Для чего нужен 1С:ERP: возможности инструмента для улучшения бизнес-процессов Продаж

Рано или поздно любое предприятие приходит к решению автоматизировать бизнес-процессы, в том числе бизнес-процессы Продаж. Какие цели ставят и с какими проблемами сталкиваются компании, которые решаются на этот шаг — автоматизацию бизнес-процессов Продаж и зачем им для этого 1C:ERP?

Если говорить в общем, основные цели автоматизации предприятия — оптимизация бизнес-процессов, расширение масштаба присутствия, повышение качества реализуемых товаров\услуг, обеспечение управляемости процессов, сокращение времени на исполнение задач. 

Процесс достижения поставленных целей по развитию предприятия в конечном счете приводит к расширению бизнеса и увеличение рентабельности, что в свою очередь требуют выстраивания грамотной структуры предприятия, быстрого и качественного взаимодействия сотрудников и подразделений внутри предприятия, эффективного управления предприятием, хорошо выстроенных бизнес-процессов во всех сферах деятельности предприятия.

Ключевые задачи автоматизации отдела продаж

Преимущественно, автоматизация бизнес-процессов продаж сводиться к решению таких задач как:

• Автоматизация процессов взаимодействия с клиентами (подготовка коммерческого предложения, обсуждение деталей заказов).

• Автоматизация процессов хранения информации о клиентах, а также о достигнутых договоренностях об условиях реализации.

• Автоматизация процессов обработки заказов клиентов (формирование заказов клиентов с указанием информации о клиентах, количестве товаров\услуг, реализуемых клиентам, прочая сопутствующая информация).

• Автоматизация процессов резервирования товаров, корректировки количества товаров в заказах и отгрузки товаров по заказам клиентов.

• Автоматизация процессов взаиморасчетов с клиентами.

• Автоматизация процессов управления доставкой.

• Автоматизация процессов возвратов от клиентов и рекламаций.

• Осуществление анализа продаж посредством отчетов в различных разрезах.

Выбор системы: «самописное» решение или готовый продукт

Для решения вышепоставленных задач можно использовать специализированные системы учета, предназначенные для автоматизации бизнес-процессов продаж или разработать такую систему собственными силами. Второй вариант менее перспективен и привлекателен, поскольку на разработку собственной системы учета потребуется много времени, а время всегда было, есть и будет ценным ресурсом для любого предприятия. 

Если же говорить о выборе системы для автоматизации процессов управления продажами, в голове предприимчивых руководителей могут возникать вопросы, направленные на поиск оптимального выбора системы, которую предстоит выбрать для внедрения и использования. При выборе системы следует предусмотреть множество деталей и провести сравнительный анализ предлагаемых систем учета по заранее продуманным критериям оценки (на какое количество АРМ рассчитана система, соответствует ли система масштабу предприятия, какое оборудование необходимо для работы системы, возможность развития системы, возможность и простота интеграции с другими системами, стоимость внедрения и поддержки системы и много другое).

1С:ERP: Комплексный подход к автоматизации

1С:ERP — программный продукт, разработанный фирмой 1С, который нужен для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия и включает в себя множество подсистем. Данная конфигурация на базе платформы 1С — уникальное решение с продуманной архитектурой системы, четко выстроенной структурой запросов, позволяет решить основные задачи автоматизации бизнес-процессов организации, в том числе автоматизировать бизнес-процессы Продаж. 

Помимо этого, система поддерживает бесшовную интеграцию с конфигурацией 1С:Документооборот, что позволяет автоматизировать процессы согласования тех или иных документов и сократить время согласования, за счет сокращения бюрократии. Вы находитесь в пути и у вас нет возможности открыть ноутбук, чтобы просмотреть и согласовать или отклонить документ? Использование архитектурного решения 1С:ERP совместно с 1С:Документооборотом дает вам возможность получать задачу согласования с подробным описанием и согласовывать или отклонять согласуемый документ из почты вашего смартфона.

Для полноценного и эффективного управления продажами, 1С:ERP предлагает много возможностей, будь то внесения и хранения информации о клиентах в разрезе справочников партнеров и контрагентов, или формирование отчетов о причинах отмены строк заказа, отчетов о просроченной дебиторской задолженности и других.

Как 1С:ERP управляет циклом продаж: коммерческое предложение и работа со скидками

Программный продукт 1С:ERP позволяет формировать коммерческие предложения клиентам, где указывается количество и цена товаров, условия и сроки оплаты, срок действия коммерческого предложения. При этом цена товаров может быть указана с применением автоматически рассчитанных скидок. Если какие-то условия не устраивают клиента, можно сформировать новое коммерческое предложение с более выгодными условиями. Сформированные коммерческие предложения можно легко распечатать или отправить клиенту.

Далее, когда с клиентом достигнуты договоренности, в 1С:ERP создается заказ клиента. В заказе клиента заполняются данные о:

• Контрагенте.

• Договоре с контрагентом.

• Соглашение с контрагентом.

• Складе, с которого будет осуществляться отгрузка и другие.

Стоит отметить удобство использования в 1С:ERP соглашений и автоматического расчета скидок в заказах клиентов. Это включаемые настройки подсистемы CRM и маркетинг, которые позволяют фиксировать в справочнике Типовых соглашений с клиентами или Индивидуальных соглашений с клиентами прайс-лист и скидки клиента. Указанные значения влияют на способ формирования и алгоритм расчета цен товаров в заказах клиентов. 

Использование типовых соглашений в 1С:ERP позволяют решать распространенную задачу ценообразования — назначать разным группам клиентов разные скидки. К примеру, требуется группе клиентов 1 назначить скидку процентом 15% + скидку 5%, а группе клиентов 2 скидку процентом 17%. Для реализации такого разграничения в 1С:ERP достаточно создать 2 типовых соглашения с настройкой соответствующих скидок и указании нужных групп клиентов. 

Помимо этого, скидки в 1С:ERP имеют разные типы (скидка процентом, скидка суммой, скидка округление, подарок и другие), условия, при выполнении которых скидка будет автоматически применяться к заказу клиента (к примеру выполнения клиентами товарооборота за месяц или приобретение конкретного товара или вхождение клиента в конкретную группу клиентов и другие), а также скидки можно группировать в группы и указывать способ их совместного применения (сложение, вытеснение, последовательное применение и другие). 

При выборе типового соглашения в заказах клиентов, в списке товаров будут автоматически применяться назначенные скидки в соответствии с примененными настройками. Система также позволяет назначить конкретному клиенту индивидуальную скидку, вне зависимости от того, к какой группе клиентов относится данный клиент. Такая возможность реализована в 1С:ERP при помощи индивидуальных соглашений.

В процессе обработки заказа клиента может сложиться ситуация недостатка товара. В таких случаях, следует договориться с клиентом о способе урегулирования ситуации. Для отслеживания причин отмены строк заказа в 1С: ERP предлагается функционал указания причины отмены строки заказа клиента с последующим формирования отчета. Такой анализ позволит отслеживать причины отмены строк заказа, выявлять узкие места в выстроенных бизнес-процессах и принимать взвешенные решения об оптимизации процессов управления продаж.

После завершения корректировки заказа, товары резервируются на складе, чтобы другие менеджеры не пообещали отгрузить эту же партию другому клиенту. Для отслеживания свободного остатка товара в системе 1С:ERP предусмотрены складские отчеты, а также информация о свободном остатке отображается в строке заказа клиента. 

Таким образом, при работе в 1С:ERP, менеджерам не нужно открывать дополнительное окно, чтобы понять есть ли товар в наличии. Достаточно просто посмотреть свободный остаток в заказе клиента. А если при резервировании товара окажется, что товара нет на складе в нужном количестве, то система автоматически разобьет строку заказа на две. Доступное к резерву количество будет зарезервировано, а оставшаяся часть будет зарегистрирована к обеспечению.

Управление процессом выполнения заказа реализовано в системе 1С:ERP при помощи статусной модели заказа клиента (На согласовании, К выполнению, Закрыт). Более подробную информацию о заказе клиента можно увидеть в отчете Состояние выполнения. В системе 1С:ERP предусмотрены отчеты анализа просроченной дебиторской задолженности с разбивкой по периодам, а также детальный анализ взаиморасчетов с клиентами.

Программный продукт 1С:ERP предоставляет возможность управлять доставкой оформленных заказов клиентов — формировать задания на перевозку, печатать маршрутные листы с сопроводительной документацией, которая должна быть передана клиенту или перевозчику. Способ доставки указывается в заказе клиента и может принимать одно из значений: Самовывоз, Силами перевозчика, Собственными силами.

Отражение возвратов товаров от клиентов в 1С:ERP отражается соответствующим документов — Возвраты от клиентов. При этом в настройках подсистемы управления продажами есть функциональная опция, позволяющая создавать заявки на возвраты товаров. Заявки на возвраты актуальны для крупного бизнеса и позволяют управлять и планировать бизнес-процессы возврата товаров клиентов. При работе с возвратами от клиентов в 1С:ERP необходимо при оформлении документа выбирать способ компенсации — возврат денежных средств или учитывать сумм возврата как аванс для будущих реализаций.

Помимо перечисленных функциональных возможностей, система 1С:ERP позволяет гибко настроить права доступа пользователей. В типовом решении 1С:ERP есть преднастроенные профили пользователей, которые дают доступа в соответствии с распространенными функциональным ролям предприятий. Например, под профилем Менеджера по продажам осуществляется управление сделками, реализация товаров и услуг, возвраты товара, контролируются комиссионеры. Система настройки прав доступа в 1С:ERP — гибкий инструмент. С его помощью можно разграничивать доступ к объектам более детально, если использовать разграничение доступа на уровне строк (RLS — Row Level Success). 

Такой мощный инструмент как RLS позволяет решать задачи разграничения прав доступа к объектам в разрезе организаций или разграничения прав доступа к заявке на оплату в разрезе хозяйственной операции. Контроль наличия тех или иных прав в системе 1С:ERP осуществляется с помощью типовых отчетов Права ролей или внешних отчетов.

Дополнительное преимущество 1С:ERP — наличие сразу нескольких подсистем — закупки, бюджетирование, управление складскими операциями, управленческий, операционный и регламентированный учет и другие, что в корне облегчает любой проект по автоматизации бизнес-процессов предприятия, ведь внедряемый программный продукт уже имеет все необходимое. В дополнение к этому, стоит отметить, что интерфейс конфигураций, разработанных на базе 1С интуитивно понятный, что благоприятно влияет на адаптационный период при начале использования системы конечными пользователями. 

Выводы

Система 1С:ERP имеет множество преимуществ и является отличным вариантом для внедрения на предприятии, потому что она:

• позволит оптимизировать бизнес-процессы вашего предприятия и сэкономит ценные ресурсы — ваши нервы, ваши деньги, ваше время;

• улучшит качество обеспечения заказов и взаимодействия клиентов и как следствие поднимет репутацию;

• откроет возможности для развития и расширения предприятия, улучшения бизнес-процессов предприятия;

• улучшит эффективность управления процессами продажи;

• дает возможность разносторонней и гибкой настройке настройки отчетов;

• поможет с минимальными трудностями преодолеть адаптационный период, поскольку продукты на базе платформы 1С интуитивно понятны;

• уменьшит вероятность несанкционированного доступа к коммерческой информации.