Клерк.Ру

Как работодателю заполнять электронные трудовые книжки?

368

Статья подготовлена ведущим аналитиком компании CODERUS Волчковой Галиной.

С 1 января 2020 г. работодателям необходимо отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД, так как с начала 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. В данной статье рассмотрим реализацию заполнения формы первичной, корректировочной СЗВ-ТД в программе 1С: ЗУП 8.3.

Форма и формат СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п. Сведения о трудовой деятельности сотрудников, далее по тексту СЗВ-ТД следует представлять в территориальный орган ПФР по месту регистрации работодателя при кадровых изменениях сотрудника: прием, увольнение, перевод.

С начала 2020 года данные необходимо было предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а начиная с 27 апреля 2020 — не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения соответствующего приказа, а заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности и сведения о переводах ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

В 1С:ЗУП 8.3 Форма СЗВ-ТД реализована в виде документа Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД.

Удобнее всего работать и формировать данные учета электронных книжек в рабочем месте «Электронные трудовые книжки», находящемся в разделах «Кадры» или «Отчетность, справки»:

В данном рабочем месте есть все документы, необходимые пользователю в своей работе по вопросу ЭТК, а также есть возможность отбора документов не только в разрезе организации, но и по сотруднику — считаю это очень удобным моментом.

До 31 октября работодатель должен уведомить сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве, причем в письменном виде.

До 31.12.2020 работодатель должен принять от сотрудника заявление в письменном виде о способе ведения трудовой книжке (электронный \ бумажный).

В программе реализовано как уведомление, так и заявление все в одном документе — Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. По средствам кнопки «Заполнить» или «Подбор» формируется список сотрудников и для каждого необходимо указать Вид заявления.

При нажатии «Заявление» печатается уведомление и заявление

Если сотрудник решил отозвать свое заявление, то такая операция отражается в системе документом Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности, но отозвать с видом Сведения о трудовой деятельности в электронной форме не возможно.

Отчета для контроля и анализа информации по сотрудникам, по которым введены или не введены заявления — нет, но можно воспользоваться рабочим местом Работа кадров, чтобы посмотреть по кому нет заявления.

Форма СЗВ-ТД заполняется мероприятиями, которые фиксируются в системе документами, например, Прием на работу, кадровый перевод, увольнение, в которых установлен флажок Отразить в трудовой книжке, Регистрация трудовой деятельности. Данные хранятся в специальном регистре Мероприятия трудовой деятельности, они формируются в момент проведения перечисленных выше документов.

Каждому мероприятию присваивается код ИД мероприятия — он уникальный.

При формировании сведений СЗВ-ТД формируются записи в регистре Мероприятия трудовой деятельности переданные. Этот код передается в пенсионный фонд при отправки сведений.

Если данные в кадровых приказах были изменены, то делается запись в регистр Мероприятия трудовой деятельности прочее — это для корректирующей отчетности строка. Эту запись в регистре можно получить и при проведении документ Регистрация трудовой деятельности.

Чаще всего ошибки, с которыми сталкивается пользователь при формировании СЗВ-ТД связаны как раз с этим кодом. Но об этом позже.

Продолжаю, как при сдаче любой отчетности так и при сдачи отчета СЗВ-ТД возникает необходимость в уточнении, в исправлении ошибок. В системе есть специальный документ, который позволяет исправить ошибки в учете, а также отразить какое либо кадровое мероприятие, которое потом и отразится в СЗВ-ТД

Рассмотрим примеры ошибок и методы их исправления.

Хочу акцентировать внимание, что форма СЗВ-ТД не имеет признака корректированная или первичная, имеет только отчетный месяц, поэтому пользователи до сих пор задают вопросы, как сдать корректирующую форму. Поэтому, далее свое описание продолжу в этом направлении.

В начале года столкнулись с такой проблемой — в течении 2018, 2019 были массовые переходы с 1С: ЗУП 2.5 на 1С: ЗУП 3, а как известно, что для ввода кадровых данных списка сотрудников при начале эксплуатации программы в уже действующей организации (т.е. которые работали на момент внедрения) регистрируются документом Начальная штатная расстановка.

При увольнениях, необходимо было указывать еще и строку с приемом на работу. И вопрос был как раз в этом, как это выполнить. В документе Начальная штатная расстановка возможности установить флаг Отразить в трудовой книжке, как в кадровых приказах — нет, а события отразить нужно.

Документ Регистрация трудовой деятельности позволил это сделать, только на тот момент формирования первого отчета СЗВ-ТД не совсем был до конца реализован механизм по автоматическому заполнению. Сейчас этот документ, позволяет очень много выполнить, откорректировать и при этом предусмотрено автозаполнение.

Также, если учесть, что период до 01.01.2020 закрыт и редактирование приказов не возможно (установить флаг), то этот документ опять помог. При нажатии кнопки Данные до 2020 года можно отразить мероприятия по сотруднику до 2020 года.

Сейчас появилась возможность формировать список в табличной форме документа через «Добавить по сотруднику» или «Заполнить последними мероприятиями»

Пример добавить по сотруднику:

Пример заполнения по последнему кадровому мероприятию, по сотруднику последнее мероприятие — перевод.

Соответственно, эти данные также отразятся в форме СЗВ-ТД

Еще одна ошибка, решение которой было очень востребовано — приняли сотрудника, отправили отчет, но сделали ошибку в номере приказа, в должности или вообще необходимо было отметить приказ.

Все эти исправления, если нельзя отредактировать исходник, необходимо выполнить документом Регистрация трудовой деятельности. Например, ошибка в дате приема на работу. Для этого необходимо в документе нажать кнопку Изменить, выбрать сотрудника и отредактировать необходимое.

Во второй строке вносим необходимые изменения, в моем примере дата приказа, а так исправить можно и номер, и должность и т.д.

СЗВ-ТД заполнение будет таким

Первая строка отменяющая, признак установлен в 10 графе, а вторая отражает изменения.

Чтобы отметить совсем приказ, пусть будет прием на работу, его зарегистрировали, сформировали и отправили отчет СЗВ-ТД, но прием не состоялся. В документе Регистрация трудовой деятельности отменяющую запись и она отразится в СЗВ-ТД

Хочу обрати внимание, что была ошибка 10223312. Не получается добавить отмену приёма, который отправили и потом пометили на удаление (или отменили проведение).

Еще много вопросов по поводу того, что данные сдали, а все равно попадают при заполнении СЗВ-ТД

Одна из причин — не проставлены отметки, что отчет принят.

Другая причина — это по сотруднику, каким то образом, получились разные коды Ид мероприятия и система еще раз заполняет строку.

Решение в таких случаях, оно правда не единственное, но более понятное и пользователь может справиться самостоятельно без привлечения программиста, для этого нужно сбросить флаг Отразить в трудовой книжке в кадровом мероприятии, например, в приеме, таким образом, сбросится код Ид и документом Регистрация трудовой деятельности ввести правильный код — который передан в ПФР

Итак, передали в ПФР 456e3910-38da-4c02-ba98-febdc82a664a

Фиксируем его в документе

При заполнении в следующий раз строка заполнятся не будет в СЗВ-ТД

Это универсальный способ по исправлению Идентификатора.

Самое главное, всегда помнить где хранятся данные с кодом Ид мероприятия и их анализ позволит разобраться где спряталась ошибка.