Кто и как заполняет ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) позволяет воплощать в жизнь любые сценарии грузоперевозки, а новую информацию в документ при форс-мажорах можно добавлять буквально «на ходу». Рассказываем, как выглядит на практике работа с ЭТрН.

Электронная транспортная накладная состоит из разделов (титулов), которые заполняются в определенной последовательности в зависимости от особенностей перевозки. 

Титулов всего девять, четыре из которых обязательные и соответствуют базовому сценарию, при котором:

• Титул 1 заполняет и подписывает грузоотправитель. В разделе указываются условия договора перевозки, участники (стороны), информация о водителе, грузе и документах, сопровождающих транспортировку.

• Титул 2 подписывает перевозчик, предварительно зафиксировав состояние груза на момент погрузки (приемки).

• Титул 3 предназначен для грузополучателя. В раздел вносится факт приемки груза и сведения о его состоянии, после чего сторона подписывает файл электронной подписью.

• Титул 4 также подписывает перевозчик, но уже после сдачи груза.

Остальные титулы (5, 6, 7, 8 и 9) опциональные, то есть заполняются при определенных обстоятельствах — если изменилась стоимость перевозки, произошла смена водителя, получатель не принял груз и пр. При таком разнообразии разделов ЭТрН можно сформировать любой возможный сценарий перевозки. 

Важно. При подключении сервиса электронных перевозочных документов (ЭПД) Айтиком.Логистика наши специалисты помогут внедрить необходимые сценарии работы с ЭТрН. В последующем задачи на заполнение титулов транспортной накладной будут появляться в личных кабинетах участников информационного обмена в нужный момент. Запутаться и заполнить не тот раздел ЭТрН практически невозможно. 

*В текущей форме ЭТрН 8 титулов. Однако предполагается, что после внесения изменений в правила перевозок грузов автомобильным транспортом будет утвержден новый формат ЭТрН, включающий 9 титулов. В нашем материале мы условно называем Титулом 9 файл, который после переадресации заполняет и подписывает новый получатель груза, чтобы подтвердить свое согласие на данное действие.

Разберем другие, отличные от базового, сценарии перевозки.

В этом случае экспедитор берет на себя роль грузоотправителя, организует погрузку, доставку груза до пункта назначения и разгрузку. Перевозчиком, как правило, выступает стороннее лицо или компания.

В ЭТрН экспедитор заполняет и подписывает Титул 1, при этом:

• указывает признак «Является экспедитором»;

• вносит сведения о заказчике перевозки.

Далее работа с ЭТрН осуществляется по базовому сценарию.

Если экспедиторская фирма доставляет груз на склад временного хранения, а затем организует доставку грузополучателю, то формируются две транспортные накладные:

• Экспедиторская компания инициирует создание первой ЭТрН, указывает себя грузоотправителем и грузополучателем, заполняет и подписывает Титул 1, а также Титул 3 по прибытию груза на склад.

• Эта же компания или привлеченный экспедитор формирует вторую ЭТрН, чтобы доставить груз получателю. Экспедитор указывается в транспортной накладной как грузоотправитель (с признаком «Является экспедитором»), а перевозчик и грузополучатель заполняют свои титулы как при стандартном сценарии.

Чтобы доставить груз до места назначения, покупатель нанимает перевозчика.

• Покупатель создает ЭТрН, назначает себя грузоотправителем и грузополучателем, указывает данные перевозчика. Далее заполняет и подписывает Титул 1, и позже Титул 3 по факту получения груза. 

• Перевозчик формирует и подписывает свои разделы транспортной накладной при приемке и после сдачи груза.

ЭТрН нужно оформлять только если в процессе участвует сторонний перевозчик.

Электронная транспортная накладная создается по базовому сценарию:

• В качестве грузоотправителя и грузополучателя выбирается одна и та же компания (владелец груза). Ответственное лицо указывает перевозчика, заполняет остальные сведения, затем подписывает Титул 1 электронной подписью. После поступления груза в пункт назначения подписывается Титул 3.

• Перевозчик заполняет свои разделы ЭТрН — Титулы 2 и 4.

В данном случае грузоотправителю необходимо уделить больше внимания заполнению Титула 1 ЭТрН. В разделе указываются особые условия хранения и транспортировки груза (например, температурный режим).

Жизненный сценарий, если груз поврежден в пути, отличается по весу, габаритам и другим параметрам от заявленного, либо получатель по каким-то причинам не может осуществить приемку.

Для возврата груза отправителю:

• Грузополучатель заполняет и подписывает Титул 3, добавив сведения об отказе в приемке груза.

• Перевозчик подписывает Титул 4, указав обстоятельства, по которым груз не был принят получателем.

• Грузоотправитель формирует и подписывает опциональный Титул 9 с указанием переадресации (задача на его заполнение появится в личном кабинете сервиса ЭПД).

• Перевозчик оформляет Титул 7, где указывает нового грузополучателя и его адрес (в нашем случае грузополучателем становится грузоотправитель, так как груз возвращается туда, откуда прибыл).

• Новый грузополучатель и перевозчик формируют Титулы 3 и 4 соответственно по факту приема и после сдачи груза.

Сценарий мало отличается от базового, только перевозчик заполняет и подписывает не два, а три титула:

• Титул 2 при отправке водителя в рейс после приема груза;

• Титул 8 в момент, когда необходимо передать руль другому водителю или заменить транспортное средство;

• Титул 4 после сдачи груза получателю.

Работа с ЭТрН и другими электронными перевозочными документами осуществляется через государственную систему ГИС ЭПД. Для некоторого груза недостаточно передавать сведения только в эту систему. Например, когда перевозятся маркированные товары или алкогольная продукция, нужно иметь связь с Честным знаком или ЕГАИС.

Для таких грузов ЭТрН оформляется в привычном порядке. В Титул 1 вносится дополнительная информация о системе, в которую требуется передать данные. 

Электронные перевозочные документы можно формировать и подписывать только в сервисе оператора информационной системы ЭПД. Чтобы обмен ЭТрН стал возможен, к сервису должны быть подключены все участники взаимодействия. 

Оператор ИС ЭПД Айтиком:

• в короткие сроки подключит вас и ваших контрагентов к сервису обмена ЭПД Айтиком.Логистика — подключение и доступ к сервису бесплатные первые 3 месяца для всех новых пользователей;

• поможет разработать и внедрить любые сценарии работы с ЭТрН, электронными путевыми листами (ЭПЛ) и другими документами;

• сориентирует по дополнительным решениям, без которых не обойтись в цифровой среде (электронные подписи и машиночитаемые доверенности можно выпустить в Удостоверяющем центре Айтиком);

• сформирует вместе с новыми пользователями сервиса несколько ЭТрН и ЭПЛ, чтобы в дальнейшем они могли создавать документы быстро и без ошибок. 

Подготовьтесь к работе с ЭПД заранее, до даты обязательного перехода. Напоминаем, что участники оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции должны начать использовать ЭТрН в текущем году, а полностью отказаться от бумажных накладных уже в 2026 году. Для экспедиторов и транспортно-экспедиционных компаний, воздушных и железнодорожных перевозок ЭТрН обязательны с 1 сентября 2026 года. Остальные компании могут перейти на ЭПД в любой момент по желанию с целью ускорения, удешевления и оптимизации рабочих процессов.

Для связи со специалистом оператора ИС ЭПД Айтиком оставите заявку — с вами свяжутся в течение 10–20 минут (в рабочее время).

Заявка на консультацию по работе с ЭТрН и ЭПЛ

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: 2W5zFJZutqv