Командировочные-2026: электронный посадочный признали, а проблемы у бухгалтера и директора только выросли

Автор: Евгений Сивков, налоговый консультант

Казалось бы, хорошая новость: электронный посадочный талон официально приравняли к бумажному. Значит, меньше возни, меньше бумажек, меньше поводов спорить. Но в реальности все наоборот. Бумаги стало меньше, а спорных точек — больше.

С 1 марта 2026 года вступили в силу изменения в авиационные правила: посадочный талон теперь может быть оформлен не только на бумаге, но и в электронном виде, а перевозчик обязан направить его пассажиру по указанному каналу связи. Одновременно правила закрепили, какие сведения должны быть в талоне: фамилия и инициалы пассажира, номер рейса, дата вылета, время окончания посадки и место.

Это удобно для пассажира, но для бухгалтерии это не “упрощение”, а новая зона контроля. Потому что для ФНС вопрос звучит не так: “был ли у сотрудника файл в телефоне?”, а так: “доказала ли компания, что перелет действительно состоялся и расход экономически обоснован?”.

И вот тут многие компании по старой привычке наступают на один и тот же грабельный коврик. Они думают, что электронный билет и электронный посадочный — это уже готовое доказательство расхода. Нет. Это только часть пазла. А если пазл собран криво, инспектор быстро объяснит, почему расход есть в учете, а вот доказательств у компании — как у студента перед сессией: “где-то были”.

Что изменилось формально, а что — по сути

Формально все красиво. С 1 сентября 2025 года действует новое Положение о командировках, утвержденное постановлением Правительства № 501. Оно закрепляет базовые вещи: срок командировки определяет работодатель, днем выезда считается дата отправления транспорта от места постоянной работы, а если аэропорт находится за чертой населенного пункта — учитывается и время на дорогу до него. Там же прямо сказано, что вопрос о явке работника на работу в день выезда и в день приезда решается по договоренности с работодателем. Работник после возвращения должен в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет и приложить документы о расходах по проезду, жилью и иным затратам.

По сути это означает простую вещь: в 2026 году командировка — это уже не история про “соберите бумажки и положите в папку”. Это история про доказательную систему. Причем цифровую. Если раньше многие еще надеялись на бумажный посадочный со штампом и визуальной “материальностью”, то теперь бухгалтеру придется думать как налоговик: можно ли по этому набору файлов, скриншотов, квитанций и внутренних приказов доказать сам факт поездки, ее служебный характер и корректность учета.

теперь бухгалтеру придется думать как налоговик: можно ли по этому набору файлов, скриншотов, квитанций и внутренних приказов доказать сам факт поездки, ее служебный характер и корректность учета.

Где именно теперь скрыт риск

Минфин в письмах от 5 и 9 апреля 2024 года фактически подтвердил подход, который инспекторы и так давно применяют на проверках: для признания расходов по перелету нужно подтвердить два факта.

Первый — что билет был приобретен.
Второй — что работник реально воспользовался услугой перевозки, то есть действительно попал на рейс. Именно поэтому одной маршрут-квитанции недостаточно: она подтверждает покупку, но не всегда подтверждает сам перелет. А посадочный талон — бумажный или электронный — нужен уже как доказательство использования билета.

Для главбуха здесь риск в следующем: очень легко принять к учету “почти комплект” документов. Билет есть, приказ есть, сотрудник уверяет, что летал, в мессенджере что-то прислал. И кажется, что все нормально. Но на проверке такие “почти документы” перестают работать. Если из пакета нельзя уверенно восстановить цепочку событий, инспектор снимет расход без особых душевных терзаний.

Если бухгалтер это не заметит вовремя, директор может столкнуться с доначислением налога на прибыль, отказом в вычете НДС, пенями и неприятным выводом проверяющих о том, что в компании нет нормального внутреннего контроля за командировочными расходами. А это уже вопрос не техники учета, а качества управления бизнесом.

Электронный посадочный — это не амнистия

Некоторые компании почему-то восприняли новое правило как индульгенцию: мол, раз электронный посадочный теперь официальный, значит, можно просто приложить PDF или скриншот и жить спокойно. Но нет. Приказ Минтранса № 341 не отменил обязанность компании подтверждать хозяйственную операцию. Он лишь поменял допустимую форму одного из документов. При этом сам талон должен содержать конкретные реквизиты, а электронная форма его существования не освобождает работодателя от обязанности хранить такой документ и уметь предъявить его в составе полного пакета.

Приказ Минтранса № 341 не отменил обязанность компании подтверждать хозяйственную операцию. Он лишь поменял допустимую форму одного из документов.

По моей практике, самые частые проблемы начинаются не там, где компания пытается что-то скрыть, а там, где она живет в режиме “и так сойдет”. Сотрудник зарегистрировался онлайн, прислал в чат скрин, бухгалтер его увидел, но файл не сохранил. Потом приложение обновилось, почта потерялась, чат очистили, а в деле осталась только маршрут-квитанция. Формально поездка была. Фактически доказательства уже нет.

Для главбуха здесь риск в следующем: электронный документ легко исчезает. И если бумагу хотя бы можно было потерять физически и потом честно развести руками, то с электронными файлами налоговая обычно думает иначе: раз вы ведете учет, значит, должны были организовать хранение. И тут она, увы, права.

Что делать, если рейс отменили или перенесли

Вот где у компаний начинается настоящий квест. Потому что отмененный или перенесенный рейс — это уже не просто вопрос авиакомпании. Это сразу бухгалтерия, трудовое право, налоги и управленческие решения.

Новое Положение о командировках говорит, что суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая дни в пути и время вынужденной остановки. А при вынужденной задержке в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя при наличии подтверждающих документов. То есть сама по себе задержка рейса не означает автоматический хаос.
Но она требует нормального оформления: документов от перевозчика, приказа о переносе или продлении командировки, понятного решения работодателя по оплате этого дня.

Если работник уже приехал в аэропорт, а рейс перенесли, бухгалтеру нельзя делать вид, что “ничего не произошло”. Формально командировочный процесс уже начался. Надо смотреть дату выезда, время отправления, приказ, фактические обстоятельства и решать вопрос с суточными, средним заработком и подтверждающими документами. Если аэропорт за чертой города, это тоже влияет на определение дня выезда.

Если рейс отменили заранее и работник никуда не выехал, ситуация другая. Тогда безопаснее оформить перенос или отмену командировки отдельным приказом, закрыть аванс без фантазий и отдельно оценить, какие невозмещаемые расходы можно учесть. Минфин еще в письме от 03.07.2020 разъяснял, что такие расходы при соблюдении общих критериев можно учитывать по налогу на прибыль; в профильных разъяснениях и обзорах эта позиция приводится как возможность учесть их во внереализационных расходах.

Для директора проблема еще серьезнее. Потому что именно он или уполномоченный руководитель принимает решение: считать ли поездку начавшейся, продлевать ли ее, выводить ли сотрудника на работу в день сорвавшегося вылета, оплачивать ли время ожидания, какие документы запросить. Если эти решения не оформлены, спор потом превращается из “бухгалтерской неточности” в управленческий бардак, который очень плохо выглядит на проверке.

Отдельная мина — НДС по билетам

Вот тут у бизнеса часто случается классическая ошибка: расход на билет приняли, и автоматически решили, что НДС тоже можно брать к вычету. Но налоговый учет расхода и вычет НДС — это не одно и то же.

Минфин в письме от 30.10.2020 № 03-07-09/94559 прямо расписал, какие документы могут регистрироваться в книге покупок. Смысл такой: для вычета нужны либо счет-фактура, либо бланк строгой отчетности с выделенной суммой НДС, либо проездной документ установленной формы вместе с кассовым чеком, либо с реквизитами, позволяющими идентифицировать такой чек. Причем сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой. Если работник купил билет сам, отсканировал QR-код, скачал чек и распечатал его — отлично. Если нет, у бухгалтера начинаются проблемы.

Для главбуха здесь риск в следующем: документ может быть достаточным для подтверждения расхода, но недостаточным для вычета НДС. И это очень токсичная ситуация. Потому что внешне все выглядит нормально, а по факту компания сама создала себе уязвимость.

Если бухгалтер это не заметит вовремя, директор может столкнуться уже не просто с вопросом “почему списали перелет”, а с доначислениями именно по НДС — а это всегда вызывает у налоговой куда больше эмоций, чем обычный спор о расходах.

Какие ошибки компании допускают чаще всего

Самая частая ошибка — принимать к учету только маршрут-квитанцию и считать вопрос закрытым.
Вторая — не проверять, что электронный посадочный вообще сохранен и читаем.
Третья — не сверять маршрут, даты и реквизиты с приказом о командировке.
Четвертая — смешивать в одну корзину подтверждение расходов и подтверждение права на вычет НДС.
Пятая — никак не оформлять перенос или отмену рейса, надеясь, что “и так понятно”.

Налоговая на такие ситуации смотрит прагматично. Она не обязана догадываться, что сотрудник действительно улетел, если компания сама это толком не показала. Не обязана угадывать, почему суточные начислены за день, когда рейс сорвался. Не обязана додумывать, откуда взялся вычет НДС, если в книге покупок нет нужного комплекта документов. В спорах о командировках ФНС обычно не придумывает что-то космическое. Она просто берет ваши же дыры в документах и аккуратно превращает их в доначисления.

Что делать уже сейчас

Я бы советовал бизнесу не ждать, пока первая проверка устроит разбор полетов в прямом и переносном смысле.

Нужно обновить внутренний порядок оформления командировок под правила 2025–2026 годов. Отдельно прописать, какие документы сотрудник обязан представить по авиаперелету, в каком виде допускаются электронные документы, кто их проверяет и где они хранятся. Освежить чек-лист для авансового отчета.

Напомню: по действующему Положению отчет и подтверждающие документы работник должен сдать в течение трех рабочих дней после возвращения.

Нужно разделить два контрольных маршрута: один — для налога на прибыль, второй — для НДС. Это разные проверки. В первой вас интересует обоснованность и подтверждение расхода. Во второй — правильность документов для вычета. И если их не разделить внутри компании, ошибки будут повторяться снова и снова.

Нужно научить не только бухгалтерию, но и руководителей подразделений. Потому что для директора проблема еще серьезнее: именно управленческие решения запускают большую часть последствий. Командировку отменили? Должен быть приказ. Рейс перенесли? Должны быть подтверждения и решение по оплате. Сотрудник поехал в аэропорт, но не улетел? Это не бытовая мелочь, а учетный и трудовой факт.

И наконец, нужно перестать относиться к электронным документам как к чему-то второстепенному. В 2026 году это уже не приложение к бумаге. Это и есть документ. А значит, его надо хранить, проверять и уметь предъявлять так же уверенно, как раньше предъявляли папку с оригиналами.

Вывод

Электронный посадочный талон — это удобство для пассажира, но не поблажка для бизнеса. Для бухгалтерии это новый формат старой обязанности: доказать расход так, чтобы у ФНС не оставалось лишних вопросов. Для директора это еще один маркер того, насколько в компании вообще управляют налоговыми рисками, а не просто надеются на удачу.

Налоговая ошибка в командировке — это давно уже не только проблема бухгалтера. Это вопрос безопасности бизнеса и руководителя.

Приглашаю вас на предварительную консультацию. Мы разберем вашу ситуацию, оценим риски по методике ФНС и выработаем стратегию защиты. Записаться на аудит налоговых рисков можно по ссылке: taplink.cc/nalogpro.

Читайте мои книги — о налогах и не только. Жизнь показала: те, кто заранее изучает правила игры, платят меньше, спорят реже и спят спокойнее. За годы практики я написал десятки книг — о налоговых проверках, оптимизации, криптовалютах, защите активов и многом другом. Каждая из них — это концентрат реального опыта, а не пересказ учебника. Полный каталог моих книг доступен по ссылке: taplink.cc/booksivkov. Найдите то, что актуально именно для вас.

Если статья была вам полезна, ставьте лайк и подписывайтесь на обновления. Впереди много инсайдерской информации о налогах и проверках.