Как оформить документы по вводу в эксплуатацию ОС

Акты по форме ОС-1

Унифицированные бланки ОС-1, подтверждающие ввод в эксплуатацию ОС, делятся на несколько видов:

1. для одного объекта (кроме зданий и сооружений) – ОС-1;
2. для однородных объектов (кроме зданий) – ОС-1б;
3. для одного здания или сооружения – ОС-1а.

При этом законодательство предусматривает возможность компании самостоятельно разработать форму приемки основного средства, с учетом особенностей ОС и бизнеса.

Независимо от формы и типа документа в нем указываются:

• номер и дата составления акта;
• полное наименование основного средства согласно технической документации;
• название организации-изготовителя;
• место приемки основного средства;
• заводской и присвоенный инвентарный номера основного средства;
• номер амортизационной группы и срок полезного использования основного средства;
• ликвидационная стоимость основного средства;
• сведения о содержании драгоценных металлов, камней;
• другие характеристики основного средства.

Дополнительно в акте указывается заключение приемочной комиссии. Подписывает документ руководитель организации.

Изменения, внесенные ФСБУ 6/2020 «Основные средства»

Изменения в законодательстве, связанные с вступлением в силу ФСБУ, не изменили форму документа по вводу в эксплуатацию ОС. Однако, изменился порядок оформления документов при покупке ОС, бывших в употреблении.

Если предыдущий собственник объекта учитывает его на своем балансе в качестве основного средства, то при вводе в эксплуатацию у нового собственника в обязательном порядке потребуется оформление ОС-1. Этот документ необходим даже если акт был получен от предыдущего собственника.

Это связано с тем, что ОС-1 от прежнего владельца содержит данные об учете бывшего владельца. А чтобы принять имущество, нужно в акте указать собственные сведения, например:

1. при поступлении одновременно с отражением на счете 08:

• дату поступления объекта;
• стоимость покупки;
• прочие сведения по данным поставщика. Например, сколько уже фактически эксплуатировалось имущество;

2. при отражении в составе основных средств на счете 01:

• срок полезного использования;
• амортизационную группу и способ начисления амортизации;
• инвентарный номер;
• первоначальную и ликвидационную стоимость.

Инвентарная карточка ОС-6

Одновременно с составлением акта приема-передачи ОС требуется формирование инвентарных карточек. Для них используются типовые формы (ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) или самостоятельно разработанные шаблоны документов. В унифицированных формах, в связи с требованиями ФСБУ 6/2020, может не хватать данных. Тогда форму нужно дополнить необходимыми сведениями.

В частности, в инвентарной карточке должна быть информация об изменении срока полезного использования, способе амортизации, ликвидационной стоимости.

В карточку ОС-6 вносятся сведения обо всех изменениях по основному средству: переоценка, модернизация, перемещение, выбытие, изменение СПИ и прочие. Информация отражается на основании первичных документов.

Например, данные о модернизации должны быть отражены в ОС-6 по данным из формы ОС-3, о перемещении – по форме ОС-2.

Налоговые регистры

Для плательщиков налога на прибыль предусмотрено обязательство по ведению регистра учета основных средств. Регистры заполняются в хронологическом порядке в бумажной или электронной форме. Они составляются в виде таблиц, ведомостей или журналов.

Для налогового учета можно использовать регистры бухучета или разработать собственные налоговые. При этом бухгалтерские регистры можно использовать только если правила учета (первоначальная стоимость, СПИ) совпадают в бухгалтерском и налоговом учете.

При несовпадении данных в бухгалтерском и налоговом учетах формируйте регистры налогового учета основных средств обособленно от бухучета. Сделать это можно двумя способами:

1. дополнить регистры бухучета необходимыми реквизитами, чтобы их можно было использовать в налоговом учете;
2. сформировать обособленные регистры налогового учета.

Требования к налоговым регистрам установлены Налоговым кодексом. Они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операций в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) сотрудника, ответственного за составление указанных регистров.

Также можно добавить следующие реквизиты:

• размеры повышающих или понижающих коэффициентов;
• способ начисления амортизации;
• срок полезного использования;
• остаточную стоимость.

Штрафы за отсутствие документов по ОС

Отсутствие первичных документов по вводу и эксплуатации ОС признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Если в течение 12 месяцев организацию уже привлекали к ответственности за аналогичное правонарушение, то размер штрафа увеличится вдвое и составит 400 руб. (200 руб. × 2) за каждый непредставленный или несвоевременно представленный документ.

По заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации, например, к ее руководителю, административную ответственность в виде штрафа на сумму:

• от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП);
• от 5 000 до 10 000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП).

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, узнали ли вы для себя что-то новое из моей статьи.

Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС? Нужна консультация? Обращайтесь в личку.