Как понять, что заявка передана из продаж в работу: короткая проверка регламента

Артём Мозалёв

Представьте обычную ситуацию. Менеджер пишет в чат «сделка закрыта», исполнитель видит сообщение, но не знает, какой результат обещали клиенту и к какому сроку. В продажах уверены, что заказ уже в работе. Исполнение ждёт постановки задачи. Это условный пример. Его можно разыграть за один разговор, чтобы проверить регламент передачи заказов.

Возьмите один типовой заказ и предложите менеджеру передать его так, как он сделал бы это в обычный рабочий день. Попросите исполнителя назвать результат, срок, ограничения и место, где лежит согласованная версия задания. Каждый ответ, который приходится уточнять в личной переписке, — кандидат в обязательное поле карточки передачи. Оставьте только те поля, без которых работа действительно не начинается.

Теперь уберите из карточки одно существенное поле и повторите упражнение. Исполнителю нужен простой способ вернуть заявку с указанием, чего не хватает. За менеджером должно быть закреплено, кто и где добавляет сведения. В регламенте достаточно зафиксировать три события — «передана», «возвращена на уточнение» и «принята в работу». Для каждого запишите, кто меняет статус и в какой системе его видят обе команды.

Проверка закончена, если продажи и исполнение независимо называют один момент принятия заказа и одинаково понимают, кто отвечает за неполную заявку. Если ответы различаются, исправьте один шаг в регламенте и повторите упражнение на следующем типовом заказе.