О документальном подтверждении расходов на доставку груза в случае привлечения экспедитора

Организация осуществляет деятельность по поставке товара. В ряде случаев для доставки товара до покупателя Организация привлекает экспедитора.

В электронной транспортной накладной (ЭТрН) грузоотправителем указан экспедитор, место погрузки (ЛОП) —склад ответственного хранения, а грузополучателем — наш покупатель. Организация в этой цепочке формально не фигурирует.

Какими документами Организация может подтвердить свои транспортные расходы для налогового и бухгалтерского учёта?

По мнению контролирующих органов в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль при оказании услуг транспортной экспедиции необходимо наличие экспедиторских документов, а также любых документов, подтверждающих фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

По нашему мнению, документом, подтверждающим факт оказания услуги по договору транспортной экспедиции, будет являться акт оказанных услуг, составленный в произвольной форме.

На сегодняшний день отсутствуют нормативные документы и разъяснения контролирующих органов, из содержания которых бы следовало, что для подтверждения расходов на оплату услуг экспедитора в обязательном порядке требуется наличие транспортной накладной.

На практике требование о наличии у Заказчика услуг транспортной экспедиции транспортной накладной (ее копии) возникает в ситуации, когда требуется подтвердить реальность сделки. В связи с этим, по нашему мнению, Организация может запросить у Экспедитора копию электронной транспортной накладной. При этом Экспедитор может:

- выгрузить печатную форму из системы ГИС ЭПД и направить ее Организации;

- выгрузить XML файл электронной накладной и направить его Организации по электронной почте или через систему ЭДО.

Кроме того, по нашему мнению, реальность сделки по организации доставки груза покупателю может быть подтверждена наличием у Организации товарной накладной (УПД), в том числе оформленной в электронном виде, с отметкой покупателя о приеме товара в пункте назначения.

Для целей налогообложения прибыли все расходы, должны соответствовать критериям, предусмотренным статьей 252 НК РФ, то есть должны быть:

- обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

- документально подтвержденными. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ;

- расходы произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

Правовое регулирование обязательств по договору транспортной экспедиции осуществляется в соответствии с гл. 41 «Транспортная экспедиция» ГК РФ, Федеральным законом от 30.06.2003г. № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее – Закон № 87-ФЗ).

Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 801 ГК РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранными экспедитором или клиентом, обязанность экспедитора заключить от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой.

В качестве дополнительных услуг договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено осуществление таких необходимых для доставки груза операций, как получение требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей, проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка, уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента, хранение груза, его получение в пункте назначения, а также выполнение иных операций и услуг, предусмотренных договором.

Существенными условиями договора транспортной экспедиции в силу статьи 801 ГК РФ являются сведения о грузе и об условиях его перевозки (маршрут, грузоотправитель, грузополучатель), а также иная информация, необходимая для исполнения договора транспортной экспедиции (Постановление ФАС СЗО от 20.06.2012 по делу № А05-9429/2011).

В соответствии с пунктом 2 статьи 5 Закона № 87-ФЗ клиент в порядке, предусмотренном договором транспортной экспедиции, обязан уплатить причитающееся экспедитору вознаграждение, а также возместить понесенные им расходы в интересах клиента.

Согласно статье 2 Закона № 87-ФЗ Правила транспортно-экспедиционной деятельности утверждаются Правительством РФ. Этими Правилами определяются:

- перечень экспедиторских документов (документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции);

- требования к качеству экспедиционных услуг;

- порядок оказания экспедиционных услуг.

Правила транспортно-экспедиционной деятельности утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006г. № 554 (далее - Правила).

Согласно пункту 5 Правил экспедиторскими документами являются:

- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);

- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

В соответствии с пунктом 7 Правил экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции.

Экспедиторские документы составляются в письменной форме. Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждаются Министерством транспорта Российской Федерации.

Из приведенных норм следует, что неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторские расписки, складская расписка).

По мнению контролирующих органов в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль при оказании услуг транспортной экспедиции необходимо наличие экспедиторских документов, а также любых документов, подтверждающих фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

Так, в Письме Минфина РФ от 15.02.2024 № 03-03-05/13092 указано следующее:

«….неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, а именно поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка (пункты 5, 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 08.09.2006 N 554 "Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности"), оформленные по установленным формам, которые утверждены Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 11.02.2008 N 23 "Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов.

Учитывая изложенное, наличие экспедиторских документов необходимо в целях документального подтверждения расходов при оказании услуг транспортной экспедиции в рамках главы 25 НК РФ».

В Письмах Минфина РФ от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2121, № 03-03-06/1/2126, от 03.09.2021 № 03-03-06/1/71385 сделан следующий вывод:

«…в целях подтверждения расходов при оказании услуг транспортной экспедиции в рамках главы 25 НК РФ необходимо наличие экспедиторских документов, а также любых документов, подтверждающих фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза».

В соответствии со статьей 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В силу пункта 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Отметим, что экспедиторские документы, предусмотренные Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23, не соответствуют вышеприведенным требованиям, а, следовательно, не являются первичными документами и не могут служить основанием для признания расходов по экспедиторским услугам в целях исчисления налога на прибыль.

Кроме того, законодательством не предусмотрена унифицированная форма первичного учетного документа, подтверждающего факт оказания услуги по договору транспортной экспедиции.

В связи с чем, считаем, что в этом случае стороны вправе оформить факт оказания услуги по договору транспортной экспедиции документом, составленным в произвольной форме, в котором будут содержаться реквизиты, предусмотренные нормой статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Указанным документом может являться Акт оказанных услуг.

На основании изложенного, считаем, что документом, подтверждающим факт оказания услуги по договору транспортной экспедиции, будет являться акт оказанных услуг, составленный в произвольной форме.

На сегодняшний день отсутствуют нормативные документы и разъяснения контролирующих органов, из содержания которых бы следовало, что для подтверждения расходов на оплату услуг экспедитора в обязательном порядке требуется наличие транспортной накладной.

На практике требование о наличии у Заказчика услуг транспортной экспедиции транспортной накладной (ее копии) возникает в ситуации, когда требуется подтвердить реальность сделки. В связи с этим, по нашему мнению, Организация может запросить у Экспедитора копию электронной транспортной накладной. Экспедитор может:

- выгрузить печатную форму из системы ГИС ЭПД и направить ее Организации;

- выгрузить XML файл электронной накладной и направить его Организации по электронной почте или через систему ЭДО.

Кроме того, по нашему мнению, реальность сделки по организации доставки груза покупателю может быть подтверждена наличием у Организации товарной накладной (УПД), в том числе оформленной в электронном виде, с отметкой покупателя о приеме товара в пункте назначения.

 Только собственные авторские материалы в  MAX-канале. Бухгалтерия, налоги, нововведения, юридические вопросы, иностранные компании и работники, сложные случаи.

Коллегия Налоговых Консультантов, 31 августа 2026 года

[1] Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.