УПД с 1 января 2026 года: кто должен применять и как подготовиться к переходу

Что такое УПД и как его оформить

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе функции счета-фактуры и первичного документа — товарной накладной (ТОРГ-12) или акта выполненных работ и оказанных услуг.

Использование УПД упрощает документооборот: вместо нескольких документов по одной операции компания формирует один — он подтверждает и сделку, и факт передачи товаров или оказания услуг. Отдельный счет-фактура при этом не требуется.

УПД может применяться в двух статусах:

• Статус «1» — включает счет-фактуру и используется как первичный документ;

• Статус «2» — оформляется без счета-фактуры и фиксирует только передачу товаров или выполнение работ.

Таким образом, УПД со статусом «1» заменяет и накладную, и счет-фактуру, а со статусом «2» — только накладную или акт. Использовать УПД, когда требуется только счет-фактура, нельзя (письмо ФНС № АС-4-15/16298@ от 22.08.2018).

Сейчас компании применяют УПД по собственному желанию. Организация вправе использовать его как на бумаге, так и в электронном виде.

Компании также могут разработать собственную форму документа, если она содержит все обязательные реквизиты счета-фактуры и первичных учетных документов, установленные:

• пунктом 5 статьи 169 НК;

• пунктом 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование и дата документа;

• статус УПД;

• сведения о продавце и покупателе;

• описание товаров, работ или услуг;

• дата отгрузки или сдачи;

• реквизиты договора или иного основания;

• данные о транспортировке (при наличии);

• должности, ФИО и подписи ответственных лиц.

Если компания использует УПД со статусом «1», важно отслеживать обновления в реквизитах счета-фактуры — их необходимо своевременно включать в форму УПД (письмо ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368).

Кто обязан применять УПД с 2026 года

Обязанность перехода на УПД касается не всех организаций. Если компания оформляет накладные и акты выполненных работ на бумаге, переход не обязателен. Но если она формирует электронные документы при отгрузке или оказании услуг, с 1 января 2026 года использование УПД станет обязательным.

Это связано с тем, что с 1 января 2026 года утратят силу (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@):

• приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ — формат электронной товарной накладной;

• приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ — формат электронного акта выполненных работ и услуг.

При этом бумажные формы ТОРГ-12 и актов сохраняются — постановления Госкомстата № 132 и № 100 продолжают действовать.

Итак, обязательный переход на УПД касается только компаний, работающих с ЭДО. Если документы оформляются на бумаге — переход не требуется.

Как подготовиться к переходу на УПД 

Хотя обязанность по переходу вступает в силу с 1 января 2026 года, ФНС рекомендует начать использовать УПД уже в 2025 году. Это поможет компаниям адаптироваться и избежать ошибок при переходе на новый формат.

Для внедрения УПД достаточно:

1. Согласовать применение ЭДО с контрагентами;

2. Заключить договор с оператором ЭДО, который обеспечит обмен электронными документами.

Издавать внутренние приказы не нужно. Однако если в учетной политике компании указаны электронные накладные ТОРГ-12 или акты, стоит дополнить документ пунктом о переходе на УПД с 2026 года.

Идеальный гид по быстрой интеграции платежных систем с 1С

Забирайте бесплатный чек-лист для успешного запуска

Заполните форму, вышлем бесплатные материалы на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Переход на УПД в 1С-ЭДО

Для пользователей 1С-ЭДО переход на новый формат будет автоматическим:

• С 1 января 2026 года все настройки, где используются форматы 551 и 552, автоматически будут переведены на формат УПД 5.03.

• Ранее поступившие документы старых форматов можно будет подписывать и после указанной даты.

• Для компаний, желающих перейти заранее, предусмотрен специальный патч с функцией массового изменения форматов.

Если вы пока не используете электронный документооборот, самое время перейти на 1С-ЭДО. Мы поможем подключить 1С-ЭДО и настроим обмен документами в соответствии с новыми требованиями 2026 года.

Реклама: ООО «ЭР Софт», ИНН: 7716509296, erid: 2W5zFJpor2c