Диагностика расчетов с поставщиками и покупателями в «1С: ERP Управление предприятием 2.5»

Во многих компаниях, работающих на «1С:ERP. Управление предприятием», расчеты с поставщиками и покупателями формально выглядят корректно. При этом управленческие отчеты показывают другую картину: «висящие» авансы, незакрытые заказы, развернутое сальдо, которое не объяснить с точки зрения бизнеса. Проблема кроется в параллельном существовании двух контуров учета: оперативного и бухгалтерского.

Губительная двойственность

Оперативный учет (управленческий, «для бизнеса») необходим для обеспечения актуальной информацией о состоянии расчетов в реальном времени и помогает в принятии управленческих решений. Основной отчет для сверки взаиморасчетов в оперативном учете — это «Ведомость расчетов с покупателями/поставщиками», который строится на регистрах накопления «Расчеты с клиентами/поставщиками», «Расчеты с клиентами/поставщиками по срокам», а также регистрах плановых оплат и отгрузок.​ 

Бухгалтерский учет отражает операции по Плану счетов (60, 62, 76 и др.) и используется для регламентированной отчетности. Основные отчеты для сверки взаиморасчетов в бухгалтерском учете — это «Оборотно‑сальдовая ведомость», «Анализ счета», «Анализ субконто». Эти отчеты формируются по данным регистра бухгалтерии «Хозрасчетный», где проводки по документам могут формироваться отложено.​ 

Логически оба учета связаны между собой, но живут по разным правилам и реагируют на ошибки по-разному. 

На практике это приводит к типичной ситуации: расхождения устраняются точечно, чаще всего через ручные бухгалтерские операции, чтобы «свернуть сальдо» и закрыть период. Формально проблема решена, но в оперативном контуре она остается и продолжает искажать данные о реальной дебиторской и кредиторской задолженности. 

Диагностика расчетов — это, по сути, процедура синхронизации этих двух контуров, чтобы управленческие решения принимались на основе точных и полных данных. 

Далее рассмотрены наиболее распространенные ситуации, в которых расчеты выглядят корректными в одном контуре и проблемными в другом, а также алгоритмы диагностики и исправления расчетов, позволяющие привести данные к единой, достоверной картине без маскировки проблемы ручными корректировками.

Развернутое сальдо из-за дублей в договорах или разных договоров в первичных документах

Ситуация: нужно провести исправление развернутого сальдо на счетах 60 и 62, которое возникло в связи с указанием в документах оплаты и в документах поступления/отгрузки товаров (работ, услуг) разных договоров или дублирующих договоров.

Нецелевое решение задачи предполагает исправление ошибки с помощью документа «Операция (регл.учет)», который позволит свернуть развернутое сальдо по счетам, однако по регистрам оперативного контура сальдо останется без изменений.

Наглядно выявить такие расхождения позволяет отчет «Сверка данных оперативного и бухгалтерского учета», расположенный в разделе Регламентированный учет → Отчеты → Сверка данных оперативного и бухгалтерского учета. 

Для отображения отклонений необходимо выбрать соответствующий раздел учета для проверки — «Расчеты с поставщиками» или «Расчеты с клиентами», а затем установить флажки:

• «Показать отклонения по оборотам»

• «Показать отклонения по остаткам»

В результате в бухгалтерском учете ошибка корректируется, а в оперативных (управленческих) отчетах расхождение сохраняется. 

По-настоящему корректным способом исправления таких расхождений, вносящим изменения как в регистры оперативного учета, так и в бухгалтерские проводки, является оформление документа «Взаимозачет задолженности» (раздел: Казначейство → Взаимозачеты и списания задолженности → Взаимозачет задолженности).

В нем необходимо:

• Выбрать операцию «Произвольный взаимозачет»

• Указать контрагента

• Нажать кнопку «Рассчитать взаимозачет» — система автоматически заполнит данные для корректировки.

Результат целевого решения: Документ «Взаимозачет задолженности» отражает зачет одновременно в бухгалтерском учете и в регистрах оперативного контура.

Когда ошибки исправлены, отчет «Сверка данных оперативного и бухгалтерского учета» формируется со снятыми флажками «Показать отклонения по оборотам» и «Показать отклонения по остаткам».

Если ранее уже был использован документ «Операция (регл.учет)» и отчетный период закрыт, необходимо сторнировать созданные им проводки. В противном случае данные бухгалтерского учета не будут соответствовать оперативным, и в бухгалтерской отчетности останутся некорректные показатели.

Изменение детализации расчетов в договоре с контрагентом при проведенных документах по этому договору

Другой кейс: развернутое сальдо на счетах 60 и 62, а также расхождения из-за изменения детализации расчетов в договоре с контрагентом после проведения первичных документов, в которых использовалась предыдущая детализация.

Например, изначально в договоре установлена детализация расчетов «По заказам». После проведения документа «Заказ клиента» пользователь изменил детализацию, и в этом случае система не позволит указать «Заказ клиента» в качестве объекта расчетов в последующих платежах. Согласно новой детализации, взаиморасчеты будут вестись по договору в целом.

В этом случае отчет «Сверка оперативного и бухгалтерского учета» не покажет отклонений, поскольку в обоих контурах учета оплата будет отражена как аванс по договору, а долг по заказу останется незачтенным. Поэтому необходимо сравнить «ОСВ» или «Анализ субконто» с «Ведомостью расчетов с клиентами».

В отчетах данная ошибка проявляется так: оплата, проведенная по новой детализации (по договору), не зачитывается в счет задолженности по старым документам (по заказам), что приводит к развернутому сальдо.

В качестве нецелевого решения задачи используется исправление ошибки с помощью документа «Операция (регл.учет)». Он позволяет свернуть развернутое сальдо по счетам, однако по регистрам оперативного контура сальдо останется без изменений.

Целевое решение позволяет применить документ «Взаимозачет задолженности», который заполняется так, как было продемонстрировано выше.

В результате, развернутое сальдо будет свернуто как в бухгалтерском учете, так и в оперативном.

Отражение расходов (доходов) через документ «Отражение прочих доходов и расходов» с видом операции «Регистрация расходов» или «Регистрация доходов» 

На практике нередко возникает задача отражения расходов (доходов) с корреспонденцией по счетам 60 и 62 через документ «Отражение прочих доходов и расходов» с видом операции «Регистрация расходов» или «Регистрация доходов». 

Например, компания «Альтаир» выставила претензию о некачественном товаре. Организации «Весенний сад» необходимо отразить в системе начисление кредиторской задолженности перед клиентом «Альтаир». 

Нецелевым решением здесь будет отражение данной операции через документ «Прочие доходы и расходы» с видом операций «Регистрация расходов».

Документ «Отражение прочих доходов и расходов» не создает записей в оперативных регистрах по учету расчетов с контрагентами, «Расчеты с клиентами/поставщиками» и «Расчеты с клиентами/поставщиками по срокам».

В результате в отчетах возникают явные расхождения между оперативным и бухгалтерским учетом, что также отражается в отчете «Сверка данных оперативного и бухгалтерского учета».  

Между тем, корректно отразить начисление(списание) дебиторской или кредиторской задолженности по расчетам как в оперативных регистрах, так и в бухгалтерском учете позволяет документ «Корректировка задолженности» (раздел: Казначейство → Взаимозачеты и списания задолженности → Корректировка задолженности).

В итоге, данный документ формирует движения как в регистрах «Расчеты с клиентами/поставщиками» и «Расчеты с клиентами/поставщиками по срокам», так и соответствующие бухгалтерские проводки. Результат корректировки сразу отражается в отчетах по анализу взаиморасчетов.

Заключение 

Расхождения в расчетах с поставщиками и покупателями редко возникают внезапно. Как правило, они накапливаются постепенно, как результат мелких решений, принятых «по ходу дела»: смены договоров, ручных корректировок, попыток быстрее закрыть период или привести отчетность в формально аккуратный вид. 

Диагностика и исправление расхождений — не разовая «пожарная» мера, а важный регулярный процесс обеспечения достоверности данных в «1С: ERP Управление предприятием». 

Ключ к эффективному решению проблем с расхождениями в оперативном и бухгалтерском учете — последовательный алгоритм:

• Выполнение регламентных операций по закрытию месяца (актуализация взаиморасчетов).

• Выявление развернутого сальдо через стандартные бухгалтерские отчеты (ОСВ, Анализ субконто).

• Сравнение бухгалтерских отчетов с оперативными отчетами (Ведомость расчетов с поставщиками/клиентами, Карточка расчетов с поставщиками/клиентами).

• Сверка итоговых данных с помощью отчета «Сверка данных оперативного и бухгалтерского учета».

• Целевое исправление, применяя правильный документ в зависимости от причины расхождения («Взаимозачет задолженности», «Корректировка задолженности»).

Важно помнить, что использование документов, затрагивающих только один контур — верный путь к новым расхождениям. Регулярное применение этого алгоритма позволяет выровнять данные и опираться на единую, достоверную картину дебиторской и кредиторской задолженности. 

Практика показывает: там, где компании отказываются от маскировки проблем ручными операциями и выстраивают корректную логику расчетов, снижается количество конфликтов между бухгалтерией и бизнесом, упрощается контроль задолженности и появляется единая, понятная картина финансовых обязательств.