14 российских систем для организации электронного документооборота на предприятии

Когда компания начинает использовать СЭД, все документы оцифровывают и вводят четкий порядок. Тогда каждый документ идет по заданному маршруту, сотрудники автоматически получают задачи и все прозрачно. В итоге на правки и согласования уходит минимум времени.

Мы отобрали лучшие системы управления электронным документооборотом для бизнеса и детально описали их особенности, плюсы и минусы, тарифы и стоимость.

Критерии для выбора решений

Бизнес выбирает систему электронного оборота документов в зависимости от своих потребностей. Если компании нужно только хранить документы, но согласовывать их по маршрутам, подойдет простое решение. Если нужен полноценный цикл — регистрация, согласование, подписание, интеграция с почтой — потребуется сложнее. Вот ключевые критерии:

• Функциональность. Что сервис умеет и какие задачи закрывает. Например, продукт «Внедрение ИТ-решений на платформе 1С» создает порядок в работе смежных команд, помогает управлять и делать это эффективнее.

• Интеграции. Важно, чтобы СЭД могла «встраиваться» в текущую ИТ-инфраструктуру: 1С, почтовые сервисы, внешние ЭДО и другое. Например, «Электронный документооборот с контрагентами» от Контура работает с 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics и другими системами.

• Удобство использования. Чем понятнее интерфейс, тем быстрее сотрудники начнут работать без сопротивления.

• Безопасность. Разграничение доступа, защита чувствительных данных — базовое требование.

• Стоимость владения. Сюда входят лицензии, внедрение, поддержка и развитие. Чем проще обновляется и масштабируется система, тем ниже издержки.

• Поддержка и развитие. Решение должно иметь актуальные обновления и возможность доработки под задачи компании.

• Локализация. В условиях импортозамещения предпочтение — российскому ПО.

• Масштабируемость. Решение должно подходить как для малых команд, так и для холдингов с филиалами.

• Доступность. Важно, чтобы у СЭД была веб-версия и приложение для смартфона. Так, например, руководитель может контролировать происходящее из отпуска.

Для кого эта статья

Эта подборка будет интересна руководству производственных, дистрибьюторских и торговых компаний компании с десятками сотрудников:

• собственнику,

• IT-директору,

• начальнику автоматизации или цифровизации,

• финансовому директору,

• менеджеру отделов закупок.

Дальше расскажем о том, по каким критериям мы отбирали решения, и подробное разберем каждое из них на основе этих критериев.

Методология

В обзор вошли решения, отобранные по пяти основным критериям:

• Функциональность. Разобрали, какие задачи автоматизирует система. Это может быть только хранение документов или полный цикл — от создания до согласования и контроля доступа.

• Преимущества. Почему компании выбирают это решение: отраслевые модули, гибкость настройки, масштабируемость и другое.

• Недостатки. Указываем ограничения, такие как сложности внедрения, слабая интеграция, устаревший интерфейс.

• Тарифы. Разбираем, какие функции доступны на разных уровнях подписки. Это помогает соотнести бюджет и возможности.

• Отзывы. Приводим мнения пользователей из открытых источников, чтобы дополнить техническую оценку реальным опытом.

14 основных систем для организации электронного документооборота 

Какие системы электронного документооборота существуют? Мы собрали сервисы электронного обмена документами (ЭДО) и примеры систем, организующих электронный документооборот (СЭД). Эти продукты решают разные задачи и подходят компаниям с разными масштабами и потребностями.

Вот таблица, в которой удобно сравнить все сервисы по особенностям и ценам. Далее читайте разбор каждого решения в отдельности.

Список 14 систем электронного документооборота:

ТОП-10 лучших систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) помогают создавать, согласовывать, подписывать, хранить документы и контролировать доступ к ним.

1. Внедрение ИТ-решений на платформе 1С

Компания Odyssey Consulting Group внедряет в работу компании полноценное ECM-решение «1С:Документооборот» —систему управления электронным документооборотом и бизнес-процессами. Она повышает прозрачность, скорость и помогает организовать оборот документов в организации. Подходит компаниям, в которых основная учетная система (ERP) — 1C.

Решения. Включает модули автоматизации, управления бизнес-процессами, контроля поручений и проектных задач, поддерживает сложные маршруты согласования. Решение обеспечивает прозрачную маршрутизацию, управление версиями, интеллектуальный поиск и фильтрацию. Интеграция через REST API, SOAP и брокеры данных упрощает обмен с другими системами.

Преимущества:

• Гибкая настройка маршрутов согласования с учетом структуры компании.

• Интеграция с другими системами 1С, ERP, CRM, ЗУП и ЭДО.

• Высокий уровень корпоративной безопасности и контроля прав доступа.

• Поддержка сложных и многоуровневых маршрутов согласования.

• Ускорение бизнес-процессов за счет автоматизации рутинных задач.

• Централизованный архив документов с разграничением прав.

• Интеллектуальный поиск и фильтрация информации.

• Возможность кастомизации под отраслевые особенности.

• Поддержка API и брокеров данных для адаптации под любую ИТ-инфраструктуру.

• Сокращение срока принятия решений и повышение управляемости.

• Минимизация риска ошибок и потерь данных.

• Снижение нагрузки на ИТ-департамент и оптимизация затрат на поддержку.

Недостатки:

• При большом объеме документов изменение маршрутов требует полной переработки схемы.

• Некоторые операции, такие как делегирование задач или перерасчет прав доступа, могут выполняться медленно.

• Поддержка сложной системы прав доступа требует высокой квалификации и усложняет сопровождение.

Тарифы. Тарифы зависят от комплектации: редакция «КОРП» подходит для крупных предприятий, редакция «ПРОФ» — для малого и среднего бизнеса. Цены рассчитываются индивидуально и включают лицензии, внедрение, сопровождение и обучение. Варианты поставки — бессрочные и по подписке. Цены назовут по запросу, оценив объем кастомизации «коробочного» «1С:Документооборот», объема интеграций и документов в системе.

Отзывы:

• «Мы выбрали Odyssey, поскольку компания предложила нам максимально прозрачный процесс внедрения ERP, основанный на проектном подходе», — Харийс Чика, генеральный директор PERI Россия.

• «Мы знакомы с Odyssey уже 15 лет: сотрудничество началось в 2003 году, с успешного внедрения ERP еще предыдущего поколения. Специалисты Odyssey знают специфику нашего бизнеса, принципы работы Тойота, наши подходы к выполнению задач и ведению проектов. Это способствует эффективной коммуникации и качественной реализации поставленных целей», — Дмитрий Энкельман, начальник департамента информационных технологий «Тойота Мотор».

2. Автоматизация документооборота в СЭД ТЕЗИС

СЭД компании ТЕЗИС — это инструменты для работы с внутренними и внешними документами. С его помощью сотрудники согласовывают договоры, ведут архив, ставят задачи.

Решения. ECM-платформа предназначена для управления всеми видами документов в электронном виде, включая регистрацию, маршрутизацию, хранение и контроль исполнения. BPM-модуль обеспечивает настройку и автоматизацию бизнес-процессов без программирования с помощью конструктора процессов. Это позволяет пользователю самостоятельно формировать сценарии обработки заявок, согласования договоров, рассмотрения писем и других процедур.

Преимущества:

• Гибкое добавление бизнес-процессов с использованием Low Code инструментов.

• Интеграция с любыми учетными и внешними системами (1С, SAP, Oracle, CRM и другие).

• Поддержка электронной подписи, в т. ч. квалифицированной.

• Интеграция с «Диадок» и «КриптоПро».

• Встроенное распознавание текста и сравнение версий документов.

• Удобная организация совещаний с фиксацией решений и контролем исполнения.

• Мощные инструменты контроля задач и поручений.

• Электронная канцелярия и автоматизация делопроизводства.

• Высокий уровень безопасности и соответствие требованиям ФСБ и ФСТЭК.

• Кроссплатформенность: Windows, MacOS, Linux, все популярные браузеры.

• Полнофункциональный веб-клиент и современное мобильное приложение (iOS и Android, в т.ч. офлайн-режим).

Недостатки:

• Для полноценного внедрения может потребоваться привлечение внешних интеграторов или участие специалистов разработчика.

• Интерфейс и логика настройки процессов могут показаться перегруженными для пользователей без опыта работы с подобными решениями, особенно в начале. 

• Не все модули доступны «из коробки» — некоторые функции, например, расширенная аналитика или мобильная работа в офлайн-режиме, требуют дополнительной настройки или лицензирования.

• Стоимость владения системой для крупных организаций может вырасти за счет необходимости доработок и кастомизации.

Тарифы. Коробочная версия лицензируется по модели «per user» и начинается от 15 000 рублей за пользователя. Для облачного варианта предлагаются подписки: базовый тариф с ограниченным числом процессов и пользователей — от 20 000 рублей в месяц; расширенный с полным функционалом и поддержкой интеграций — от 50 000 рублей в месяц.

Специальные отраслевые решения рассчитываются индивидуально. Также возможны лицензии по модели «на ядро» или «на сервер» для крупных корпоративных клиентов. В стоимость могут включать сопровождение, обновления и техподдержка на различных SLA-уровнях.

Отзывы:

• «Для нас преимуществами системы ТЕЗИС являются: полноценно реализованный web-клиент, возможность работы на низкоскоростных каналах связи, современная платформа и легкость ее адаптации под задачи компании, комплексная стоимость проекта», — Баранов И.А., ФГУ «Российский морской РС».

• «Нам удалось значительно сократить время согласования договоров и других процессов. С помощью системы оповещения руководство может онлайн контролировать, работу сотрудников и ход выполнения задач. Если возникает риск просрочки, менеджер может своевременно вмешаться и предотвратить ее», — Арапов В.В., Ювелирная сеть 585 GOLD.

3. Быстрая обработка входящей и исходящей документации

Компания Directum предлагает решение для автоматизации делопроизводства и эффективной обработки входящей и исходящей документации.

Решения. Directum Lite предлагает инструменты для работы с входящими, исходящими и внутренними документами.  Система автоматизирует документооборот в организации и на предприятии: регистрацию, нумерацию, согласование, подписание, рассылку и хранение документов. Работает с доверенностями, реализует механизмы ознакомления и поиска. Инструменты контроля включают мониторинг состояния задач, отчеты по исполнительской дисциплине, виджеты и оповещения. Дополнительные модули обеспечивают резолюции, подписание ЭП, выдачу поручений, контроль загрузки сотрудников, работу с задачами и перепиской.

Преимущества:

• Быстрая регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

• Шаблоны для ускоренного создания писем и внутренних документов.

• Гибкие маршруты согласования с автоматическим определением участников.

• Поддержка МЧД и контроль сроков полномочий.

• Хранение всех документов в единой системе.

• Удобный поиск по параметрам и фильтрам.

• Виджеты и отчеты для оценки исполнительской дисциплины.

• Доступ со смартфона.

• Возможность интеграции с ЭДО и электронной подписью.

Недостатки:

• Ограниченный функционал в базовой конфигурации.

• Необходимость обучения персонала для полноценного использования.

• Некоторые функции доступны только в расширенных модулях.

Тарифы. От 68 600 ₽ в год за облачную версию на 10 пользователей, без модулей интеграции.

Отзывы:

• «В системе ценят работу с мобильными приложениями. Всегда можно позвонить руководителю, даже если он в командировке, и попросить подписать срочный документ через мобильное приложение. Интерфейс очень удобный, понятный, приятно работать», — Ульянова Анастасия, младший системный администратор Отдела системного и технического обеспечения ООО «Салаватнефтехимпроект».

• «Очень приятный дизайн, нет ничего лишнего, что отвлекало бы от работы. Благодаря этой программе мы экономим очень много времени. Ежедневно документировать все результаты деятельности компании помогают имеющиеся в программе электронные журналы контроля. Особенно хочется отметить качество технической поддержки с вашей стороны. На все возникающие вопросы ответ приходит моментально», — Маргарита Батуева, помощник руководителя «РусСпецСтрой».

4. Согласуйте договоры легко

Решение Directum помогает автоматизировать весь цикл работы с договорами и счетами — от подготовки и согласования до исполнения и хранения.

Решения. Система предлагает готовые шаблоны договоров и счетов, автоматическое заполнение карточек, маршруты согласования, электронное подписание, отправку контрагентам, контроль исполнения обязательств, уведомления о сроках и централизованное хранение. Интеграция с 1С позволяет актуализировать данные о контрагентах, банках и договорах. Реализована работа с комплектами документов, включая акты, переписку, счета и приложения.

Преимущества:

• Автоматизация подготовки по шаблонам с автозаполнением данных.

• Настраиваемые маршруты согласования и контроль всех этапов.

• Уведомления о сроках возврата, пролонгации и оплате.

• Интеграция с 1С для синхронизации данных.

• Хранение документов с фильтрами и понятной структурой.

• Проверка контрагентов по ИНН, загрузка данных из ЕГРЮЛ.

• Возможность прикреплять к договору счета, акты, приложения, переписку.

Недостатки:

• Некоторые функции, например, проверка контрагентов, требуют подключения внешних сервисов.

• Для сложных маршрутов может потребоваться участие администратора.

• Не все модули доступны в базовой конфигурации.

• Возможны сложности при первичной настройке шаблонов и маршрутов.

• Требуется обучение сотрудников для работы.

Тарифы. От 68 600 ₽ в год за облачную версию на 10 пользователей, без модулей интеграции.

Отзывы:

• «Когда мы решили купить СЭД, нам в первую очередь было важно настроить удобное взаимодействие с контрагентами, отказаться от бумаги, увеличить скорость и прозрачность согласования документов. Раньше все делали по электронной почте, это было долго и неудобно. С другими продуктами даже почти не сравнивали, знали, что Directum — лидер рынка», — Ольга Филиппова, руководитель проектов цифровизации и трансформации «РКС-Девелопмент».

• «Самые любимые возможности — это отправлять согласованные документы контрагентам в одной системе», — «Металлургическая Корпорация».

5. LDM.Документооборот

Решение LDM помогает автоматизировать управление корпоративными документами, поручениями и задачами.

Решения. LDM.Документооборот автоматизирует процессы делопроизводства, согласования, хранения и контроля документов. Функциональность включает гибкое делегирование задач, контроль исполнения поручений, систему отчетности, встроенные уведомления, архив документов с расширенным поиском, настраиваемые дашборды и конструктор карточек документов.

Преимущества:

• Интеграция с учетными системами и открытый API.

• Контроль поручений, делегирование, уведомления.

• Доступ с любых устройств, в том числе мобильных.

• Гибкая настройка отчетов и конструктор карточек.

• Безопасное архивное хранение и разграничение прав.

• Возможность масштабирования и расширения функционала.

• Разделение по ролям: ИТ, сотрудники, руководство.

Недостатки:

• Техническая поддержка оплачивается отдельно от лицензии.

• Ежегодное продление составляет 20% от стоимости.

• Для сложных доработок может потребоваться партнер.

Тарифы. По запросу.

6. СЭД система электронного документооборота

СЭД от компании А2Б позволяет управлять внутренними и внешними документами, ускорять их обработку и минимизировать ручной труд.

Решения. СЭД от А2Б охватывает полный цикл работы с документами: от создания и регистрации до согласования и хранения. Поддерживаются различные типы документов (договора, письма, отчеты, приказы), формируются карточки с настраиваемыми полями и уникальной нумерацией. Реализована работа с ЭЦП, шаблонами .docx, штампами-факсимиле. Решение сохраняет версии, маршрутизирует документы по workflow, оповещает участников и сохраняет логи.

Преимущества:

• Обработка всех видов документов, в том числе с внешними контрагентами.

• Гибкая маршрутизация, настройка карточек и прав доступа.

• Поддержка ЭЦП и интеграция с «Диадок», «КриптоПро».

• Версионность, история согласования, штампы подписей.

• Веб-доступ, мобильные приложения, интерфейс настраивается.

• Доп. модули: CRM, портал, проекты, задачи, идеи, чат.

• Бесплатные обновления, поддержка и тестовый период.

Недостатки:

• Основной акцент на внутренний оборот документов, внешние связи через интеграции.

• Отчетность в основном представлена в виде выгрузок.

• Возможности по кастомизации интерфейса ограничены шаблонами.

• Настройка некоторых функций может потребовать помощи поддержки.

• В коробочной версии доработки оплачиваются отдельно.

Тарифы. При оплате за 1 месяц стоимость составляет 550 ₽ за пользователя.

Отзывы:

• «В продукте мне больше всего понравился хороший и простой дизайн, решение ключевых задач. В планах воспользоваться другими инструментами для решения административных и коммуникационных задач», — Агентство «Полилог».

7. Единая система электронного документооборота «Этлас»

СЭД компании Atlas Soft помогает создавать, регистрировать, учитывать и хранить документы.

Решения. С помощью решения от компании можно также импортировать и экспортировать данные, сканировать бумажные документы, контролировать движением документов по маршруту и их статусы. Электронный архив позволяет хранить и вести учет бумажных и электронных документов.

Преимущества:

• Гибкость настройки под задачи организации.

• Соответствие стандартам ГОСТ и сертификация по FIPS для защиты информации.

• Возможность интеграции с внешними системами и настройка собственных бизнес-процессов.

• Поддержка работы с электронными подписями.

Недостатки:

• Требуется настройка и интеграция для специфических нужд, что может потребовать времени.

• Сложности для начинающих пользователей, которые не знакомы с ЭДО.

• Для некоторых возможностей необходимы дополнительные модули, что может увеличить стоимость системы.

Тарифы. От 8 800 ₽ за 1 пользователя.

Отзывы:

• «Компания «Этлас-Софт» не только предоставила программное обеспечение, но и оказала полное сопровождение на всех этапах внедрения. Удаленный формат взаимодействия позволил сократить расходы и сроки реализации проекта, обеспечив при этом высокое качество и точное соответствие запросам заказчика», — ООО «МедГуру».

• «Вндерение позволило компании сократить время на обработку документации, улучшить контроль за процессами и обеспечить высокую степень защиты данных», — ООО «Радиационная техника».

8. Система электронного документооборота/ЕСМ

СЭД/ECM DocSpace — это коробочное решение на платформе Microsoft SharePoint для управления документами и задачами в корпоративной среде.

Решения. ЭДО позволяет обрабатывать входящие и исходящие документы, организационно-распорядительные документы, служебные записки и договоры. Есть возможность создавать онлайн-индикаторы, статичные и динамические отчеты, выгружать данные в DWH и OLAP.

Преимущества:

• Простота использования и интеграция с Microsoft SharePoint без изменений в ее ядре.

• Гибкость в учете особенностей платформы и модульность системы.

• Включение готовых отчетов и возможность их настройки.

Недостатки:

• Потребность в дополнительной настройке и обучении для эффективного использования.

• Ограничения, связанные с использованием только платформы Microsoft SharePoint.

• Могут возникнуть сложности при интеграции с другими сторонними решениями.

Тарифы. Лицензия на сервер — 450 000 рублей (включает 50 пользователей).

Дополнительное рабочее место — 1 200 рублей за место.

Отзывы:

• «В результате выполнения проекта предприятие получило систему ЭДО, доступную из любой точки. Она позволяет в заданные сроки находить нужный документ, оперативно формируются отчеты по исполнительской дисциплине, осуществлена настройка оповещений не только через почтового клиента, но и в Lync», — Стройдормаш.

• «Функциональность «коробочной» системы DocSpace полностью закрыла наши потребности. Особенно стоит отметить наличие всех полей для регистрации документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а также возможность выдачи задач по документу на группу сотрудников. Существенную экономию бюджетов нам удалось получить за счет отказа от обучения всех сотрудников в пользу самообучения. Мы избежали отрыва от рабочего процесса более 200 сотрудников», — Сергей Михайлов, заместитель главного инженера, начальник Центра Информационных Технологий ОАО «Адмиралтейские верфи».

9. Электронный документооборот «Дело» ЭОС

СЭД «Дело» компании ЭОС помогает работать с документами — от их регистрации до исполнения и архивного хранения.

Решения. СЭД «Дело» охватывает весь жизненный цикл документа: от регистрации, создания и согласования до исполнения и хранения. В систему встроены модули договорного оборота документов, управления проектами, проведения совещаний, аналитики и отчетности. Поддерживается обмен юридически значимыми электронными документами с другими СЭД и операторами ЭДО, формирование электронных архивов, взаимодействие с бухгалтерскими системами. Реализованы инструменты контроля поручений и планирования задач, включая визуализацию исполнения в виде диаграмм и деревьев поручений.

Преимущества:

• Интеграция с операторами ЭДО и другими СЭД.

• Электронный архив и долговременное хранение.

• Мобильные приложения и веб-клиент.

• Инструменты аналитики, отчетности и контроля.

• Автоматизация совещаний, закупок и проектной деятельности.

• Соответствие российским и международным стандартам.

Недостатки:

• Сложность первоначального внедрения в крупные организации.

• Требуется обучение пользователей для работы с полной функциональностью.

Тарифы. От 9 900 ₽ за одно рабочее место.

Отзывы:

• «За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации оборота документов внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними», — ЗАО «Алейскзернопродукт» им. С.Н. Старовойтова.

• «Существенно ускорилась работа с документами, соответственно, значительно сократился общий объем бумажного оборота документов и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс», — АО «Водоканал» в Якутске.

10. ECM система, КЭДО, BPM система: управление закупками, продажами, клиентским опытом

Продукт Elma365 ориентирован на комплексную автоматизацию внутренних и клиентских процессов — от управления документацией и кадрами до продаж, маркетинга и обслуживания.

Решения. Elma365 включает ECM-систему, с ее помощью можно управлять документами и контентом. Также в составе — инструменты для закупок, управления проектами и корпоративными сервисами. В дополнение к этому клиенты получают CRM для автоматизации продаж, маркетинга и клиентского сервиса. Конструктор Low-code позволяет создавать чат-ботов и микросервисы.

Преимущества:

• Модульность и готовые решения по направлениям: продажи, HR, закупки и другим.

• Расширенные возможности интеграции и API.

• Встроенные инструменты аналитики и визуализации процессов.

• Поддержка юридически значимого ЭДО и КЭДО.

• Поддержка мобильных устройств и веб-доступа.

Недостатки:

• Требуется участие бизнес-аналитиков при настройке процессов.

• Сложная архитектура для самостоятельной настройки без поддержки партнера.

• Ограниченная кастомизация без привлечения разработчиков для сложных кейсов.

Тарифы. От 10 000 ₽ в год за пользователя.

Отзывы:

• «Несмотря на жесткие внешние дедлайны, проект по переходу с SAP Ariba на Low-code платформу ELMA365 прошел успешно: нам удалось сохранить непрерывность бизнес-процессов и перейти на российский стек», — Станислав Дроцевич, старший сервис-менеджер «Лаборатория Касперского».

• «Сравнивая пользовательский опыт настройки классической ERP, где для любого изменения необходимо обращаться к интегратору и подключать к решению задачи ит-специалистов, Low-code инструменты платформы ELMA365 позволяют проверить гипотезы и воплотить в жизнь любые идеи быстро, недорого и с максимальной отдачей», — Анна Курьян, бизнес-архитектор компании Informat.

ТОП-4 решения электронного обмена документами

Системы электронного обмена документами (ЭДО) позволяют компании обмениваться документами с внешними контрагентами.

11. Электронный документооборот с контрагентами

ЭДО СКБ Контур позволяет отправлять, получать, подписывать и хранить юридически значимые документы без использования бумаги.

Решения. Сервис отвечает за обеспечение оборота документов: отправку, получение, согласование, подписание и хранение документов. Есть интеграции с 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics и другими платформами, включая REST API. Решение поддерживает роуминг с большинством операторов ЭДО, позволяя обмениваться документами с любыми контрагентами. В сервис входит бесплатное облачное хранилище, поиск и фильтрация документов, контроль статусов доставки и подписи.

Преимущества:

• Обмен юридически значимыми документами без бумаги.

• Интеграция с популярными ERP- и учетными системами.

• Бесплатное получение документов и бесплатное хранение.

• Ускорение подписания и контроль за статусами документов.

• Поддержка роуминга с другими операторами ЭДО.

• 1,5 млн организаций уже подключены к «Диадоку».

Недостатки:

• Бесплатный пробный период ограничен 25 исходящими документами.

• Некоторые возможности доступны только при интеграции через API.

• Подключение контрагентов вне «Диадока» может занять время.

• Интерфейс требует времени на первоначальное освоение.

• Возможны дополнительные затраты на КЭП и обслуживание.

Тарифы. От 2 640 ₽ за 250 исходящих документов.

Отзывы:

• «Переход на ЭДО через систему Контур.Диадок в разы ускорил взаимодействие с контрагентами, избавил от необходимости пересылать, систематизировать и хранить первичную документацию на бумаге», — Нина Головчанская, бухгалтер VK.

• «Проведенный пилотный проект показал, насколько более прозрачным и быстрым стал обмен документами. С переходом на ЭДО наши сотрудники все меньше документов обрабатывают на бумаге и все больше в электронном виде», — Евгений Якименко, cтарший менеджер отдела корпоративных разработок компании ООО «ММК-Информсервис».

12. Электронный кадровый документооборот СБИС

Решение СБИС помогает повысить эффективность оборота документов, ускоряет процессы оформления трудовых договоров, приказов, отпусков и других кадровых документов.

Решения. Помогает оформлять трудовые и ученические договоры, электронные трудовые книжки, приказы об отпуске, командировках и других документов без распечатки. Можно интегрировать с 1С, SAP и другими программами через API для загрузки и выгрузки документов.

Преимущества:

• Личное самообслуживание сотрудников через личный кабинет.

• Поддержка удаленной работы и работы с самозанятыми.

• Простой переход на систему и возможность адаптации под потребности бизнеса.

Недостатки:

• Необходимость получения электронной подписи для всех сотрудников.

• Ограничения на оформление некоторых документов в электронной форме, например, приказов об увольнении и актов о несчастных случаях.

• Зависимость от технологий для доступа и работы.

Тарифы. Кадровый ЭДО на 30 пользователей — 15 000 ₽ в год.

Отзывы:

• «Работаем вместе с 2012 года, очень удобная, продуктивная система, постоянно совершенствуются и проводят обучение», — ООО ПРОМТЕХЭКСПЕРТИЗА.

• «Уже много лет со СБИС. Все очень удобно. Очень вежливые менеджеры, всегда готовые помочь. В этом году подключили ЭДО. Удобно и хорошая экономия времени», — ИП Бускунов М. А.

13. Электронный документооборот «Инфотекс Траст»

ЭДО «Инфотекс Траст» позволяет организовать полный оборот документов с возможностью интеграции в существующую экосистему, а также работу с различными операторами.

Решения. Решение обеспечивает безопасную передачу любых документов, включая электронные накладные, с контрагентами и партнерами. Можно интегрировать с внешними системами. Решение поддерживает работу с маркировкой в рамках «Честного знака» и программу ViPNet CSP для безопасного подписания документов.

Преимущества:

• Возможность интеграции с внешними и внутренними системами.

• Бесплатная программа ViPNet CSP для работы с электронной подписью.

Недостатки:

• Ограниченные возможности обмена документами с контрагентами, подключенными к другим системам ЭДО.

• Необходимость использования программы для работы с электронной подписью ViPNet CSP.

Тарифы. От 2 750 ₽ за 500 исходящих документов в год.

14. Электронный документооборот Сбер Бизнес

Этот сервис ЭДО — часть экосистемы Сбер Бизнес. Решение предназначено для клиентов банка, оно упрощает юридически значимый обмен документами.

Решения. Сервис Сбера автоматизирует формирование счетов-фактур и актов, подписание и отправку документов, хранение, маркировку, обмен с другими системами и отчетность. Через него можно работать с маркированной продукцией, формировать маршруты согласования внутри компании и передавать документы в ФНС, СФР и Росстат.

Преимущества:

• Безлимитный обмен документами в базовом тарифе.

• Поддержка маркировки и прослеживаемости товаров.

• Отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

• Интеграция с 1С и другими действующими системами управления электронным документооборотом.

• Быстрая настройка маршрутов согласования.

Недостатки:

• Привязка к расчетному счету в Сбере.

• Ограниченная кастомизация и гибкость маршрутов.

• Нет детального разделения прав внутри компании.

• Требуется обучение персонала.

Тарифы. Бесплатный тариф и за 999 ₽ в мес.

Как выбрать СЭД/ECM-систему: ключевые критерии (безопасность, интеграция, гибкость) и нюансы лицензирования

Для организации оборота документов в организации важно учитывать факторы безопасность, интеграционные возможности, гибкость настройки, а также особенности лицензирования.

• Безопасность. Современные ECM-решения должны обеспечивать юридически значимый оборот документов, соответствие требованиям законодательства (например, ГОСТ Р 53898-2013) и защиту персональных данных. Обратите внимание на поддержку криптографии (например, ViPNet CSP), механизмов авторизации по ЭП, шифрования трафика и возможности ограничения доступа на уровне ролей, процессов, типов документов.

• Интеграция. СЭД должна бесшовно встраиваться в существующую ИТ-инфраструктуру — ERP, CRM, бухгалтерские и HR-системы. Хорошие решения предлагают готовые коннекторы, поддержку API, обмен данными с внешними сервисами (ФНС, «Честный ЗНАК», РТС-Тендер и другие), а также возможность подключения к нескольким операторам ЭДО.

• Гибкость. Гибкость проявляется в настраиваемости маршрутов согласования, возможности адаптации интерфейсов, конфигурации логики бизнес-процессов без программирования (Low-code), масштабируемости под различные нагрузки и возможности создания собственных модулей (микросервисов, расширений).

• Общие возможности топовых СЭД/ECM-систем. Наиболее функциональные ECM-решения на рынке включают: электронный архив и долговременное хранение, управление договорной деятельностью, интеграцию с операторами ЭДО, контроль исполнения поручений, аналитические витрины, мобильные приложения, а также поддержку проектного и сервисного управления.

• Нюансы лицензирования. Лицензирование ECM-систем варьируется по нескольким моделям: числу пользователей, числу документов или транзакций, количеству активных процессов. Некоторые вендоры предлагают стартовые бесплатные пакеты, другие работают по подписной модели с ежегодной оплатой.

Заключение

СЭД/ECM-системы позволяют управлять документами и оптимизировать внутренние процессы. Выбор решения зависит от масштаба компании, уровня безопасности и степени автоматизации. 

• Важно учитывать гибкость настройки, наличие интеграций и поддержку ЭП.

• Обращайте внимание на условия лицензии и тариф.

• Тестируйте демо-версии и уточняйте возможности до подписания договора.