Как обеспечить хранение значимых электронных документов. ЭП действует год. А дальше?

Как хранить бумажные документы всем понятно, а что делать с электронными, пока не все бухгалтера разобрались. ЭДО для большинства предпринимателей уже реальность, для остальных переход к электронному документообороту — вопрос времени. Мы решили ответить на главные вопросы о хранении и действительности документов, создаваемых в электронном виде.

Почему возникают сомнения?

Срок, на который выдается электронная подпись (ЭП), а точнее срок действия сертификата составляет обычно 12 месяцев. Относительно небольшой период использования позволяет максимально обезопасить пользователя от несанкционированных действий — взломов, например.

Если сертификат был скомпрометирован, сломан носитель ключа, изменились данные владельца (или выявлены ошибки в них), то придется перевыпустить ЭП досрочно.

При этом сроки хранения бухгалтерских документов гораздо больше. В основном они хранятся не менее 5 лет, а некоторые намного дольше.

Если закончится сертификат, документ, подписанный им, потеряет силу?

Если документ был подписан действительным сертификатом, то он сохранит свою юридическую силу. Проблема в другом — подтвердить действительность сертификата на момент подписания.

Как тогда обеспечить хранение документов с ЭП?

Есть два варианта. Первый — автоматическое переподписание. Ежегодно система будет автоматом переподписывать документ новым действительным сертификатом. Новую подпись получают, как правило, до истечения старой. Во-первых, это более простая процедура и может быть проведена удаленно. Во-вторых, это дает возможность ни на день не прерывать деятельность и иметь под рукой действующую ЭП.

Количество продлений не ограничено. Можно проводить их столько лет, сколько необходимо. Но о механизме переподписания (тем более автоматического) необходимо уточнять информацию у конкретного оператора ЭДО — реализована такая возможность или нет.

Второй вариант — квитанции переподписания DVCS (Data Validation and Certification Server). Квитанция выдается специальной службой (независимая третья сторона с точки зрения закона), которая заверяет достоверность документа.

В результате обращения к сервису формируется квитанция. В ней содержатся результаты проверки документа и сведения о дате и времени проверки. Квитанция подтверждает действительность электронной подписи и значит действительность самого документа.

После того, как срок действия первой квитанции подойдет к концу, можно сформировать вторую, затем третью и т.д., они будут подтверждать уже действительность друг друга — фактически это выпуск квитанции на квитанцию.

Что нужно учесть при хранении электронных документов?

1. Хранить документы нужно в том формате, в котором они были созданы.
2. Документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО. Они не потеряются, не сгорят и не испортятся. При этом пользователь имеет моментальный доступ к любому документу из архива.
3. Рекомендуется использовать для хранения электронных документов современные носители информации, если потребуется — переписывать их на более совершенный носитель.
4. Доступ к электронному архиву должен быть регламентирован аналогично доступу к обычному бумажному архиву, в т.ч. с учетом закона о персональных данных и других нормативных актов.

Какие изменения в области ЭДО происходят сейчас?

Изменяются правила выдачи ЭП, некоторые из них вступили в силу в этом году, другие пока отложили. Мы рассказывали об этом в одной из наших статей.

А недавно Минэкономразвития выпустило проект закона, который глобально пересматривает подход к хранению электронных документов.

Если закон примут, то у предпринимателей появится возможность оцифровывать бумажные документы в электронный вид и переходить полностью на электронные архивы и электронный документооборот.

Предполагается, что будут установлены условия для организаций, осуществляющих хранение электронных документов. В частности, их обяжут проходить аккредитацию.

Обязательно ли переходить на ЭДО? Мы привыкли к обычному документообороту

Есть случаи, когда выбора не существует. Например, большая часть отчетности сейчас переходит в обязательный электронный вид. Декларацию по НДС давно положено сдавать только так, с 1 января 2020 года обязательной стала электронная бухгалтерская отчетность (для всех, кроме малых предприятий, на них правило распространяется, начиная с 1 января 2021 года).

Если количество сотрудников (среднесписочная численность) превысит определенное значение, то отчеты 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М и другие придется тоже сдавать электронно.

Изменения законодательства нацелены на постепенный переход к электронной отчетности для всех. Что касается именно документооборота, то преимущества ЭДО для большинства пользователей уже очевидны — быстрый обмен, согласование и подписание документов ускоряют бизнес-процессы и упрощают ведение бухгалтерского учета.

Электронные документы подгружаются в бухгалтерскую программу и не требуют ручного ввода. Наверняка вы согласитесь, что это — приятный бонус.

Участники закупок наверняка в курсе, что подписание контрактов, обмен документами на площадке и получение документов за услуги самой ЭТП, тоже происходят в электронном виде. Вы не сможете отправить на электронный аукцион бумажную заявку.

Что нужно, чтобы начать работать с ЭДО?

Для начала руководителю и другим сотрудникам, которые будут работать с электронными документами, нужно получить квалифицированную электронную подпись.

Затем нужно решить с какой системой документооборота вы хотите работать. Мы уже говорили, что есть ЭДО, который интегрируется с бухгалтерскими программами, например, 1C-ЭДО. Максимально простое подключение и возможность сразу начать обмен документами с контрагентами, роуминг (обмен с теми, кто подключен к другим операторам) тоже уже встроен в сервис.

Преимущества сервиса, работающего в программе 1С:

• можно наделить пользователей разными правами, к примеру, менеджер только подготавливает документы, а подписывает их руководитель;
• входящие документы автоматически подгружаются в программу, после этого их остается только провести;
• если у вас большая номенклатура продукции, товаров или материалов, то сервис автоматически сопоставит номенклатуру продавца и покупателя, не придется делать это вручную.

Есть также сервисы, работающие самостоятельно, к примеру, Астрал Онлайн. Онлайн-сервис доступен с любого компьютера, ноутбука, планшета или смартфона с выходом в интернет. Кроме всех обычных функций ЭДО реализована также сверка кодов маркировки из УПД с кодами на товаре. С помощью специальных обработок можно так же выгружать и загружать документы в 1С.

Бесспорным плюсом можно считать возможность обмена не только формализованными документами (счета-фактуры, УПД и т.п.),но и произвольными. Так при помощи Астрал Онлайн можно подписать договор или отправить письмо.

Больше сервисов для вашего бизнеса

Выбери свой сервис для бизнеса: от получения ЭП и сдачи отчетности до ЭДО и проверки контрагентов

Отправить