Питание в командировке: как оплачивается в 2025 году
Можно ли оплачивать сотруднику расходы на питание в командировке: общие принципы
Порядок и размеры возмещения расходов на командировки, включая питание, регулируются:
Трудовым кодексом (ст. 168): гарантирует работнику возмещение расходов на проезд, проживание, суточные, а также других расходов, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»: устанавливает порядок оформления командировочных документов и определяет, что суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни.
Для справки. С 1 сентября 2025 года взамен действующего положения о командировках вступит в силу новое — утверждено постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Все ключевые правила остались прежними. Два основных изменения касаются возмещения командировочных расходов и перечня документов для подтверждения проезда сотрудника на личном или служебном транспорте.
Первое изменение заключается в том, что в новом положении теперь зафиксировано условие о возмещении сотруднику в том числе тех расходов, которые он совершил с ведома работодателя.
Второе изменение — в законе появился термин «проездные документы». К ним относятся: билеты, путевые листы, кассовые чеки, квитанции и другие документы, которые подтверждают поездку. Если сотрудник едет в командировку на личной или служебной машине, к служебной записке нужно приложить эти документы. Теперь работодатель точно знает, какие документы необходимо запрашивать у командированного сотрудника.
Если в локальных актах компании есть отсылка к действующему положению — внесите в документы изменения.
Важно понимать, что:
Четкого определения «расходов на питание» в законодательстве нет. Эти расходы обычно включены в понятие «суточные».
Размер суточных организация устанавливает самостоятельно и закрепляет во внутреннем локальном нормативном акте — например, в Положении о командировках. Он должен быть разумным и соответствовать обычным расходам на питание в регионе командировки.
Работодатель может оплачивать питание непосредственно, а не через суточные. Например, предоставлять талоны на питание, оплачивать счета из ресторанов — по согласованию с работником и при наличии подтверждающих документов.
Расходы на питание в командировке: как отражать в бухгалтерском и налоговом учете
Статья затрат | Бухгалтерский учет | Налоговый учет |
Суточные | Суточные относятся на расходы по обычным видам деятельности (счет 08, 20, 23, 26, 44, 91) | Суточные учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Суточные сверх лимита (700 руб. — за каждый день нахождения в командировке на территории России, 2 500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке) облагаются НДФЛ и страховыми взносами |
Оплата питания напрямую работодателем — талоны, корпоративные обеды, оплата счетов | Затраты относятся на расходы по обычным видам деятельности (счет 08, 20, 23, 26, 44, 91). Важно иметь документы, которые подтверждают факт оказания услуг питания — счета, акты оказанных услуг | Расходы на питание, оплаченные работодателем, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если они экономически обоснованы и связаны с производственной деятельностью. Если предоставление питания носит характер дохода в натуральной форме, то с его стоимости необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Важно учитывать, что контролирующие органы могут рассматривать оплату питания как доход работника, особенно если питание предоставляется систематически и не связано с необходимостью работы в командировке.
Согласно п. 7 ст. 171 НК вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли |
Возмещение расходов на питание по чекам (сверх суточных) | Относятся на расходы по обычным видам деятельности (счет 08, 20, 23, 26, 44, 91) | Для целей налогообложения прибыли необходимо обосновать производственную необходимость этих расходов. Если расходы признаны экономически обоснованными, то они могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Иначе они не уменьшают налогооблагаемую базу. Возмещение расходов на питание (сверх суточных) является базой для начисления НДФЛ и страховых взносов (письма Минфина от 16.05.2025 № 03-04-05/48139, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350) |
Затраты на питание в командировках: основные проводки
Дебет | Кредит | Содержание операции |
71 | 51 | Перечислены суточные работнику |
08 (20, 23, 26, 44, 91) | 71 | Отражены расходы на питание на основании чеков |
08 (20, 23, 26, 44, 91) | 60 | Отражены расходы на оплату питания по счету поставщика |
19 | 60 | Отражен НДС со стоимости питания (если поставщик является плательщиком НДС) |
68 | 19 | Принят к вычету НДС |
60 | 51 | Оплачен счет поставщика |
70 | 68 | Удержан НДФЛ со стоимости питания, признанной доходом в натуральной форме (если есть) |
08 (20, 23, 26, 44, 91) | 69 | Начислены страховые взносы со стоимости питания, признанной доходом в натуральной форме (если есть) |
Команда Millenium — это эксперты в сфере организации командировок, которые помогают:
оптимизировать бюджет — найдем самые выгодные варианты перелета и проживания, соответствующие вашей бюджетной политике;
получить закрывающие документы — оформим все необходимые документы, включая авансовые отчеты и документы для возмещения НДС;
оперативно решить все проблемы — мы на связи 24/7, чтобы ответить на любые вопросы, которые связаны со служебной командировкой;
автоматизировать процессы — используем современные технологии, чтобы упростить и ускорить работу по организации командировок.
Риски при оплате питания сотрудника в командировке и как их избежать
1. Неправильное оформление документов может привести к отказу в признании расходов для целей налогообложения прибыли.
Как этого избежать:
Разработайте подробное Положение о командировках с четкими требованиями к подтверждающим расходы документам.
Тщательно проверяйте авансовые отчеты и приложенные документы.
Храните все подтверждающие документы в установленном порядке. Например, с сервисом Millennium бухгалтерия может быстро получить все необходимые документы в электронном виде — документация, чеки и отчеты по командировке будут храниться в одном месте.
2. Необоснованные расходы на питание налоговики могут не признать в базе по налогу на прибыль. Речь идет о расходах, если их размер значительно превышает суточные — например, дорогие ужины в премиальных ресторанах без производственной необходимости.
Как этого избежать:
Установите в локальном акте компании разумные лимиты на суточные и расходы на питание сверх суточных, соответствующие региону командировки и характеру служебного задания.
Четко пропишите в Положении о командировках, какие расходы считаются обоснованными и допустимыми.
3. Начисление НДФЛ и страховых взносов с суточных, превышающих установленные законом лимиты.
Как этого избежать:
Следите за изменениями в законодательстве, которые касаются норм суточных, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами. Сейчас действуют лимиты: 700 руб. — за каждый день нахождения в командировке на территории России, 2 500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Ведите раздельный учет — необходимо четко различать расходы на питание, входящие в состав суточных, и расходы, оплачиваемые отдельно.
Чек-лист: как обеспечить правильный учет расходов на питание в командировках и снизить риски
✔️Разработайте локальный нормативный акт (ЛНА) «Положение о командировках», в котором закрепите размер суточных.
✔️Если сотрудник питается за счет суточных, компания не возмещает ему расходы на питание сверх суммы суточных.
✔️Работодатель по желанию может возмещать сотруднику расходы на питание в командировке. Такое условие обязательно должно быть зафиксировано в локальном акте компании. Если работодатель компенсирует питание сотрудника в командировке, то расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.
Сервис Millennium помогает организовывать командировки быстро и эффективно. Все необходимые этапы — выбор транспорта, отелей и дополнительных услуг, согласование поездки и бронирование — происходят в одном удобном интерфейсе. Использование платформы позволяет сократить расходы на служебные командировки до 15%, а также ускорить выполнение рабочих процессов на 70%. Это значит, что организация поездок больше не задерживает сроки реализации проектов.
Читайте также:
Топ проблем при организации командировок и как их избежать
Расходы на транспорт в командировке в 2025 году: документы, учет и налоги
Как направить сотрудника в командировку в 2025 году: пошаговая инструкция для работодателя
Millennium
Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий
Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFHczLQ8
Комментарии
4Не совсем согласна с тем, что любые расходы на питание сверх суточных автоматически облагаются НДФЛ. По письму Минфина № 03-04-05/48139 расходы на питание могут быть признаны экономически обоснованными, если они необходимы для выполнения служебного задания. Значит, при грамотном оформлении документов и правильной экономической обоснованности лишнего налога можно избежать.
Прикольно что меня еще и покормят .
Согласен, что четкое Положение о командировках реально упрощает жизнь и бухгалтеру и сотруднику