За обычную компенсацию проезда работодателю доначислили взносы

Многие работодатели компенсируют сотрудникам расходы на дорогу до места работы и обратно. Кажется логичным считать такие выплаты социальной поддержкой, которая не связана с оплатой труда.

Однако на практике с компенсации проезда могут потребовать страховые взносы на травматизм.

Именно такая ситуация возникла у работодателя, который не включал выплаты сотрудникам в базу для начисления взносов. После проверки СФР компании пришлось столкнуться с недоимкой, пенями и штрафом.

Разбираемся, почему суды в итоге поддержали Фонд.

В ходе выездной проверки СФР установил, что работодатель выплачивал сотрудникам компенсацию за проезд на работу и обратно.

При этом страхователь не начислял на эти суммы взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Фонд посчитал такой подход неправильным и доначислил страховые взносы, пени и штраф.

Работодатель с решением не согласился и обратился в суд.

Суд первой инстанции встал на сторону работодателя.

Выплаты признали социальными, а не связанными с оплатой труда. Поэтому суд посчитал, что оснований включать их в базу для начисления взносов на травматизм нет.

Однако апелляция и кассация пришли к противоположному выводу.

Главным обстоятельством оказалось то, как именно работодатель выплачивал деньги сотрудникам.

Работодатель перечислял каждому работнику определенную фиксированную сумму.

При этом размер выплаты не зависел от того, действительно ли сотрудник ездил на работу и обратно на транспорте и какие реальные расходы он понес.

Кроме того, у работодателя не оказалось документов, подтверждающих фактические расходы сотрудников на проезд.

Именно это стало одним из ключевых аргументов суда.

Если выплата называется компенсацией, но фактические расходы работника не подтверждены, а деньги выплачиваются в фиксированном размере независимо от понесенных затрат, такую выплату уже сложнее рассматривать как настоящее возмещение расходов.

Суды обратили внимание на отсутствие документального подтверждения расходов на проезд.

То есть работодатель фактически не смог показать, что выплаченные сотрудникам суммы действительно компенсировали конкретные расходы.

В результате апелляция и кассация признали, что выплаты нельзя считать компенсационными в том смысле, который позволил бы исключить их из базы для начисления страховых взносов.

Для работодателей это важный практический сигнал: одного названия выплаты в локальном документе недостаточно.

Если компания называет выплату компенсацией, необходимо иметь возможность подтвердить ее реальную компенсационную природу.

Позиция суда совпала с подходом Социального фонда России.

СФР ранее разъяснял, что компенсации проезда работников к месту работы и обратно не включены в перечень выплат, освобождаемых от страховых взносов на травматизм.

Поэтому такие выплаты включаются в базу для начисления взносов в общем порядке.

Аналогичной позиции придерживается и Минфин России, который также рассматривает компенсацию проезда сотрудников к месту работы и обратно как облагаемую выплату.

Таким образом, работодателям не стоит рассчитывать на то, что сам по себе статус выплаты как «социальной» автоматически освобождает ее от страховых взносов.

После этого судебного решения работодателям, которые компенсируют сотрудникам проезд, стоит проверить порядок таких выплат.

В частности, важно определить:

• действительно ли выплата возмещает расходы работника;

• предусмотрена ли она трудовым договором, коллективным договором или локальным актом;

• зависит ли сумма от фактических расходов;

• есть ли документы, подтверждающие расходы на проезд;

• начисляются ли на выплату страховые взносы на травматизм.

Особенно рискованной выглядит ситуация, когда всем сотрудникам регулярно выплачивается одинаковая фиксированная сумма без подтверждающих документов.

В таком случае Фонд может расценить выплату не как компенсацию конкретных расходов, а как выплату, включаемую в базу для начисления страховых взносов.

Суд подтвердил: компенсация проезда сотрудников на работу и обратно не освобождается автоматически от взносов на травматизм.

В рассматриваемом деле работодатель выплачивал сотрудникам фиксированные суммы, не связанные с фактическими расходами, и не имел документов, подтверждающих затраты на проезд.

Поэтому суды апелляционной и кассационной инстанций поддержали СФР и признали доначисление взносов обоснованным.

Для работодателей вывод простой: если компания компенсирует сотрудникам проезд, стоит заранее проверить порядок оформления таких выплат и их налогообложение. Называть выплату компенсацией недостаточно — важно подтвердить, что она действительно компенсирует документально подтвержденные расходы.

Источники

Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 09.07.2026 по делу № А17-5993/2025 — основной судебный акт по спору.

СФР — разъяснения о страховых взносах с компенсации проезда работников к месту работы и обратно.

Минфин России — позиция по вопросу обложения страховыми взносами компенсации расходов сотрудников на проезд.

Федеральный закон № 125-ФЗ — об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний