Эквайринг и онлайн-касса: в чем разница и нужна ли касса, если есть эквайринг

Эквайринг — банковская услуга, с помощью которой бизнес принимает оплату картами. В магазине для этого используют POS-терминал: покупатель прикладывает карту или смартфон, банк обрабатывает платеж, а затем перечисляет деньги продавцу.

Онлайн-касса — контрольно-кассовая техника (ККТ), которая фиксирует расчеты, формирует фискальные чеки и передает сведения в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Она используется не только при безналичной оплате, но и при расчетах наличными.

Основные различия:

Слип терминала и кассовый чек легко перепутать. Оба могут быть напечатаны на термобумаге, но содержат разные сведения. На слипе обычно указаны сумма оплаты, дата операции и часть номера банковской карты. В фискальном чеке — наименования товаров, цены, данные продавца, регистрационный номер ККТ, фискальные реквизиты и QR-код.

В большинстве случаев организации и ИП обязаны применять онлайн-кассу при расчетах с покупателями-физлицами. Это требование действует независимо от способа оплаты: наличными, банковской картой, через СБП или переводом по реквизитам. Если бизнес обязан применять ККТ, подключение эквайринга не освобождает его от этого требования.

При этом есть исключения. Для некоторых предпринимателей и видов деятельности закон разрешает принимать платежи без онлайн-кассы. Основные исключения перечислены в ст. 2 закона № 54-ФЗ:

• Самозанятые на НПД. Не обязаны использовать онлайн-кассу при получении доходов, облагаемых налогом на профдоход. Вместо фискального чека ККТ они формируют чек через приложение «Мой налог» или банк. Также за исполнителей чек может выдавать специальная платформа для работы с самозанятыми.

• Некоторые ИП на патенте. Например, предприниматели, которые занимаются пошивом одежды на заказ, ремонтом мебели или оказывают фотоуслуги. Вместо кассового чека они обязаны выдавать покупателю документ о расчете с установленными реквизитами. При этом сам по себе патент не освобождает от применения ККТ.

• Предприниматели с отдельными видами деятельности. Без ККТ разрешено, например, ремонтировать обувь, изготавливать ключи, продавать мороженое в киосках или сезонные овощи и фрукты вразвал. Для некоторых видов торговли действуют дополнительные ограничения по ассортименту и условиям продажи.

• Бизнес в отдаленных и труднодоступных местностях. Организации и ИП вправе работать без кассы, если населенный пункт входит в перечень, утвержденный региональными властями. Проверить его можно на официальном сайте правительства региона. По требованию покупателя продавец обязан выдать документ, подтверждающий расчет. Освобождение не распространяется на торговлю подакцизными товарами и расчеты с использованием автоматических устройств (п. 3 и 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Для некоторых форматов торговли закон устанавливает дополнительные требования к применению ККТ и выдаче кассовых чеков.

Розничные магазины. При продаже товаров физлицам касса обычно обязательна, даже если покупатели расплачиваются исключительно картами. С 1 марта 2025 года требования ужесточили и для торговли на рынках и ярмарках. Теперь работать без ККТ там вправе только отдельные категории продавцов, например сельхозпроизводители на ЕСХН и некоторые ИП на патенте при соблюдении установленных условий (п. 2 и 2.4 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Кафе и рестораны. С 1 марта 2025 года при непосредственном взаимодействии с посетителем действует особый порядок. После согласия клиента оплатить заказ заведение должно сформировать и выдать бумажный кассовый чек до получения денег. При дистанционной оплате доставки через сайт или приложение это правило не действует, но расчет все равно требуется провести через ККТ (п. 5.11 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Интернет-магазины. При оплате заказа на сайте продавец обязан направить электронный кассовый чек на номер телефона или адрес электронной почты, которые покупатель указал до расчета. Печатать бумажный чек в этом случае необязательно (п. 5 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). Способ оплаты — картой, через СБП или по банковским реквизитам — сам по себе не освобождает продавца от применения ККТ.

При выборе учитывайте, где покупатели оплачивают товары или услуги, сколько операций проходит ежедневно и какое оборудование уже установлено. От этого зависят способ приема платежей, расходы и требования к кассовой системе.

В разных каналах продаж используется несколько видов эквайринга.

• Торговый эквайринг — для стационарных точек: магазинов, кафе, салонов красоты. Покупатель прикладывает карту или смартфон к POS-терминалу.

• Интернет-эквайринг — для дистанционной оплаты на сайте, в приложении или по платежной ссылке. Физический терминал не требуется.

• Мобильный эквайринг — для курьеров, выездных мастеров и других сотрудников, которые принимают оплату вне торговой точки. Используют переносные терминалы или смартфоны с NFC и специальным приложением.

Дополнительно бизнес может принимать платежи через СБП по QR-коду. Для этого отдельный POS-терминал необязателен, но выдать кассовый чек все равно потребуется.

Для приема безналичных платежей в магазинах, кафе и других торговых точках подойдет торговый эквайринг Ак Барс Банка. Банк предлагает комиссию от 1,4% с учетом НДС и бесплатную аренду POS-терминала. Также вы получите:

• зачисление выручки день в день;

• круглосуточную техническую поддержку;

• возможность принимать оплату картами и через СБП;

• бесплатное подключение оборудования.

Стоимость кассового места складывается не только из комиссии банка за эквайринг. Учитывайте и другие расходы:

• покупку или аренду онлайн-кассы и POS-терминала;

• приобретение и замену фискального накопителя;

• услуги оператора фискальных данных;

• кассовое программное обеспечение и дополнительные модули;

• техническое обслуживание оборудования.

Если банк бесплатно предоставляет терминал, проверьте условия. Возможно, есть требование к минимальному обороту, фиксированная ежемесячная плата или повышенная комиссия при небольшом количестве платежей. При сравнении тарифов на эквайринг уточните, включен ли НДС в комиссию, сколько стоит обслуживание и в какие сроки банк перечисляет выручку.

Для интернет-магазина, который принимает оплату дистанционно, подойдет облачная касса. Она находится у провайдера и формирует электронные чеки. При выборе сервиса проверьте стоимость аренды, фискального накопителя, услуг ОФД и интеграции с платежной системой. Часть расходов может входить в тариф.

Если онлайн-касса уже установлена, уточните, с какими POS-терминалами она совместима. Если интеграции нет, сотрудникам придется отдельно проводить платеж и оформлять чек.

Для интернет-магазина проверьте, поддерживает ли сайт или используемая CMS интеграцию с интернет-эквайрингом и онлайн-кассой. После оплаты система должна передавать в ККТ сведения о покупке для формирования электронного чека. Уточните, как оформляются чеки при предоплате, окончательном расчете и возврате товара.

При безналичной оплате эквайринг проводит платеж, а онлайн-касса формирует фискальный чек. Способ совместной работы эквайринга и онлайн-кассы зависит от того, где бизнес принимает оплату — в торговой точке или через интернет.

Для приема оплаты картами используют POS-терминалы. Они могут работать отдельно от кассы, подключаться к ней или быть встроенными в одно устройство.

Интернет-эквайринг работает без физического POS-терминала. Покупатель оплачивает заказ на сайте, в приложении или по платежной ссылке. После подтверждения платежа сведения о расчете передаются в подключенную онлайн-кассу, которая формирует электронный фискальный чек.

Для автоматической выдачи чеков интернет-эквайринг интегрируют с собственной ККТ или облачной кассой. Последняя находится у провайдера, поэтому интернет-магазину не требуется устанавливать аппарат у себя. Электронный чек направляют покупателю на номер телефона или адрес электронной почты, указанные до оплаты (п. 5 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Оформите возврат денег через эквайринг и сформируйте на онлайн-кассе чек с признаком расчета «Возврат прихода». Если покупатель возвращает только часть покупки, укажите в чеке возвращаемые товары, их количество и стоимость.

Да. В обычном магазине покупатель должен до оплаты предоставить номер телефона или электронную почту и согласиться получить только электронный чек. Если контактов нет, продавец обязан выдать бумажный.

При дистанционной оплате в интернет-магазине электронный чек направляют на указанные покупателем контакты, а бумажный печатать необязательно. В кафе и ресторанах при непосредственном взаимодействии с посетителем бумажный чек обязателен, причем его выдают до оплаты (п. 2, 5 и 5.11 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).

Продолжайте формировать бумажные чеки, если касса исправна. Данные сохраняются в фискальном накопителе и передаются ОФД после восстановления соединения. Проверьте, что документы отправлены. Если они не поступают оператору в течение 30 календарных дней, фискальный накопитель блокирует формирование новых чеков.

Если бизнес обязан применять ККТ, но проводит расчеты без нее, штраф для ИП составляет от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 руб. Для организаций — от 75 до 100%, но не менее 30 000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП).

Как работать с расчетным счетом ИП без ошибок и рисков блокировок

От открытия до пополнения счета

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Читайте также:

• Как выбрать выгодный эквайринг

• Разница между лицевым и расчетным счетом: полное руководство для бизнеса

• Как пользоваться бизнес-картой в 2026–2027 годах: что можно оплачивать и как отражать в 1С

Реклама: ПАО АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ БАНК «АК БАРС», ИНН 1653001805, erid: 2W5zFJAQ9K8