Для кадрового учета по удаленным сотрудникам удобно иметь ЭЦП

Эксперты по кадровым вопросам отмечают, что 40 % кадровых документов не имеют подписей сотрудников, на удаленке эта доля еще больше. Но главное — из-за этого при конфликтах работодатели проигрывают 70 % трудовых споров.

ЭЦП успешно закрывает риски, а для удаленной работы цифровая подпись — единственный реальный инструмент общения с сотрудниками.

А еще это и серьезная экономия. По оценке, при штате 300 человек вы экономите от 150 тыс. рублей в месяц. Главное — правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.

Тему электронной подписи накануне обсудили на вебинаре, который провела компания BLS.

С точки зрения работодателя ЭП дает 5 важных преимуществ:

• не нужна бумага и место для ее хранения;
• документы согласовываются оперативно;
• вы не тратите деньги на командировки, чтобы получить подписи;
• правки в ЛНА вносятся, когда нужно вам;
• вы докажете, что сотрудника ознакомили с документов.

Оформить ее можно с помощью различных инструментов, например, 1С, Adobe и другие программы. Но проще и удобнее — на базе электронной почты, ведь она есть у всех. По сути, надо лишь легализовать взаимодействие таким образом и прописать это в ЛНА, трудовых договорах и должностных инструкциях.

Самый эффективный способ подтверждать ознакомление и подпись — использовать электронную цифровую подпись. Ее законодательным основанием является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Базируясь на этом законе, можно выделить главные ее принципы: компания может выбрать любой вид ЭЦП, использовать для нее любую систему, а проверяющие органы обязаны принять эту подпись. Соответственно, нельзя признавать подпись, которая не имеет юридической силы.

Существует 3 вида подписи:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Наиболее надежная — усиленная квалифицированная, но она и самая дорогая.

Надо детально оценить затраты и выгоды ее внедрения. Вместе с тем для большинства процессов достаточно простой ЭП — чтобы подписывать кадровые документы: допсоглашения, отчеты, заявления об отпусках и т.д. При этом оформить и выдать ее может и сам работодатель, тогда как для усиленных ЭЦП нужен Удостоверяющий центр.

Для подписания трудового договора и его расторжения мы обычно используем «живую» подпись. Но уже сейчас усиленной ЭЦП можно подписывать трудовые и ученические договоры и допсоглашения, а все текущие кадровые процедуры (приказы, заявления, отчеты и т.д.) — простой электронной подписью. Эти возможности кардинально оптимизируют трудозатраты. По опыту ее внедрения HR-службы экономят до 60 % времени на оформление и подписание документов.