Что делать с «излишками», обнаруженными при инвентаризации: инструкция по постановке на учет

С переходом компаний на современные способы инвентаризации (с помощью ТСД и специализированного ПО) случаи выявления таких забытых активов или «излишек» только участились. Причина в том, что цифровой учёт, в отличие от уставшего человеческого глаза, ничего не пропускает.

Но что бы ни было причиной находки, игнорировать её нельзя. Просто пользоваться станком неофициально — значит сознательно искажать бухгалтерскую отчётность и данные о стоимости активов, что может привести к доначислению налогов при проверке.

Разберём по шагам весь процесс оприходования излишков — от акта до проводок и уплаты налогов.

Первое правило бухгалтера: любое действие должно быть подтверждено документом. Обнаружение излишка — не исключение.

1. Составьте протокол. Инвентаризационная комиссия должна зафиксировать факт обнаружения неучтённого имущества в сличительной ведомости (например, по форме ИНВ-18) и составить отдельный протокол или акт в свободной форме. В нём нужно подробно описать объект, его состояние и предполагаемые характеристики.

2. Получите объяснительные. Необходимо запросить письменные объяснения от материально ответственных лиц (МОЛ), в чьём ведении находится помещение, где был найден объект.

3. Попытайтесь установить причину. Постарайтесь выяснить, откуда взялся излишек. Возможно, это возвращённое после ремонта основное средство, которое ошибочно списали. Или оборудование, полученное при демонтаже другого актива. От причины может зависеть дальнейший порядок учёта. Если причину установить невозможно, это также фиксируется в протоколе.

Итак, у вас есть неопознанный актив. Чтобы поставить его на учёт, нужно определить его стоимость. Согласно ФСБУ 6/2020 «Основные средства», такие активы принимаются к учёту по справедливой стоимости, которая в большинстве случаев приравнивается к рыночной.

Как её определить на практике:

• Силами собственной комиссии. Руководитель может создать комиссию из компетентных сотрудников (например, главный инженер, IT-специалист, начальник отдела закупок), которая определит текущую рыночную цену на основе данных из открытых источников: прайс-листов поставщиков, объявлений о продаже аналогичных б/у активов и т. д. Своё решение комиссия должна оформить бухгалтерской справкой или актом оценки.

• С привлечением независимого оценщика. Если объект сложный и дорогостоящий, надёжнее заказать отчёт у профессионального оценщика. Это снимет все возможные вопросы со стороны налоговых органов.

После того как стоимость определена и все документы оформлены, отражаем излишек в бухгалтерском учёте. Здесь всё предельно чётко.

1. Оприходование объекта:

   • Дт 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кт 91.1 «Прочие доходы»

     • Пояснение: Этой проводкой мы признаём в учёте неучтённый ранее объект по его рыночной стоимости и одновременно отражаем его стоимость в составе прочих доходов компании.

2. Ввод в эксплуатацию:

   • Дт 01 «Основные средства» Кт 08 «Вложения во внеоборотные активы»

     • Пояснение: Этой проводкой мы переносим стоимость готового к использованию объекта с транзитного 08-го счёта на 01-й, где и учитываются все основные средства в эксплуатации.

С этого момента объект официально становится частью активов компании, и по нему необходимо начать начислять амортизацию в общем порядке.

Самый важный вопрос для любого бухгалтера: а что с налогами?

• Налог на прибыль. Здесь Налоговый кодекс даёт прямое указание. Рыночная стоимость излишков, выявленных в ходе инвентаризации, признаётся внереализационным доходом компании (п. 20 ст. 250 НК РФ). Этот доход нужно в полном объёме включить в налоговую базу и уплатить с него налог на прибыль в том отчётном периоде, когда излишки были выявлены.

• НДС. Вопрос с НДС обычно не возникает. Поскольку имущество получено безвозмездно (происхождение его неизвестно), входящего НДС к вычету по нему нет. Начислять НДС на стоимость оприходованного излишка также не нужно, так как эта операция не является реализацией.

Давайте посмотрим на цифрах. В ООО «Вектор» 25 сентября 2025 года при инвентаризации обнаружили неучтённый сервер.

1. Комиссия составила акт и оценила его текущую рыночную стоимость в 120 000 руб.

2. Бухгалтер в тот же день сделал проводки:

   • Дт 08 Кт 91.1 — 120 000 руб. (оприходован сервер)

   • Дт 01 Кт 08 — 120 000 руб. (сервер введён в эксплуатацию)

3. В декларации по налогу на прибыль за 9 месяцев 2025 года бухгалтер отразил в составе внереализационных доходов 120 000 руб. и уплатил с них налог.

Делимся лайфхаком: сверка данных за пару кликов

Чтобы процесс, описанный в «Шаге 1», не превращался в долгое расследование с опросом сотрудников, его можно автоматизировать. Для этого созданы специализированные программные решения. Одно из популярных, к примеру, «Учёт 15». С помощью маркировки каждого объекта штрихкодом или RFID-меткой вы создаёте его цифровой «паспорт». Система фиксирует всю историю актива: за кем из сотрудников (МОЛ) он числится, в каком помещении находится, в каком он состоянии (например, «в ремонте» или «на складе») и все его перемещения. Когда при инвентаризации обнаруживается такой «излишек», вам не нужно искать причины — достаточно сканировать метку, и ПО мгновенно покажет всю его историю. Сложная процедура оприходования превращается в быструю сверку факта с учётными данными.

Как видите, в процедуре оприходования излишков нет ничего сверхсложного, если действовать по чёткому алгоритму. Правильное оформление — это финальный этап наведения порядка. Но первопричина — это точный и полный контроль над всем имуществом, который сегодня обеспечивают современные цифровые инструменты. Когда каждый ваш актив имеет свой «паспорт» и его местоположение всегда известно, «неожиданные находки» попросту исключены.