Зачем нужна регулярная проверка исполнения бюджета?

Существует несколько моментов, или можно сказать причин, по которым с определенной периодичностью обязательно нужно проверять идет ли все по плану или компания отклонилась от поставленной цели.

Регулярные проверки исполнения бюджета помогают моментально определить разницу между теми цифрами, которые были заложены изначально, и тем, что произошло фактически. Например, если предприятие выделило определенную сумму на рекламу, а оказалось, что стоимость кампании превысила планы, это сигнал к принятию срочных мер. Без периодического контроля подобные ситуации могут накапливаться, создавая угрозу для дальнейшего функционирования бизнеса.

Пример 1. У одной компании часть персонала была не официально утроена и оплата производилась наличными. Когда восстанавливали управленческий учет за 3 года, выяснилось, что собственник (предприниматель) выдавал деньги малыми суммами, даже записывал это в эксель, но почему-то не складывал их. Выплаченные суммы существенно превышали договоренности. Представьте сумму, которая была переплачена за 2,5 года.

Любые дополнительные расходы имеют причину. Проверяя бюджет, вы получаете шанс детально проанализировать каждую статью затрат и принять обоснованное решение относительно целесообразности дальнейших трат. Возможно, обнаружится ненужная статья расхода, которую можно исключить, освободив средства для других направлений.

Пример 2. У компании резко снизилась сумма свободных денег. При подведении итогов за месяц обнаружили рост расходов на доставку. При выяснении причин, оказалось что новый сотрудник постоянно забывал правильно сформировать доставку клиентам. Поэтому приходилось делать дополнительную доставку, за дополнительные деньги.

Каждая новая проверка добавляет уверенности в правильности следующего шага. Выяснив закономерности изменений, легче предсказывать будущие потребности бизнеса и строить реалистичный бюджет. Таким образом, регулярная ревизия укрепляет фундамент финансового планирования.

Пример 3. При планировании была поставлена цель накопить определенную сумму денег на модернизацию оборудования. Была проведена декомпозиция сумму выручки на 12 мес. По итогу 6 месяцев выяснилось, что нужная сумма не набрана. И что выучка за полгода меньше плановой на 30%. Скорректировали бюджет, исходя из промежуточных итогов, стали планировать получение заемных средств.

Сотрудники начинают осознавать важность эффективного распределения ресурсов, понимая, что результаты их действий регулярно анализируются. Это мотивирует работников внимательнее подходить к выполнению обязанностей и бережливее относиться к средствам компании.

Пример 4. При закупке необходимых материалов для изготовления индивидуальных кухонь, мастер проекта стал учитывать закупки исходя их имеющихся остатков материалов, а не закупать заново в полном объеме. Что позволило сократить расходы на закупку на 7%.

Процедуры проверки позволяют объективно оценивать предыдущие решения руководства. Только зная истинное состояние дел, можно корректировать стратегию, избегать повторения прежних ошибок и достигать лучших результатов.

Пример 5. По принятой маркетинговой стратегии одним из каналов трафика привлечения клиентов было участие в выставках. При этом участие предполагалось в любых выставках по тематике компании. По итогам 8 месяцев были проанализированы итоги исполнения бюджета и участия в выставках. Анализ показал, что наилучшие результаты были у участия в выставках с более узкой направленностью по деятельности компании, пусть при этом и эти выставки были самыми дорогими. На оставшееся время года и следующий год была скорректирована как маркетинговая стратегия, так и бюджет в целом.

Подводя итог можно сказать, что регулярная проверка исполнения бюджета обеспечивает стабильность бизнеса, снижает риски появления кризисных ситуаций и создает основу для качественного прогнозирования будущего. Поэтому каждый собственник и руководитель обязан уделять этому процессу должное внимание.

Если вы увидели в описанных ситуациях свои, или вам нужно понять как действительно обстоят дела в компании уже сейчас, а не в конце отчетного (бухгалтерского) периода, то пишите - пообщаемся. Найдем решение вашей задачи!