Командировка за границу: суточные в 2025 году

Суточные — это дополнительные расходы работника, которые связаны с его проживанием вне дома. Например, затраты на питание, личные траты. Их перечисляют не только командированным, но и сотрудникам с разъездным характером работы — например, торговым представителям, курьерам, менеджерам по продаже. 

Суточные выплачивают за каждый день нахождения работника в командировке, включая день отъезда и приезда. При этом не имеет значения время отправления сотрудника в командировку или его возвращения обратно. 

Например, поезд сотрудника, направляемого в служебную поездку, отправляется в 23.55. Суточные нужно выплатить за весь день и не важно, что фактически работник находился в командировке в этот день всего 5 минут.  

При оформлении больничного в загранкомандировке суточные выплачивают за все дни болезни. А вот если заболел разъездной работник, эту выплату он не получит. Ему выплатят лишь пособие по временной нетрудоспособности.

Суточные можно выплатить в любом размере. Минимального и максимального лимита нет. Исключение предусмотрено лишь для командировок по РФ и только в отношении двух категорий работников:

• Сотрудников бюджетных учреждений — у них суточные ограничены размером в 100 руб. 

• Сотрудников, которые едут в командировку на территорию новых регионов для обеспечения жизнедеятельности населения и восстановления инфраструктуры. У них размер суточных составляет 8 480 руб. (пп. 1, 2 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915). 

Размер суточных нужно прописать в локальном акте организации, например, в Положении о заграничных командировках.

Если командировка за рубеж длится один день, суточные нужно оплатить в половинном размере от установленной в организации нормы.

Посчитайте их по билетам или возьмите данные из служебной записки. Последний вариант подойдет, если работник уезжает в командировку на собственном или служебном транспорте и билетов у него просто нет. Подтверждающими документами в этом случае будут путевые или маршрутные листы, а если нет и их, то документы с места проживания — чеки, договор аренды и т. п.

За дни пребывания за пределами РФ и дни, когда работник пересек границу (в сторону иностранного государства) суточные считайте в размере, установленном для загранкомандировок. А при возвращении сотрудника из-за рубежа день пересечения границы РФ считайте в размере, определенном для командировок по РФ.

Расходы по загранпоездкам на оформление визы и загранпаспорта, консульские и аэродромные сборы, оплату въезда для автомобиля в суточные не включаются и оплачиваются дополнительно.

Пример расчета суточных. Иванов В.С. был в командировке в Китае 6 дней — с 1 по 6 ноября. Вылет из Москвы состоялся в 23.00 1 ноября, граница была пересечена 2 ноября. Обратно Иванов вернулся в РФ (пересек границу) 6 ноября. Положением о заграничных командировках размер суточных по РФ в организации составляет 650 руб., а за пределами РФ — 2 400 руб.

Размер суточных за 6 дней командировки составит 10 900 руб., из которых 2 дня (1 и 6 ноября) будут оплачены в размере по 650 руб. за день и оставшиеся 4 дня по 2 400 руб. за день. 

Ограничений по способу перечисления нет. Выдать сотруднику суточные можно наличными, переводом на карту, путем предоставления корпоративной карты.

Подтверждать на что были потрачены суточные, сотрудник не обязан, но это может потребоваться в случае корректировки их размера. Например, если работник вернулся раньше или, наоборот, задержался в командировке дольше, чем планировалось.

Подберем лучший формат для вашего корпоративного мероприятия

Заполните форму и наш менеджер предложит вам уникальные скидки на все составляющие мероприятия

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

С суточных, как и с любого другого дохода сотрудника, нужно перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Но это нужно делать только если они превышают лимит, установленный ст. 217 НК. В 2025 году он равен:

• 2 500 руб. — для обычных сотрудников, командируемых за границу;

• 3 500 руб. — для разъездных работников, находящихся за пределами РФ.

Для целей расчета НДФЛ и начисления страховых взносов датой получения дохода следует считать последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК, письмо Минфина РФ от 29.05.2017 № 03-15-06/32796). 

НДФЛ с суточных, превышающих указанный выше лимит, исчислите в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет и удержите из любого дохода сотрудника (пп. 6 п. 1 ст. 223, пп.1, 3, 4 ст. 226 НК). 

«Травматичные» взносы на суточные начислять не нужно, независимо от их размера.

Расходы по выплате суточных можно учесть в составе затрат по налогу на прибыль и на УСН «Доходы минус расходы» в полном объеме. Они признаются в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета. 

Если сотрудник приобрел валюту самостоятельно, ему нужно компенсировать затраты по курсу на дату покупки валюты. Если документа о приобретении валюты нет, учитывайте расходы по курсу Центробанка на дату выдачи аванса, а по сумме свыше аванса — по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 19.08.2022 № 07.01-09/81220).

В бухгалтерском учете отразите суточные следующей проводкой Д 26 (44) — К 71 (60).

Организация командировки в любую точку мира — это лишь половина задачи. Вторая, не менее важная — корректно закрыть все финансовые документы и рассчитать суточные.

Millennium — это комплексное решение для бизнеса, которое:

• Сокращает travel-бюджет до 15%.

• Автоматически формирует отчеты для бухгалтерии.

• Интегрируется с 1С для мгновенной передачи данных.

Доступ к 190 странам, поддержка 24/7 и возможность бесплатных изменений — ваши командировки будут под полным контролем.

Читайте также:

• Как оформить и оплатить однодневную командировку в 2025 году: шпаргалка для бухгалтера.

• Больничный во время командировки: топ вопросов и ответов для бухгалтера.

• Питание в командировке: как оплачивается в 2025 году.

Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFK73M28