Основные ошибки бизнеса в работе с самозанятыми

По данным государственной цифровой платформы МСП.РФ, в России 13,5 млн самозанятых. Часто бизнес привлекает их к сотрудничеству на фрилансе. Такой подход снижает налоговую нагрузку и обеспечивает гибкое управление кадровыми ресурсами, но только при грамотной организации процесса.

В этой статье рассмотрим типичные ошибки бизнеса при работе с самозанятыми фрилансерами, и расскажем, как их избежать.

❌ Ошибки в договоре

Исполнитель и заказчик обычно заключают гражданско-правовой договор (ГПД).
Зачастую там встречаются такие ошибки:

Не указано, что исполнитель — плательщик НПД. Если в договоре не зафиксирована самозанятость исполнителя, будут доначислены НДФЛ и страховые взносы как при сотрудничестве с физлицом без особого налогового статуса. Поэтому всегда проверяйте полноту данных в документах.

Присутствуют «трудовые» термины. «Зарплата», «работодатель», «график», «отпуск» и т.д. — в ГПД это недопустимо, потому что это не трудовой договор. Корректно использовать формулировки: «Вознаграждение», «Заказчик», «Исполнитель». Иначе есть серьезный риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые.

Задачи самозанятого идентичны задачам штатных сотрудников. Описание деятельности внештатного исполнителя должно отличаться от обязанностей работников с трудовыми договорами. В противном случае регуляторы будут расценивать такое взаимодействие как теневую занятость. 

Что такое теневая занятость и переквалификация отношений подробно рассказывали в этом блоге в отдельной статье.

❌ Ошибки в чеке

Чек подтверждает оплату услуг. Самозанятый обязан выпустить его в приложении «Мой налог» и отдать заказчику после получения гонорара. При оформлении чека тоже случаются ошибки, чаще всего такие:

Присутствуют «трудовые» термины. Здесь, как и в договоре, недопустимы «зарплата», «оклад» и т.п. Последствия их использования те же — переквалификация. Проинструктируйте самозанятого по поводу корректности формулировок: «Выплата», «Гонорар». 

Неправильное название услуги. Бывает, что в чеке де-факто указана трудовая функция, которую несет исполнитель. Чтобы не случилась переквалификация, должно быть описание конкретного результата работ. Поэтому не «оплата копирайтеру», а «оплата написания 2 SEO-статей в блог компании».

Некорректные реквизиты. Ошибки не позволят заказчику признать расходы на выплату в базе по налогу на прибыль или УСН «доходы минус расходы». Поэтому важно перепроверять реквизиты.

❌ Ошибки работы на доверии

Исполнитель может потерять свой статус плательщика НПД и не сообщить об этом заказчику, случайно или умышленно. Если не учитывать это обстоятельство, легко совершить такие ошибки:

Не подтвержден статус самозанятого. Заказчик в течение сотрудничества не контролирует налоговый статус исполнителя. Как результат — доначисление НДФЛ и страховых взносов. Поэтому перед подписанием договора и в течение срока его действия обязательно проверяйте статус исполнителя на сайте ФНС по ИНН. Также желательно прописать в договоре санкции для исполнителя за сокрытие факта потери статуса самозанятого в период сотрудничества.

Работа без чека. Если самозанятый не отдал чек или аннулировал его, это значит, что он не зарегистрировал доход. Для бизнеса чек — закрывающий документ, без него нельзя подтвердить расходы и уменьшить налоговую базу. Также это грозит доначислением НДФЛ и страховых взносов. Необходимо всегда требовать чеки с исполнителей и зафиксировать в договоре санкции за их отсутствие.