Изменения в командировках с 1 сентября 2025 года: как работать по новым правилам

С 1 сентября 2025 года вступит в действие новое положение о командировках, которое утверждено постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749 уходит в прошлое.

Кардинальных изменений в оформлении и оплате командировок постановление № 501 не несет, скорее вносит уточнения:

1. Приказ или распоряжение о командировании работника — главный документ-основание длительной служебной поездки. Других вариантов быть не может.

2. Поездка удаленного сотрудника в офис считается командировкой, если в его трудовом договоре прописан населенный пункт, отличный от места нахождения офиса. Например, офис расположен в Москве, сотрудник работает удаленно из Санкт-Петербурга, и это прописано в договоре. Тогда поездка в Москву — служебная командировка.

3. В новом положении появилось понятие «проездные документы» — это любые подтверждения поездки сотрудника: билеты, путевые листы, чеки с заправок, квитанции и т. д. Если сотрудник едет в командировку на личном или рабочем автомобиле, поездку он должен подтвердить этими конкретными «проездными документами».

4. Для возмещения командировочных расходов обязательное разрешение больше не требуется, достаточно ведома руководителя, то есть согласия или информированности.

Проведите аудит действующих локальных актов, которые регламентируют служебные командировки в организации. Это может быть положение о командировках, раздел в учетной политике и т. д. Как минимум в них нужно поменять ссылку на новое постановление от 16.04.2025 № 501.

Проверьте и при необходимости скорректируйте формулировки в соответствии с новым постановлением в части документа-основания, проездных документов и порядка возмещения расходов в командировке.

Порядок направления работника в командировку по новым правилам с 1 сентября 2025 года:

Шаг 1. Убедитесь, что сотрудника можно направить в служебную командировку. Например, ТК запрещает отправлять в командировку:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК).

• несовершеннолетних, кроме творческих работников и спортсменов (ст. 268 ТК).

• инвалидов с противопоказаниями к командировкам по медицинскому заключению (ч. 2 ст. 167 ТК).

• работников на ученическом договоре, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК).

Шаг 2. Если работник относится к одной из нижеперечисленных категорий, получите у него согласие на поездку:

• женщины с детьми до трех лет (ч. 2 ст. 259 ТК).

• родители детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК).

• многодетные родители, пока младший ребенок моложе 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК).

• одинокие родители с детьми до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК).

• супруги вахтовиков (ч. 3 ст. 259 ТК).

• опекуны детей до 14 лет (ч. 3 ст. 259 ТК).

• работники, которые ухаживают за членами семьи по медицинскому заключению (ч. 3 ст. 259 ТК).

• родители детей до 14 лет, если другой родитель мобилизован (ч. 3 ст. 259 ТК).

Шаг 3. Издайте приказ о направлении работника в командировку. Теперь — это главный документ. Служебные записки, служебные задания, командировочные удостоверения и прочее имеют право на существование как дополнительная рабочая документация. Основанием для поездки они не служат. В приказе нужно прописать:

• название организации-работодателя;

• ФИО и должность сотрудника, который едет в командировку;

• страну, город и название организации, куда едет сотрудник;

• конкретные даты начала и окончания командировки;

• четко сформулированную цель поездки, например, участие в фестивале, посещение форума, или прохождение обучения, с указанием точного места пребывания.

Если сотрудник едет на машине срок подтвердят:

• служебная записка от сотрудника с согласием руководителя;

• путевой лист с указанием маршрута, дат и показаний одометра;

• чеки на бензин, подтверждающие заправку в период поездки и по маршруту следования.

Шаг 4. Выплатите аванс на командировочные расходы. Если компания заранее не купила проездные билеты и не оплатила проживание в гостинице, заложите эти расходы в сумму аванса. Также нужно выплатить суточные по нормам, которые утверждены в локальном акте работодателя.

Шаг 5. Отметьте командировку в табеле буквой «К» или цифрами «06». Для учета работы в выходные и праздники используйте коды «Рв» или «03». Рядом укажите количество часов, которые командированный отработал в этот день.

Шаг 6. Получите от работника авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, билеты, посадочные талоны или справку о перелете, справку из гостиницы (если бронировали через агента) и прочие расходы, о которых сотрудник уведомил руководителя, например, такси в командировке.

Millennium позволяет быстро организовывать и согласовывать командировки. Система гарантирует, что у работодателя всегда будет полный набор подтверждающих документов. В ней можно издавать приказы и формировать авансовые отчеты, а синхронизация с учетной системой значительно снижает нагрузку на бухгалтерию и отдел кадров и помогает избежать ошибок.

Читайте также:

• Расходы на транспорт в командировке в 2025 году: документы, учет и налоги.

• Топ проблем при организации командировок и как их избежать.

• Питание в командировке: как оплачивается в 2025 году.

Millennium

Профессиональный сервис по организации командировок и MICE мероприятий

Подробнее

Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFHt7ge4