Бывший директор подписал документы после увольнения — что будет с НДС и расходами

Уволившийся директор может продолжать подписывать документы электронной подписью, если ее сертификат еще действует. При этом действительность сделки зависит от полномочий подписанта и обстоятельств ее заключения. Об этом рассказал «Клерку» ведущий эксперт, финансовый директор ИПБ России Дмитрий Ермолаев.

Если на момент подписания документов бывший директор еще числился в ЕГРЮЛ, а контрагент не знал о его увольнении, сделка может сохранять юридическую силу. Это следует из п. 2 ст. 51 ГК РФ.

Если сведения о новом руководителе уже внесены в реестр, ситуация сложнее. По ст. 183 ГК РФ сделка, заключенная без полномочий, по общему правилу не создает обязательств для компании без ее последующего одобрения. Таким одобрением могут стать приемка товара, оплата или исполнение договора.

Подпись бывшего директора также может вызвать вопросы у ФНС. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ, счет-фактуру должен подписывать руководитель или уполномоченное лицо.

Однако отказать в вычете НДС или признании расходов только из-за подписи неуполномоченного лица нельзя. Это предусмотрено п. 3 ст. 54.1 НК РФ. При этом необходимо подтвердить реальность операции и соблюдение остальных требований законодательства.

Ермолаев рекомендует бухгалтерам проверить сведения о подписанте в ЕГРЮЛ на дату оформления документов и действительность сертификата электронной подписи.

Если документы уже приняты к учету, следует обратиться к поставщику, получить подтверждение сделки от действующего руководителя и при необходимости исправить УПД.

Для подтверждения реальности операции эксперт советует сохранить договоры, накладные, акты, переписку и платежные документы.

После смены директора компании также необходимо проверить прекращение действия его сертификата электронной подписи и закрыть бывшему руководителю доступ к системе электронного документооборота.