Возмещение расходов на использование автомобиля

Здравствуйте!

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно на основании договора аренды либо без заключения такового. Если договор аренды не заключается, работнику выплачивается компенсация, размер которой определяется соглашением сторон.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях НДФЛ не облагается. Для этого размер компенсации и порядок ее расчета нужно указать либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. Не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ). Такой же вывод содержится в разъяснениях Минфина России (Письма от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 03.09.2019 N 03-04-05/67569, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235 (п. 1), от 24.11.2017 N 03-04-05/78097 (п. 1)).

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ полученных доходов в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина России от 26.06.2020 N 03-04-05/55023).

При этом если автомобиль не принадлежит работнику на праве собственности, то компенсация будет облагаться НДФЛ (Письмо Минфина России от 24.11.2021 N 03-04-06/94831).

Сумма компенсации может быть любой, но ежемесячная компенсация для учета в целях налога на прибыль не должна превышать установленных норм соответствующих расходов организаций, а именно (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 2 400 руб.;

- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см - 3 000 руб.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией работникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (Письма Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6339).

Возможно также оформление аренды. Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

Должен быть заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, а в случае аренды без экипажа также расходы на его содержание и страхование, включая страхование своей ответственности (ст. ст. 636, 646 ГК РФ).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами, копиями путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованного автомобиля и время его использования и т.п.) (Письма Минтранса России от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1; Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2018 по делу N 33-12103/2018).

С доходов работника в виде арендной платы удерживается НДФЛ. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 225, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Также следует учесть, что директор при заключении договора аренды транспортного средства с организацией должен действовать в интересах организации добросовестно и разумно (п. 3 ст. 53 ГК РФ).

Недобросовестность действий директора считается доказанной, в частности, когда директор действовал при наличии конфликта между его личными интересами (интересами аффилированных лиц директора) и интересами юридического лица, в том числе при наличии фактической заинтересованности директора в совершении юридическим лицом сделки, за исключением случаев, когда информация о конфликте интересов была заблаговременно раскрыта и действия директора были одобрены в установленном законодательством порядке; знал или должен был знать о том, что его действия (бездействие) на момент их совершения не отвечали интересам юридического лица (пп. 1, 5 п. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 62).

Разумность и добросовестность действий директора при заключении договора аренды автомобиля подразумевает, в частности, заключение договора аренды на выгодных для организации рыночных условиях (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 16.06.2020 N Ф04-1808/2020 по делу N А27-27196/2017).

Сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность, признается сделка, в совершении которой имеется заинтересованность, в частности, единоличного исполнительного органа общества (п. 1 ст. 45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ), п. 1 ст. 81 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ)).

Директор может быть признан заинтересованным в совершении сделки, если он, в частности, является стороной сделки (п. 1 ст. 45 Закона N 14-ФЗ, п. 1 ст. 81 Закона N 208-ФЗ).

В некоторых случаях для совершения сделки, в отношении которой имеется заинтересованность, может потребоваться решение о согласии на совершение сделки, принятое советом директоров (наблюдательным советом), общим собранием акционеров либо общим собранием участников (п. п. 4, 7 - 9 ст. 45 Закона N 14-ФЗ, п. 2 ст. 81, ст. 83 Закона N 208-ФЗ).

Если производственная необходимость использования автомобиля директором может быть поставлена под сомнение, то возникают налоговые риски по НДФЛ, страховым взносам, налогу на прибыль.

Спасибо большое за такой подробный и развернутый ответ!

Мне хочется уточнить еще один момент, про договор аренды а/м, это на бумаге будет выглядеть как договор, который ген директор заключил сам с собой?

С юридической точки зрения это будет договор между ООО в лице гендира и физлицом.

Но поскольку фактически это действительно одно и то же лицо, то налоговые риски по этой операции значительно повышаются, особенно если планируются значительные суммы и затруднения с документальным обоснованием производственной направленности использования автомобиля.