство) либо сертификат соответствия (для сертификации).

Если обучение проходило за границей, дополнительно потребуется подтвердить статус иностранного учреждения (лицензия, устав и т.п.). 

Если работодатель оплачивает обучение или сертификацию в своих интересах (то есть это необходимо для производственной деятельности), то сумма такой оплаты не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Ключевой момент — должна быть четкая деловая цель: знания или навыки, полученные сотрудником, напрямую используются в работе компании. 

Компания «ТехноПрогресс» направила инженера на курсы по работе с новым оборудованием, которое планируется внедрить в следующем квартале. Договор заключен с лицензированным учебным центром, есть приказ, акт и сертификат об окончании. Расходы учтены в целях налога на прибыль (ОСНО), а сумма оплаты не включена в базу по НДФЛ и страховым взносам, так как цель — повышение эффективности производства. 

• Четко фиксируйте в документах (приказе, договоре) связь обучения/сертификации с конкретными задачами бизнеса.

• Если в договоре стоимость обучения «спрятана» в пакет дополнительных услуг (например, питание, проживание), это может вызвать вопросы у налоговиков — старайтесь выделять стоимость услуг отдельно. 

• Сохраняйте все первичные документы в течение установленного срока — они могут понадобиться при проверке.