Штраф до 500 000 рублей за бывшего чиновника в штате: что изменит новая отметка в трудовой книжке и как уведомлять о найме бывшего госслужащего сейчас

Сегодня эта обязанность целиком лежит на новом работодателе, а не на самом работнике. Это не вполне справедливо, но вписывается в общую логику трудового права: все формальности, связанные с трудом, выполняет работодатель, а от работника требуется только работать. На практике о норме знают немногие, даже среди юристов. К тому же из документов не всегда видно, что кандидат был госслужащим, а тем более, что его должность входила в перечень. Как результат — тысячи штрафов ежегодно.

Формально законопроект меняет статью 12 закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», но последствия касаются именно кадрового оформления и трудовой книжки, поэтому затрагивают каждого работодателя.

Законопроект внесен в Госдуму 28 октября 2026 года. Статью 12 закона № 273-ФЗ предлагается дополнить частью 3.1.

По новой норме:

• Отметка касается последней должности. Именно она определяет, нужно ли уведомление.

• Название должности указывать не нужно, только сам факт включения в перечень. По словам автора законопроекта, это важно для безопасности некоторых категорий сотрудников, в том числе оперативных подразделений.

• Отметка нужна и в бумажной книжке, и в электронных сведениях о трудовой деятельности. Для электронных сведений, видимо, понадобится доработать формы отчетности в СФР.

Сейчас в кадровых документах не видно, что прежняя должность входила в перечень, а сами перечни огромны и постоянно меняются. В трудовых книжках некоторых категорий служащих, например сотрудников правоохранительных органов, конкретная должность вообще не указывается.

Пока закон не принят, работает прежняя схема уведомления в порядке ч. 4 ст. 12 закона № 273-ФЗ и ч. 3 ст. 64.1 ТК. Работодатель, заключивший договор с бывшим служащим в течение двух лет после его увольнения со службы, обязан в 10-дневный срок сообщить об этом представителю работодателя по последнему месту службы. Форма и содержание сообщения установлены Правилами, утвержденными постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29 (действующая редакция — от 16.03.2026). Форму перед направлением уведомления рекомендуется проверить на актуальность, поскольку ее могли изменить или уточнить, а за несоблюдение формы уведомления проверяющие тоже могут оштрафовать.

Обязанность возникает, если одновременно выполнены три условия:

1. Человек замещал должность государственной или муниципальной службы, включенную в специальный перечень.

2. С момента увольнения со службы не прошло 2 лет.

3. С ним заключен трудовой договор (при любой зарплате) или гражданско-правовой договор стоимостью более 100 тыс. руб. в месяц.

По разъяснению Пленума ВС от 28.11.2017 № 46, уведомлять нужно, даже если служащий не выполнял управленческих функций, а новая работа никак не связана с прежней. Двухлетний срок действует независимо от того, сколько раз человек сменил работу после службы. Каждый новый работодатель в этот период уведомляет заново. Правило касается организаций любой формы собственности, а также ИП.

Перечни должностей утверждены специально для целей ст. 12 закона № 273-ФЗ. Если их нет — перечни должностей, при замещении которых служащий обязан подавать сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера. Для федеральной службы базовый перечень утвержден указом Президента от 18.05.2009 № 557. Кроме того, свои перечни утверждают ведомства, регионы и муниципалитеты.

10 календарных дней. Отсчет начинается со дня, следующего за днем заключения договора или фактического допуска к работе. Если последний день приходится на нерабочий, срок переносится на ближайший рабочий день.

Представителю работодателя по последнему месту службы, то есть в госорган или орган местного самоуправления. Если орган реорганизован или упразднен, сообщение направляют в орган, к которому перешли его функции. Если функции распределены между несколькими органами, можно выбрать любой из них.

Сообщение оформляется письменно на бланке организации. Подписывает его руководитель или уполномоченное лицо, подписавшее договор. Подпись заверяется печатью организации или кадровой службы, если такие печати есть.

В сообщении указывают:

• для любого договора — ФИО (и прежние, если менялись), дату и место рождения, должность службы непосредственно перед увольнением (по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности), полное и сокращенное наименование организации;

• для трудового договора дополнительно — дату и номер приказа о приеме, дату заключения договора и срок его действия (для срочного), должность по штатному расписанию и структурное подразделение, основные направления поручаемой работы;

• для гражданско-правового договора дополнительно — дату и номер договора, сроки начала и окончания работ (услуг), предмет договора с кратким описанием работы и результата, стоимость.

Способ направления правила не определяют, но надежнее всего отправить заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо передать лично под отметку о входящем номере; тогда дата отправки подтверждена документально.

Закон возлагает первый шаг на самого бывшего служащего. По ч. 2 ст. 12 закона № 273-ФЗ и ч. 1 ст. 64.1 ТК он в течение двух лет обязан сообщать новому работодателю о последнем месте службы, но порядок такого сообщения нигде не прописан, а люди о своей обязанности часто не знают, поэтому работодателю лучше выстроить проверку самостоятельно.

Практические шаги при приеме:

1. Изучите трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности (СТД-СФР) за последние два года. Нужно обратить внимание на слова «государственная гражданская служба», «муниципальная служба», служба в полиции, ФСИН, таможне, МЧС, а также военная служба.

2. Включите вопрос в анкету кандидата. Примерно так: «Замещали ли вы в течение последних двух лет должности государственной или муниципальной службы. Если да — укажите орган, должность и дату увольнения». Подписанная анкета потом служит доказательством вашей добросовестности.

3. Посмотрите документы воинского учета. В военном билете тоже может быть отражена служба.

4. Проверьте должность по перечням. Федеральный — указ Президента № 557, далее — приказы конкретного ведомства, региональные и муниципальные акты. Перечни доступны в справочных системах и на сайтах органов в разделах «Противодействие коррупции». Можно также направить запрос в сам орган.

5. Проверьте, что человек был именно служащим. Работник госоргана по трудовому договору (водитель, технический персонал) госслужащим не является. Об этом обычно говорит основание увольнения со ссылкой на ТК, а не на закон о службе.

Важная защита для работодателя дана в п. 12 постановления Пленума ВС № 46. Если работник о службе не сообщил, а в трудовой книжке, военном билете и анкете таких сведений нет, оснований для штрафа нет. В этой ситуации отвечает уже работник: по ч. 3 ст. 12 закона № 273-ФЗ трудовой договор с ним подлежит прекращению по п. 11 ч. 1 ст. 77 и ст. 84 ТК.

Именно этот пробел и должна закрыть новая отметка: сведения о «перечневой» должности окажутся прямо в трудовой книжке, но верно и обратное: сослаться на незнание при наличии такой записи будет уже невозможно.

Исключений немного, и почти все они сформулированы в постановлении Пленума ВС № 46:

Не будет исключением отсутствие у бывшего служащего управленческих функций, низкая должность на новом месте и отсутствие взаимосвязи новой работы с прежней. Бывший судебный пристав, устроившийся курьером, — тоже повод для уведомления.

Нужно также различать две разные процедуры. Согласие комиссии по урегулированию конфликта интересов (ч. 1 ст. 12) получает сам служащий, если в отношении новой организации у него были функции госуправления. По п. 1 Пленума отсутствие такого согласия само по себе не влечет наказания работодателя. Уведомление о найме — отдельная обязанность, и она нужна всегда.

За ненаправление или направление с нарушением срока штрафуют по ст. 19.29 КоАП:

Пленум ВС считает это правонарушение не длящимся (п. 15), оно считается совершенным на следующий день после истечения срока, и поздняя отправка его не отменяет. Тем не менее действовать нужно сразу:

1. Направьте уведомление немедленно. Обязанность не исчезает с пропуском срока и даже после штрафа (п. 16 Пленума). В сообщении укажите достоверные даты, не меняя дату приказа или договора. Подделка дат вскроется по данным СФР и только ухудшит положение.

2. Зафиксируйте причину опоздания. Важно, когда и как работодатель узнал о службе. Если работник не сообщил о ней, а в документах сведений не было, это аргумент об отсутствии вины (п. 12 Пленума). Сохраните анкету, копии трудовой книжки и СТД-СФР, возьмите с работника письменное объяснение.

3. Подготовьте доводы для смягчения. Добровольное устранение нарушения до проверки — смягчающее обстоятельство (ст. 4.2 КоАП). Для юрлица суд вправе назначить штраф ниже 100 тыс. руб. при исключительных обстоятельствах (п. 13 Пленума). Например, если у бывшего служащего не было управленческих функций, а финансовое положение компании сложное.

4. Не рассчитывайте на малозначительность. Пленум допускает ее прежде всего для дефектов формы и содержания сообщения, когда нужная информация все же дошла до адресата (п. 14). В судебной практике встречаются редкие дела, прекращенные с устным замечанием, но чаще суды указывают, что опасность этого нарушения состоит в пренебрежении обязанностью, а не в вреде.

5. Проверьте остальных работников. Если в ходе одной проверки выявили несколько таких нарушений, назначается один штраф (ч. 5 ст. 4.4 КоАП). Лучше сразу провести проверку всех, кого приняли за последние два года, и отправить пропущенные уведомления.

Сейчас работодатель вынужден сам разбираться в сотнях ведомственных перечней, хотя точный ответ есть у прежнего: именно он знает, входила ли должность в перечень, поэтому разумно, чтобы эта информация попадала в трудовую книжку при увольнении — там, где ее увидит следующий работодатель.

При этом закон не будет иметь обратной силы: у тех, кто уволится до его вступления в силу, отметки не будет. Значит, еще как минимум два года работодателям придется проверять кандидатов по-старому. Кроме того, сама обязанность уведомлять остается на новом работодателе, а появление записи лишит его главного аргумента защиты — ссылки на то, что о службе ничего не было известно.

У кадровых служб и юристов есть несколько простых шагов уже сейчас:

1. Добавить в анкету кандидата вопрос о службе за последние два года;

2. Включить проверку трудовой книжки и СТД-СФР в чек-лист приема;

3. Закрепить приказом, кто готовит и отправляет уведомления и в какой срок;

4. Провести проверку работников, принятых за последние два года.