Введение
Представляем третью статью цикла об учете трудозатрат инженерного персонала и отражения заработной платы в проектно-ориентированной организации. Материал будет полезен финансистам компаний с большой удельной долей инженерного персонала (инженеры, программисты, проектировщики, аналитики, консультанты и специалисты), деятельность которых направлена на проектирование и создание систем, объектов, программные разработки, консалтинг и услуги.
В первой статье цикла рассмотрено, как подготовиться к внедрению системы учета трудозатрат и какие справочники в информационной системе нужно разработать, настроить, во второй - как организовать ежедневный учет времени по проектам инженерного персонала.
Статьи можно найти здесь:
Первая статья
«Учет трудозатрат инженерного персонала в «1С:ERP+PM»: старт для проектного учета и распределения зарплаты»
Вторая статья
«1С:ERP+PM в действии: ежедневный учёт времени по проектам для инженерных команд»
В этой статье разбираем:
Как написать «Учетную политику» по отражению заработной платы по статьям расходов и счетам учета для инженерного персонала, какие нюансы учесть.
Какую аналитику в программном продукте выбрать для разнесения заработной платы по проектам.
Как реализовать отражение заработной по проектам в программном продукте «1С:ERP+PM Управление проектной организацией».
Также будут затронуты вопросы:
Практическая автоматизация сложного учета заработной платы инженерного персонала в «1С:ERP+PM Управление проектной организацией», с привязкой к проектам, направлениям деятельности, счетам учета (20, 08, 25, 26 и др.) и табелям рабочего времени.
Отражение заработной платы инженерных сотрудников по данным табелей учета рабочего времени в проектно-ориентированной организации. Учетная политика, методика и автоматизация отражения расходов по оплате труда в оперативном и регламентированном учете по счетам учета, статьям расходов, направлениям деятельности, заказам, проектам и объектам ВНА.
Анастасия Вощанова
Директор по экономике и автоматизации процессов, РТСофт
Руководитель направления 1С
✉ nast@rtsoft.ru | Telegram: @voschanova
Как повысить точность учета по проектам трудозатрат инженерного персонала
В проектно-ориентированных организациях, где основным ресурсом является инженерный персонал, перед финансовыми директорами стоит задача повышения точности планирования и учета трудозатрат ведущих специалистов, подразделений в разрезе проектов.
Для этого необходимо организовать интеграцию данных о трудозатратах по проектам с системой бухгалтерского учёта таким образом, чтобы связать проектный, финансовый контур, расчёт зарплаты и регламентированный учёт.
Такая «связка» позволит корректно распределять зарплату сотрудников по проектам и отражать расходы на нужных счетах в соответствии с принципами бухучёта.
В этой статье мы демонстрируем, как с помощью программы «1С:ERP+РМ Управление проектной организацией» связать проектный (о нем шла речь в первой и второй статьях цикла) и финансовый контуры с расчетом зарплаты и регламентированным учетом через единые справочники, настройки «Способов отражения зарплаты», «Распределение основного заработка» и документ «Отражение зарплаты в финансовом учете».
Это обеспечивает прозрачную цепочку от планового таймшита до реальных проводок по счетам, минимизирует ручные операции и дает финансовому руководству достоверную аналитику для бюджетирования, анализа прибыльности проектов и контроля исполнения учетной политики.
Внедрение системы учета трудозатрат инженеров и распределения ФОТ по проектам в «1С:ERP+PM» обеспечивает финансовым директорам и главным бухгалтерам полную прозрачность расходов, точное отражение зарплаты на счетах 20, 08, 25, 26 и др., а также контроль себестоимости заказов и объектов ВНА. Это минимизирует ошибки в регламентированном учете и дает данные для управленческих решений по рентабельности проектов.
Учетная политика и методика отражения заработной платы инженерного персонала по счетам
Способ отнесения заработной платы инженерного персонала должен быть закреплен в учетной политике организации.
Учетная политика определяет единые правила отражения заработной платы инженерного персонала, обеспечивая точный учет затрат по проектам, направлениям деятельности и типам расходов, что особенно актуально для инженерных компаний с проектной структурой.
Учетная политика фиксирует методику распределения зарплаты инженеров: основная часть (оклад, надбавки) идет на счет 20 «Основное производство» по направлениям деятельности (проектам), НИОКР — на 08.08, строительство ОС — на 08.03, управленческие функции — на 25/26. Разнесение происходит ежемесячно по табелям рабочего времени пропорционально долям, с аналитикой по проектам и статьям расходов (ФОТ ПР, ОПР, ОХ). Это обеспечивает соответствие бухучету и налоговым требованиям без ручных корректировок.
Для каждой организации методика и учетная политика могут отличаться в зависимости от специфики, характера деятельности инженеров и целей управленческого учета. Ниже приводим один из вариантов учетной политики.
Учетная политика. Раздел: Учет расчетов с персоналом по оплате труда (инженерный персонал).
1. Бухгалтерский учет расчетов с персоналом ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Начисление и выплата заработной платы ведётся без учёта направлений, а затраты (отражение зарплаты в учете) учитываются и распределяются по направлениям. Настройка направлений задается в способах отражения заработной платы. Учет по направлениям деятельности ведется в разрезе проектов.
2. Порядок отнесения затрат на оплату труда.
Заработная плата инженерного персонала, непосредственно занятого в производственном процессе и участвующих в конкретных коммерческих проектах, включается в состав прямых производственных расходов и отражается по дебету счета 20 «Основное производство» с указанием аналитики «Направление деятельности».
Заработная плата инженерного персонала, выполняющего обслуживающие или управленческие функции, относится к косвенным расходам и отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 25 «Общепроизводственные расходы» или 23 «Вспомогательные производства».
Если инженерный персонал занят в создании НМА (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы), их заработная плата может накапливаться на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08.08 «Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ».
Если инженерный персонал занят в создании объектов основных средств, таких как демонстрационные, испытательные стенды, их заработная плата может накапливаться на счете 08.03 «Строительство объектов основных средств».
3. Аналитика разнесения расходов на оплату труда по проектам.
Деятельность компании носит проектно-ориентированный характер. Коммерческие договоры учитываются отдельными проектами. Каждый этап договора ведется как этап проекта. Создание объектов нематериальных активов (НМА) и основных средств (ОС) также ведется в виде отдельных проектов.
В качестве аналитики для отнесения расходов на оплату труда инженерного персонала используются направления деятельности.
Каждое направление деятельности однозначно соотносится с проектом и этапом проекта.
4. Порядок разнесения затрат.
Затраты на оплату труда инженерного персонала распределяются по проектам ежемесячно на основе:
Фактически отработанного времени, отраженного в табеле учета рабочего времени (таймшите).
Процентного распределения времени по направлениям деятельности/этапам проектов.
5. Разнесение затрат по фонду оплаты труда (ФОТ) инженерным сотрудникам по статьям расходов и счетам учета.
Формирование табеля учета рабочего времени для определения долей распределения основного заработка по проектам
Табель учёта рабочего времени формируется на основе ежедневных трудозатрат (таймшитов), вносимых инженерным персоналом в проектный контур «1С:ERP+PM». Эти данные отражают фактическую загрузку сотрудников по проектам и служат основой для расчёта долей распределения оплаты труда в документе «Распределение основного заработка».
Например, сотрудник может отработать 0,5 ставки на один проект и 0,5 — на другой, при этом сумма долей всегда составляет 1. Такое распределение позволяет корректно распределить оклад и надбавки в соответствии со способами отражения заработной платы, которые привязаны к проектам через справочник «Направления деятельности».
Для финансовых директоров и главных бухгалтеров этот механизм обеспечивает прозрачную и проверяемую основу для верификации проектных расходов перед закрытием месяца.
Пример ежемесячного отчёта по учёту рабочего времени в системе «1С:ERP+PM» представлен на рисунке 1.
Табель формируется из проектного контура «1С:ERP+PM» на основе ежедневных трудозатрат (таймшит), определяя доли для документа «Распределение основного заработка» — например, 0.5 на один проект, 0.5 на другой, сумма долей =1. Доли распределяют оклад и надбавки по способам отражения зарплаты, привязанным к проектам через справочник «Направления деятельности». Финдиректорам и главным бухгалтерам это дает точную методику распределения заработка по проектам, основанную на фактически отработанных часах.
1С:ERP+PM в действии: ежедневный учёт времени по проектам для инженерных команд
В статье разбираем, как получить ежемесячный табель учета рабочего времени и организовать учет времени инженерного персонала на примере программы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией»
Разнесение выплат инженерным сотрудникам по счетам учета, статьям расходов и направлениям деятельности
По каждому виду начисления необходимо определить указание способа отражения зарплаты: в документе, начислении, сотруднике, подразделении, организации (рисунок 2). Для отражения ФОТ инженерного персонала по проектам доля распределения заработка на основании «Табеля учета рабочего времени» указывается в документе «Распределение основного заработка».
Таблица 1. Разнесение выплат инженерным сотрудникам по счетам учета, статьям расходов и направлениям деятельности
Виды выплат инженерным сотрудникам | Вид начисления | Где указать в 1С, чтобы отразились в учете | Выполняемые работы | Способ отражения |
|---|---|---|---|---|
Основная часть (оклад), регулярные надбавки и компенсационные выплаты.
Отражаем на расходах через Распределение основного заработка по направлениям деятельности (проектам) по долям в соответствии с Табелем учета рабочего времени.
Отражается зарплата инженерам, разработчикам, проектировщикам, конструкторам и другим сотрудникам, отнесенным к «производ-ственным», работа которых связана с выполнением конкретных проектов | Повременная оплата труда и надбавки:
Прочие начисления и выплаты:
Оплата командировки:
| Способ отражения указывается в документе «Распределение основного заработка» по каждому сотруднику в соответствии с Табелем учета рабочего времени: указывается доля распределения заработка по Способам отражения зарплаты в бухучете по направлениям деятельности (проектам).
В виде начисления конкретный способ отражения не указывается, указано: по настройкам сотрудника. | Коммерческие договоры
| Счет 20 «Основное производство», Статьи расходов: «ФОТ (ПР)», «Страховые взносы (ПР)», Направление деятельности = Этап проекта (договор или договорной этап) |
Создание объектов НМА, НИОКР | Счет 08.08 «Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ». Статьи расходов: «ФОТ по созданию НМА (ВНО)», «Страховые взносы НМА (ВНО)», Направление деятельности = Проект, Аналитика: объект «Нематериальные активы и расходы на НИОКР»
| |||
Строительство объектов основных средств | Счет 08.03 «Строительство объектов основных средств». Аналитика расходов: объект строительства | |||
Обеспечение основного производственного процесса | Счет 25 «Общепроиз-водственные расходы», статья расходов «ФОТ (ОПР)» | |||
Административные работы | Счет 26 «Общехозяйственные расходы», статья расходов «ФОТ (ОХ)» | |||
Предпродажная подготовка, техническая поддержка продаж | Счет 44 «Расходы на продажу», статья расходов «ФОТ (КР)» | |||
Гарантийный ремонт | Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» - списание гарантийных расходов за счет резерва. | |||
Стимулирующие выплаты (премии, поощрения) | Разовая премия по проекту
| Способ отражения указывается в документе начисления «Премии» | - | Счет 20 «Основное производство», Статьи расходов: «ФОТ (ПР)», «Страховые взносы (ПР)», Направление деятельности = Проект |
Премия по итогам работы за период
| Способ отражения указывается в документе начисления «Премии» | - | Счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» Статья активов и пассивов «Оценочное обязательство по годовому вознаграждению» | |
Разовая премия к юбилею | Способ отражения указывается в документе начисления «Премии» | - | Счет 91.02 «Прочие расходы», Статья расходов «Подарки сотр., торжественные даты и события (за счет чистой прибыли)» | |
Выплаты за неотработанное время (Отпускные, Больничные, Оплата времени обучения) | Больничный за счет работодателя (Без НДФЛ) | Способ отражения указывается в документе «Больничный лист» | - | Счет 26 «Общехозяйственные расходы», статья расходов «ФОТ (ОХ)» |
Оплата отпуска: Отпуск основной | Способ отражения указывается в документе «Отпуск». В настройках системы указывается учет резервов по оплате труда. В документе Отражение зарплаты, вид операции указывается «Компенсация отпусков». | - | Счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям», субконто «Резерв ежегодных отпусков»
| |
Социальные выплаты, компенсация расходов | Материальная помощь | Способ отражения указывается в документе «Материальная помощь» | - | Счет 91.02 «Прочие расходы», Статья расходов «Материальная помощь_ФП_91.02.1» |
Как работает распределение заработной платы в 1С:ERP+РМ – понятно для финансового руководителя
В системе «1С:ERP+PM» распределение зарплаты в бухгалтерском и управленческом учёте построено на гибком механизме — «Способы отражения зарплаты». Это не просто техническая настройка, а ключевой инструмент точного учёта затрат, позволяющий корректно распределять расходы на заработную плату по проектам, направлениям деятельности, статьям и счетам.
Зачем это нужно?
Без чёткой методики распределения зарплата «размывается» по общим расходам, искажая себестоимость проектов и прибыльность бизнес-направлений и подразделений. Механизм способов отражения решает эту проблему: он однозначно определяет, по каким счетам, статьям и аналитике будут отражаться начисления — как в бухучёте, так и в управленческой отчётности.
Все настройки хранятся в справочнике «Способы отражения зарплаты», и для каждого сотрудника или начисления можно задать:
Счёт учёта (например, 20, 26, 44, 91 и т.д.),
Статью расходов (ФОТ, премии, отпускные и др.),
Аналитику — проект, направление деятельности, центр ответственности, заказчика.
Особенности по схеме оплаты труда. Схема распределения, приведенная в статье, применима для производственного персонала с повременной оплатой труда.
При сдельной оплате труда используются другие настройки и схема: распределение суммы оплаты труда на партии производства по выработке сотрудника в производственном контуре.
Как работает распределение – по уровням и приоритетам:
Документ начисления (кадровый документ или документ начисления, применение к определенным видам выплат, например, материальная помощь) (смотрим в «Начислении» какой указан «Способ отражения зарплаты», если указан конкретный способ, то зарплата будет отражена по нему, если указано «по настройкам сотрудника», то будет выбран способ отражения указанный или в документе распределения основного заработка, если там не указан, то в настройках сотрудника, если у сотрудника установлен вариант «по умолчанию», то в настройках подразделения, если там указано «по умолчанию», то в настройках организации)
Распределение основного заработка – здесь задаются доли распределения по проектам или направлениям.
Например, 60% зарплаты — на проект А, 40% — на проект Б. Каждая доля привязана к своему способу отражения. Это основа для точного учёта трудозатрат.
Сотрудник – индивидуальные условия учета для конкретного работника
Подразделение – отдельные правила для конкретного подразделения
Организация – общие правила для всех сотрудников
Вид начисления | Счет учета | Аналитика | Пример распределения |
|---|---|---|---|
Оклад инженеров по проектам | 20 | Направление (этап проекта), ФОТ (ПР) | По табелю учета рабочего времени, доли в «Распределении основного заработка» |
Оклад инженеров по объектам НИОКР/НМА | 08.08 | Объект НМА | По табелю учета рабочего времени, доли в «Распределении основного заработка» |
Управленческие функции | 26 | ФОТ (ОХ) | По настройкам сотрудника |
Премии по проекту | 20 | Направление (проект) | В документе «Премии» |
Отпускные | 96.01.1 | Резерв отпусков | Автоматически по резерву |
На рисунке 3 приведен пример «Способа отражения зарплаты» для отнесения расходов по оплате труда на направление деятельности (конкретный проект) и на статью расходов, относимую на себестоимость производства и счет 20 «Основное производство».
Для разнесения расходов по оплате труда по проектам служит аналитика «Направление деятельности». Каждое направление деятельности соотносится с конкретным проектом или этапом проекта (рисунок 4).
Распределение основного заработка
Документ «Распределение основного заработка» в «1С:ERP Управление предприятием» или в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) нужен для разделения плановых начислений сотрудника (например, оклада) между разными способами отражения в бухгалтерском учете в течение месяца. С помощью документа могут задаваться доли для разнесения оплат труда между:
направлениями деятельности (проектами и контрактами),
подразделениями,
статьями расходов и связанной аналитикой расходов,
источниками финансирования.
Документ вводится перед регистрацией документа «Отражение зарплаты в финансовом учете».
Приоритет «Способа отражения зарплаты» в документе «Распределение основного заработка» выше, чем способ, заданный для сотрудника и ниже, чем способ, указанный в конкретном документе раздела «Кадры» или «Зарплаты»: «Начисление зарплаты и взносов», «Больничные листы», «Отпуска», «Премии», «Командировки» и т.п.
При распределении основного заработка (в 1С:ЗУП) указывается доля (пропорция), определяющая, в какой пропорции начисления сотрудника относятся на разные направления деятельности (проекты). Сумма всех долей по сотруднику должна составлять единицу (1 или 100% в сумме) (если отмечен флаг «Суммарная доля указывается как 100%»).
Основные правила указания долей:
1 (или 100%): Если весь заработок относится на один способ (проект), указывается доля 1.
Пропорция (например, 0.5 и 0.5): Если заработок делится, например, между двумя проектами, указываются соответствующие коэффициенты, дающие в сумме 1.
Пример документа «Распределение основного заработка» с указанием отнесения долей на разные проекты приведен на рисунке 5.
Отражение заработной платы в финансовом учете
Документ «Отражение заработной платы в финансовом учете» предназначен для отражения расходов на оплату труда в финансовом учете. Документ может заполняться по начислениям при использовании подсистемы расчета зарплаты, вручную или автоматически (по обмену). Документ формирует проводки в регламентированном учете.
Пример заполнения документа «Отражение заработной платы в финансовом учете» приведен на рисунке 6. Суммы оплаты труда и их распределение между направлениями деятельности (проектами), указанными в способах отражения в учете, сформировались в документе автоматически по данным документа «Распределение основного заработка».
Документ «Отражение заработной платы в финансовом учете» сформировал проводки в регламентированном учете на счетах учета по направлениям деятельности (проектам) – рисунок 7.
Итоговые отчеты по суммам оплаты труда - учет по проектам
После проведения всех документов: распределение основного заработка на основе табеля учета рабочего времени и отражения заработной платы в финансовом учете, суммы оплаты труда отражаются на статьях расходов, счетах учета и направлениях деятельности (рисунок 8).
Финальный результат по списанию расходов в незавершенное производство (на сч. 20), во вложения по созданию объектов НМА и НИОКР и в текущие расходы в разрезе проектов можно увидеть во всех типовых отчетов программного продукта «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP+PM Управление проектной организацией».
На рисунке 9 приведен типовой отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 20», в котором можно видеть расходы по оплате труда, разнесенные по проектам.
1С:ERP+PM – инструмент проектного учета для точного распределения ФОТ по направлениям деятельности
Внедрение системы учета трудозатрат инженерного персонала и отражения заработной платы по проектам в «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» позволяет проектно-ориентированным компаниям добиться полной прозрачности расходов, точного распределения ФОТ по направлениям деятельности, заказам и объектам ВНА.
Учетная политика, четко фиксирующая методику отражения затрат на счетах 20, 08, 23, 25, 26 и других, в сочетании с ежедневным табелем рабочего времени, справочником «Способы отражения зарплаты», документами «Распределение основного заработка» и «Отражение зарплаты в финансовом учете», обеспечивает автоматизированный и управляемый процесс.
Это не только соответствует требованиям регламентированного учета, но и дает инструмент для формирования полной себестоимости проектов, включая расходы на оплату труда.
Полная интеграция проектного и финансового контуров минимизирует ручной труд, снижает ошибки и предоставляет данные для управленческих решений в реальном времени.
Нужно автоматизировать учет по проектам?
Оставьте заявку, покажем решение этой задачи в 1С:РМ
Реклама: «АйТиЛенд-Софт», ИНН 7839382226, erid: 2W5zFHpvZB7
Комментарии
1А каким образом использовать документ распределения, если для расчета заработной платы используется ЗУП КОРП. табель формируется на стороне ЗУПА. Есть интеграция?