Что разъяснил Роструд
Согласно п. 88 Правил обучения по охране труда (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464), порядок регистрации инструктажа и форма его документирования утверждаются работодателем . Федеральный центр не устанавливает единой обязательной формы журнала — это зона усмотрения работодателя.
Из ответов на портале «Онлайнинспекция.РФ» (вопросы № 255793 и № 255841) следует несколько практических вариантов оформления:
Вариант 1. «Один лист — один человек». На каждого работника заводится отдельный документ с необходимыми реквизитами и полями для подписей. Это удобно, если сотрудники распределены по разным объектам, а единый журнал физически невозможно возить между ними.
Вариант 2. Последовательный сбор подписей. Работник расписывается в своём листе, затем документ передаётся руководителю для подписи. Порядок неважен — главное, чтобы обе подписи в итоге оказались на одном документе (или в комплекте документов).
Вариант 3. Два журнала параллельно. В одном расписывается инструктируемый, во втором — непосредственный руководитель. Затем записи сопоставляются по датам и ФИО.
Главное ограничение: только бумага и личная подпись
Несмотря на гибкость в форме, электронный документооборот для подтверждения инструктажей не допускается. Трудовой кодекс и Правила № 2464 требуют личной подписи работника на бумажном носителе . Это значит:
простая электронная подпись или скан-копия подписи не заменят «живую» роспись;
если инструктаж проводился дистанционно, работник должен расписаться при первой возможности — либо в журнале у руководителя, либо в отдельном листе, который затем передаётся в кадры .
Что сделать кадровику, чтобы не получить замечание
Шаг 1. Закрепите выбранный порядок в локальном нормативном акте. Это ключевое условие. Если проверяющий увидит листы вместо журнала, но не найдёт приказа или положения, утверждающего такую форму, он вправе расценить отсутствие привычного журнала как признак непроведения инструктажей . В ЛНА пропишите: форму документа (лист/журнал), порядок заполнения, порядок сбора подписей, ответственных лиц.
Шаг 2. Проверьте обязательные реквизиты. Даже в «листе на человека» должны быть данные, перечисленные в п. 86–87 Правил № 2464: дата, ФИО и должность инструктируемого, вид инструктажа, ФИО и должность инструктирующего, наименование ЛНА, в объёме которого проведён инструктаж, подписи обеих сторон .
Шаг 3. Не пытайтесь «уйти в цифру». Если соблазн перевести инструктажи в электронный формат велик, помните: для этих документов правило о личной подписи на бумаге пока незыблемо.
Комментарий адвоката
Это разъяснение — действительно глоток свободы для кадровиков и руководителей, уставших гонять единый журнал между объектами. Но свобода здесь условная: она даёт право выбрать форму, а не право отказаться от документального оформления. Проверяющий не спросит «почему не журнал?» — он спросит «где ваш ЛНА, утвердивший эти листы?». Если ЛНА есть и реквизиты в порядке — претензий быть не должно. Если ЛНА нет — листы превращаются в пустые бумажки.
