Командировочные расходы

Здравствуйте. По трудовому договору механики имеют разъездной характер работы. Они выезжают, если работы занимают более суток, командировку не оформляем но возмещаем их расходы 700 суточные, и проживание до 4тыс за ночь. Как сейчас законодательно правильно оформить эти расходы. Нужно ли в обязательном порядке каждый раз писать им заявление на выдачу денег, оформлять приказ руководителя?