Эксперт объяснила, как подтвердить расходы сотрудника без кассового чека

Если сотрудник потерял кассовый чек за товар, который купил для компании, расходы можно подтвердить электронным чеком или его дубликатом, товарным чеком, накладной, актом и другими документами. Об этом «Клерку» рассказала кандидат юридических наук, доцент Финансового университета при Правительстве РФ Оксана Васильева.

Банковская выписка подтверждает списание денег со счета сотрудника, но сама по себе не показывает, что именно он купил. Поэтому к ней лучше приложить документ с составом покупки — например, товарный чек или накладную.

«Если чека нет, но есть другие оправдательные документы — возместить можно. Если нет вообще никаких документов — компания не вправе принять расход к учету, а значит, и возмещение становится проблемным», — пояснила Васильева.

Имеет значение и то, согласовал ли сотрудник покупку с работодателем. Если он действовал по поручению компании, это стоит зафиксировать приказом, служебной запиской, доверенностью или другим документом.

Если же сотрудник самостоятельно решил что-то приобрести для организации, работодатель вправе не одобрить такие расходы и не возвращать деньги. Впоследствии руководитель может одобрить сделку, однако ее также потребуется правильно оформить.

При оплате личной банковской картой сотруднику в первую очередь стоит попытаться получить у продавца дубликат или электронный чек, товарный чек либо накладную. К выписке также можно приложить внутренние документы компании, которые подтверждают покупку и ее связь с деятельностью организации.

Суды при налоговых спорах также учитывают не только наличие кассового чека, но и другие доказательства расходов. При этом отсутствие документов, которые подтверждают расходование денег именно на нужды организации, создает риск признания перечисленных сотруднику сумм его доходом.