ФНС может признать расходы бизнеса даже при оплате с личной карты

НК РФ не связывает признание расходов с конкретным способом оплаты. Для налогового учета важны экономическая обоснованность и документальное подтверждение затрат по ст. 252 НК РФ, рассказала «Клерку» юрист по гражданско-правовым вопросам Анна Краевская.

Если сотрудник или директор потратил собственные деньги с ведома работодателя и в интересах компании, организация может возместить ему эту сумму. Выдавать деньги под отчет до совершения покупки для этого не обязательно.

Для подтверждения расходов эксперт рекомендует оформить заявление или служебную записку с суммой, датой и назначением покупки, сохранить чек и другую первичку от продавца, а также издать приказ руководителя о возмещении. Если сотрудник регулярно закупает товары для организации, можно оформить доверенность, чтобы документы продавец выписывал непосредственно на компанию.

«НДФЛ и взносы не возникают, если расход подтвержден документами и связан с деятельностью компании», — пояснила Краевская.

Отсутствие в обычном розничном чеке реквизитов организации само по себе не означает, что расходы нельзя подтвердить. При покупках на маркетплейсах эксперт рекомендует сохранять полный комплект документов, в том числе чек и накладную.

Больше рисков возникает, когда директор систематически оплачивает расходы ООО личными деньгами. Особенно внимательно стоит относиться к таким операциям, если руководитель одновременно выступает единственным учредителем компании.

При проверке ФНС может обратить внимание на смешение личных и корпоративных трат. Если компания не сможет подтвердить деловую цель покупки или расходы имеют бытовой характер, их могут исключить из налоговой базы.

Поэтому при оплате корпоративных покупок личными деньгами важно сразу сохранять документы и фиксировать, для каких целей компания понесла расходы.