Как оформить и оплатить однодневную командировку в 2025 году: шпаргалка для бухгалтера

Однодневная командировка — это поездка сотрудника организации для выполнения определенной работы, задач вне постоянного места работы, которая начинается и заканчивается в один и тот же календарный день.

Командировка, которая началась в один день и закончилась в другой считается двухдневной, даже если она длилась менее 24 часов.

Командировка даже на один день требует соблюдения процедур и последовательности как при поездке на несколько дней, но есть нюансы.

Для однодневных командировок действуют такие же ограничения, как и для длительных: одни категории работников нельзя отправлять в поездки вовсе, а от других обязательно нужно получить согласие. Полный список ограничений смотрите здесь.

Когда ответ на вопрос «Кто поедет?», получен, приступайте к оформлению. Вся процедура состоит из нескольких шагов:

Приказ о направлении в командировку — главный документ, который служит основанием для поездки и выплат по ней. Руководитель командируемого работника может подготовить служебную записку или задание, но эти документы будут нести только информационный характер. Старт поездке дает именно приказ.

Важно. Поездка дистанционного сотрудника в офис считается командировкой, если в его трудовом договоре прописан населенный пункт, отличный от места нахождения офиса. 

Например, офис расположен в Твери, сотрудник работает удаленно из Москвы, и это прописано в договоре. В 6.50 на Сапсане работник выезжает из Москвы в Тверь и возвращается в Москву в тот же день в 21.10. Такая поездка удаленщика — однодневная служебная командировка.

Работодатель обязан оплатить все расходы, связанные со служебной командировкой. При однодневной командировке не должно быть расходов на оплату жилья и суточные не полагаются. Остаются только транспортные расходы и только при условии, что билеты не куплены компанией заранее.

Сотрудник может поехать в однодневную командировку на личном или служебном автомобиле. В таком случае обязанность работодателя — оплатить топливо.

Выдача аванса на командировку в бухучете сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51).

В табеле однодневную командировку отмечайте так же как и длительную — буквой «К» или цифрой «06». Если сотрудник работал в выходной или праздничный день, ставьте «Рв» или «03» и рядом количество отработанных часов.

К авансовому отчету работник должен приложить проездные документы (билеты, чеки с АЗС, посадочные талоны и т. д.) и чеки и квитанции о дополнительных затратах.

Например, счет из кафе, где сотрудник обедал. Так как при однодневной командировке суточные не положены, работодатель может взять на себя оплату питания командированного. Это может быть регламентировано и нормировано локальным актом или согласовано в разговоре, то есть с ведома. Но от этого зависит налогообложение.

Во втором случае для работника оплаченный работодателем обед будет натуральным доходом, с которого работодатель обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В первом случае налогов и взносов не возникнет. 

Счет принятия командировочных расходов в бухгалтерском учете зависит от целей поездки:

Выдайте из кассы или перечислите на карту сумму, которую работник потратил и подтвердил документами сверх полученного аванса. Если он потратил меньше, остаток потребуйте вернуть.

Возврат оформите в учете проводкой Дт 50 (51) Кт 71, доплату Дт 71 Кт 50 (51).

Дни командировки оплачиваются по среднему заработку за предыдущие 12 месяцев. Оплату однодневной командировки можно присоединить к выплате зарплаты за первую половину месяца или к окончательному расчету за месяц.

Бухучет оплаты дней командировок аналогичен бухучету зарплаты:

Оплата командировки не отличается от остальных зарплатных выплат: с нее нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. И НДФЛ, и взносы нужно перечислить на ЕНС в составе единого платежа, но в разные сроки и с предварительной подачи уведомления:

• Уведомление по страховым взносам нужно подать в срок до 25 числа месяца после месяца однодневной командировки, а перечислить взносы в бюджет — до 28 числа после уведомления.

• Если день поездки был оплачен работнику в период с 1 по 22 число месяца, то дедлайн для уведомления — 25 число того же месяца, а для оплаты — 28 число.

• Если день поездки был оплачен работнику в период с 23 числа по последний день месяца, то уведомление нужно подать не позднее 3 числа следующего месяца, а заплатить НДФЛ — не позднее 5 числа.

С Millennium работа кадровиков и бухгалтеров становится проще:

• сервис позволяет быстро организовать и согласовать командировку и автоматически перенести информацию о поездке в учетную программу;

• не нужно собирать акты от разных поставщиков услуг, так как у вас всегда будет полный пакет закрывающих документов;

• авансовый отчет заполняется автоматически по данным билетов и отелей, ручной ввод и, как следствие, ошибки исключены.

Читайте также:

• Питание в командировке: как оплачивается в 2025 году.

• Больничный во время командировки: топ вопросов и ответов для бухгалтера.

• Новые правила авиаперевозок: что меняется для пассажиров с 1 сентября 2025 года.

Автоматизируем все задачи по организации командировок в одном окне с минимальной стоимостью

Проведем бесплатную консультацию по всем возможностям сервиса

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «МИЛЛЕННИУМ-КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ», ИНН 7730613348, erid: 2W5zFJjJQbi