Документооборот в коммерческой организации

Документооборот должен быть организован с учетом всех этапов жизни документа — от создания до архивного хранения. Соблюдение норм законодательства и установленных правил важно для юридической безопасности и оптимизации работы.

Глава 1. Бухгалтерские документы

1.1. Поступление и создание бухгалтерских документов

• Поступление документов: получаем документы от контрагентов, проверяем реквизиты, сверяем с договором и заносим в журнал регистрации.

• Создание документов: приказы, счета и инвойсы должны содержать все обязательные данные (реквизиты, товары/услуги, сумма, НДС).

1.2. Сортировка бухгалтерских документов

• По типам: разделяем на счета-фактуры, акты, накладные и прочее.

• По срокам хранения: для каждого типа документа устанавливаем сроки (например, счета — 5 лет).

• По контрагентам/проектам: создаем папки для каждой категории.

1.3. Обработка и учет бухгалтерских документов

• Проверка реквизитов и правильности оформления.

• Регистрация в журнале учета, создание проводок в системе.

• Формирование отчетности на основе документов.

1.4. Сроки хранения бухгалтерских документов

• Сроки хранения устанавливаются согласно законодательству: счета-фактуры — 5 лет, акты — 5 лет, договоры — 5 лет после окончания действия.

• Документы архивируются с использованием нумерации и маркировки.

1.5. Подготовка к архивному хранению

• Сортировка по категориям, инвентаризация, упаковка документов.

• Документы прошиваются, маркируются и упаковываются в архивные коробки.

Глава 2. Кадровые документы

2.1. Оформление кадровых документов

• Трудовой договор: включает Ф.И.О., должность, условия труда, размер заработной платы. Оригинал хранится в личном деле сотрудника.

• Приказы по персоналу: создаются при приеме, увольнении, отпуске. Все приказы регистрируются в журнале приказов.

2.2. Сортировка кадровых документов

• По типам: трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки.

• По срокам хранения: все документы сотрудника хранятся 75 лет.

• По сотрудникам: каждый сотрудник имеет отдельное личное дело с трудовым договором, приказами и карточками.

Заключение

Строгое соблюдение этапов документооборота гарантирует юридическую безопасность и повышение эффективности работы компании. Важно правильно организовать поступление, обработку, хранение и архивирование документов.