Когда ручное управление становится проблемой
Представьте себе компанию «БухКонсалт Плюс», которая оказывает услуги по бухгалтерскому и налоговому учету. Гордая вывеска, три года на рынке, офис в бизнес-центре, 12 бухгалтеров и директор Виктор Семенович, который до сих пор хранит свой первый калькулятор.
Компания обслуживает клиентов по всей России — от Калининграда до Владивостока. Казалось бы, серьезный бизнес. Но если заглянуть внутрь, картина откроется весьма занимательная.
Менеджер Марина ведет учет клиентов в специальной тетрадке, Елизавета — в Excel. У менеджера Константина вместо тетрадки и таблицы — стопка стикеров с напоминаниями, половина из которых разлетелась по всему офису вместе с информацией о клиентах.
А недавно и вовсе случился конфуз. Оказалось, что с компанией «Гранитный завод» договор был подписан только со стороны «БухКонсалт Плюс» — клиент не поставил свою подпись. В итоге возник спор о стоимости услуг, и выяснилось, что доказывать свою правоту гораздо проще, если есть подписанные документы.
Внутри компании тоже творится настоящий хаос. Ольга обслуживает 15 клиентов и каждый вечер задерживается допоздна, пьет третью чашку кофе и ненавидит день, когда решила стать бухгалтером. А Светлана уходит домой ровно в 18:00 — у нее всего 5 клиентов. Никто не знает, почему так происходит — может, Светлана работает эффективнее, а может, директор просто забыл равномерно распределить нагрузку.
Виктор Семенович, директор компании, периодически собирает планерки, где сотрудники нервно отчитываются о проделанной работе. Кто-то судорожно листает блокнот, кто-то пытается восстановить события по электронной почте, а кто-то просто кивает и надеется, что его не спросят ни о чем конкретном.
В какой-то момент Виктор Семенович понял, что его бизнес похож на популярный анекдот про лебедя, рака и щуку — только у него дюжина бухгалтеров, разрозненные Excel-таблицы и бумажные стикеры.
Знакомая ситуация? Если вы узнали в этом описании свою компанию хотя бы частично — возможно, пришло время признать, что некоторые процессы стыдно не автоматизировать в 2025 году. Особенно когда речь идет о работе с клиентами — главным источником дохода любой компании.
Как одна CRM-система может превратить хаос в порядок
После особенно провального квартала, когда «БухКонсалт Плюс» потеряла трех клиентов из-за организационных неурядиц, Виктор Семенович пригласил консультанта по автоматизации бизнеса.
Консультант посоветовал директору внедрить CRM-систему.
— Это комплексное решение для управления основными бизнес-процессами, — пояснил консультант. — Давайте по порядку.
Автоматические напоминания вместо улетевших стикеров
CRM-система сама напомнит менеджеру вовремя позвонить или написать клиенту. Более того, она может автоматически отправить заказчику напоминание об оплате, даже если ваш сотрудник ушел в отпуск.
Константин больше не будет нервно искать стикеры с записями — вся информация о клиенте будет храниться в единой базе, доступной каждому сотруднику компании. А когда клиент позвонит, менеджер сразу увидит историю взаимодействий, последние документы и задачи.
Документооборот без проблем
Система позволяет создавать документы по шаблонам прямо из карточки клиента. Менеджер видит, какие документы уже подписаны, а какие еще нет. Вы можете настроить автоматическое напоминание о необходимости завершить оформление документации.
Вы сможете печатать акты, счета, доверенности, товарные накладные по своим шаблонам или пользоваться готовыми. А роботы помогут отправлять их клиентам по email, в чате или ссылкой в SMS.
Контроль выставления и оплаты счетов
Для отправки счетов также можно пользоваться готовыми шаблонами. Система покажет, открыл ли клиент счет и оплатил ли его. Вы не пропустите ни одного платежа, а ваши менеджеры будут получать уведомления о просроченных оплатах.
Равномерное распределение рабочей нагрузки
Помните, как Ольга задерживалась допоздна с 15 клиентами, а Светлана уходила вовремя с 5? CRM-система позволяет руководителю отслеживать загруженность каждого сотрудника. Вы увидите, сколько клиентов ведет каждый менеджер, сколько задач у него запланировано и сколько просрочено.
План продаж и отчеты дают возможность распределять план между сотрудниками, следить за нагрузкой на менеджеров и анализировать эффективность работы каждого.
Прозрачность рабочих процессов для руководителя
На планерках Виктору Семеновичу больше не придется выяснять, кто и какие задачи выполнял. Руководитель в любой момент может посмотреть, какие дела запланированы сотрудниками, сколько продаж совершено, сколько дел просрочено. Вся информация представлена в наглядных отчетах и графиках.
Рейтинг покажет ваших постоянных клиентов, а также тех, кто приносит максимальный оборот. Вы сможете группировать сделки по разным категориям и находить новые возможности для работы с клиентской базой.
Все эти функции и многие другие доступны в единой системе «Битрикс24». Это система для управления всеми бизнес-процессами компании, от первого контакта с клиентом до финальных расчетов и аналитики эффективности.
Дополнительные возможности
После нескольких месяцев использования «Битрикс24» Виктор Семенович решил изучить дополнительные возможности системы. Консультант предложил установить несколько приложений из маркетплейса «Битрикс24», которые помогут решить специфические задачи компании.
Это приложение позволяет подключить различные платежные сервисы прямо к вашему «Битрикс24»: эквайринг Тинькофф банка, Альфа-Банка, Сбербанка, сервисы Paykeeper, Cloud Payments, Wallet One, Robokassa, ЮKassa, Sber, Freepayment, Yandex Pay + Сплит и Точка (СБП).
После установки приложения бухгалтеры компании могут использовать несколько удобных сценариев:
Выставление ссылок на оплату через робота или бизнес-процесс. Теперь, когда клиенту нужно оплатить услуги, система автоматически отправляет ему удобную ссылку на оплату. Заказчик может перечислить деньги любым удобным способом, а система отслеживает факт платежа.
Автоматическая смена статуса сделки при оплате. Как только клиент оплачивает счет, статус сделки меняется автоматически и ответственный менеджер получает уведомление об оплате.
Формирование графика платежей. Для клиентов с регулярными платежами компания может настроить графики оплаты с автоматическими напоминаниями.
Мобильный кабинет клиента — это инструмент, который предоставляет заказчикам доступ к информации по их сделкам, счетам и переписке с менеджером. Для каждого контакта или компании в «Битрикс24» можно активировать личный кабинет с гибкими настройками видимости данных.
Клиенты будут видеть, на какой стадии находится подготовка их документов, какие счета оплачены, а какие еще ожидают оплаты.
Этот сервис простой электронной подписи позволяет компании подписывать документы с клиентами с помощью кодов из СМС-сообщений. Согласно закону № 63 «Об электронной подписи» документ, подписанный ПЭП, имеет такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно, при наличии соглашения между контрагентами.
Договор или акт выполненных работ можно подписать буквально за минуту. Особенно оценят эту возможность иногородние клиенты, которым раньше приходилось либо отправлять документы почтой, либо приезжать в офис. Теперь весь процесс занимает минимум времени и происходит в электронной форме с соблюдением всех юридических норм.
Приложение позволяет для значений любого пользовательского списочного поля в cделке, лиде, контакте, компании, смарт-процессе назначить цвет. При выборе этого значения карточка в канбане подсвечивается соответствующим оттенком.
Можно настроить цветовую систему по разным параметрам:
приоритетность клиентов;
срочность выполнения работ;
статус оплаты.
Цвета карточек можно менять автоматически через роботы или бизнес-процессы, что позволяет визуально контролировать ход работы без дополнительных усилий.
Эти три приложения в сочетании с базовой функциональностью Битрикс24 превратили хаотичную работу «БухКонсалт Плюс» в упорядоченный, прозрачный процесс, где каждый сотрудник точно знает свои задачи, клиенты получают качественный сервис, а руководство имеет полный контроль над всеми процессами.
Если вы тоже хотите упростить и упорядочить свои процессы, компания Off Group предлагает разные приложения для удобной работы финансового департамента. Все решения опубликованы в Маркете и доступны при наличии подписки. Возможна индивидуальная доработка приложений под ваш бизнес.
Избегайте рисков при работе с облачным Битриксом
В чек-листе рассказали, как защитить свой портал
Заполните форму, вышлем чек-лист вам на e-mail:
Реклама: ИП Кудрявцев Г.Ю., ИНН 100122575295, erid: 2W5zFHn8fMz
Комментарии
1Про автоматизацию документооборота подробно рассказываем в нашем блоге. Подписывайтесь)