Штрафы за кассу с 2025 года: ФНС меняет форматы фискальных документов. Проверьте, касается ли это вас

Все предприниматели, которые при расчетах используют онлайн-кассы, обязаны выдавать чеки. Информация об операциях передается в ФНС через операторов фискальных данных (ОФД).

Чек — это фискальный документ. К нему устанавливаются строгие требования: наличие обязательных реквизитов, качество печати, размер символов и интервалы между строками. 

ФНС устанавливает разные форматы фискальных документов (ФФД) — правила по оформлению чеков. В 2025 году действует три формата ФФД — 1.05, 1.1, и 1.2. Они изначально вшиты в кассовое ПО.

1. ФФД 1.05. Имеет простой ограниченный функционал. Например, чтобы исправить ошибку в чеке, нужно отменить операцию — сделать чек возврата и оформить новый. Чек коррекции здесь не предусмотрен.

2. ФФД 1.1. Оснащен более расширенными инструментами. Выполнить коррекцию здесь проще — оформлять «лишние» документы не нужно, недочет исправляется сразу.

3. ФФД 1.2. Самая продвинутая версия формата фискальных документов. Она обеспечивает взаимодействие с ИС «Честный ЗНАК»: система маркировки проверяет статус товара при продаже → информирует о статусе кода товара → фиксирует факт продажи → передает на кассу квитанцию о приеме уведомления.

Форматы ФФД 1.05 и 1.1 подходят продавцам немаркированных товаров и исполнителям услуг. А формат ФФД 1.2 — используется для взаимодействия с ИС «Честный ЗНАК» при продаже маркированной продукции (обувь, молочная продукция, вода в упаковке и т.д.).

Что случилось? С 1 сентября 2025 года ФНС вводит новые правила оформления кассовых чеков (приказ ФНС от 26.03.2025 № ЕД-7-20/236@). Планируется, что нововведения положительно скажутся на всех участниках процесса:

1. Чеки станут более понятными для покупателей.

2. Контролирующим органам будет проще отслеживать продажи маркированной продукции.

3. Минимизируются риски нарушений со стороны продавцов, в частности — по закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В чем причина изменений? Главная цель регулятора — усиление контроля за оборотом специфических товаров:

• Борьба с контрафактом и нелегальной продукцией. Обеспечивается четкое взаимодействие с системой маркировки «Честный ЗНАК». Меры направлены на вывод незаконных продаж из «серой зоны».   

• Корректный учет подакцизных товаров. Продажи алкоголя и табака подвергаются более строгому контролю и стандартизации. 

• Обеспечение работы национальной системы прослеживаемости. Данные доступны надзорным органам.

Нововведения затронут всех, кто применяет ККТ — от онлайн-магазинов до бьюти-сферы.

Приказ ФНС от 26.03.2025 № ЕД-7-20/236@ вводит дополнительные теги в общий перечень реквизитов ФД. Их нужно применять с 1 сентября 2025 года. Для удобства показали их в таблице:

Конкретизируют требования к чекам при расчетах через интернет:

1. При формировании электронного чека нужно указывать в теге 1125 значение 1. Заполненное должным образом поле покажет, что продажа действительно совершена онлайн.

2. В тег 1187 обязательно нужно включать URL интернет-магазина. Адрес сайта необходим для отражения информации о месте расчетов.

3. В теге 1008 нужно указать email или номер телефона клиента, на который продавец высылает электронный чек. 

Чек могут признать недействительным, если при проверке в нем найдут ошибки. 

Примечание: нововведения не вводят новый ФФД 1.3, а обновляют версию действующего ФФД 1.2. Это важно для понимания масштаба изменений.

При продаже товаров с маркировкой используются теги:

• Тег 2003 «Планируемый статус товара» — применяется при запросе о коде маркировке.

• Тег 2110 «Присвоенный статус товара» — нужен для отражения в уведомлении о реализации маркированной продукции.

Для этих реквизитов ввели новые значения:

• Статус 5 — штучный товар.

• Статус 6 — мерный товар.

Появится возможность продажи дробной части маркированного товара — например, сыра на развес.

Кроме того, при реализации товара с маркировкой в уведомление о продаже нужно включать тег 2040, который содержит тег 1040 (номер чека, оформленного на продажу продукции с маркировкой). Проще говоря, чек коррекции привязывается к исходному чеку.

А если оплата маркированного товара осуществлена через интернет, то в уведомлении обязательны теги 1011 (часовой пояс) и 1125 (признак расчета в интернете). Напомним, что эти действия возможны только в онлайн-кассах с прошивкой, поддерживающей ФФД 1.2.

С 1 сентября 2025 года в чеках появится дополнительный реквизит — «Акциз». Он отражает сведения о сумме налога для продавцов подакцизных товаров. Например, этот реквизит будет в чеках, оформленных при продаже алкоголя.

Сумма акциза рассчитывается по ставкам в соответствии с нормами ст. 187 НК. Таких ставок несколько — твердая, адвалорная, комбинированная. Расчет акциза выполняют при импорте, реализации, передаче подакцизного товара.

Например, рассчитать сумму акциза при реализации товара по твердой ставке можно по формуле:

А = О х НС,

где:

• А — сумма акциза по твердой ставке, руб.

• О — количество (объем), реализованных товаров, единицы измерения, указанные в ставке акциза;

• НС — ставка акциза на единицу измерения, руб.

Примечание: акциз указывают только при расчетах между ИП и организациями, и только наличными или ЭСП (с помощью электронного средства платежа — по карте банке, с электронного кошелька, СБП). 

Изменения коснутся бумажных чеков, а именно их качества и визуала. Так, ФНС вводит новые требования:

1. Высота символов — не менее 2 мм.

2. Расстояние между строками — не менее 0,5 мм.

3. Контрастность текста — не ниже 40%.

Регулятор также уточнил требования к QR-кодам:

• Размер — не менее 20х20 мм.

• Контрастность — не ниже 40%.  

Если раньше владельцы ККТ при выпуске чеков могли сэкономить на бумаге или печатной краске, то с осени 2025 года они лишаются этой «лазейки». У покупателя не должно возникать проблем при чтении чека.

Для контроля перемещения товара из стран ЕАЭС используется национальная система прослеживаемости товара. Основные положения о ней закреплены в постановлении Правительства от 01.07.2021 № 1108. 

Новые требования к чекам вводят реквизиты для операций с оплатой безналичными способами, через интернет, в других часовых зонах. Например, тег 1236 указывает на способ безналичной оплаты, тег 1082 — на сумму при оплате безналом, а тег 1011 — на часовую зону контрагента. 

В частности внедряемые меры положительно отразятся на прослеживаемости импортного товара при взаимодействии с экономическими партнерами из ЕАЭС.

Примечание: обязательная маркировка и контроль товара в национальной системе — это разные вещи. В последнем случае не нужно наносить специальный код на товар или упаковку, или приобретать дополнительное оборудование. Регистрационный номер присваивается сразу всей партии.

Изменения требуют серьезного подхода к ККТ — обновить прошивку онлайн-кассы и кассовое ПО, преодолеть разные технические сложности при переходе. Предлагаем чек-лист — проверьте, касаются ли новые требования ФНС вашего бизнеса.

Вам точно нужно обновиться, если вы продаете:

• Маркированные товары: табак, обувь, духи, шины, молочную продукцию, упакованную воду, пиво, слабоалкогольные напитки и т. д.

• Подакцизные товары: крепкий алкоголь, табачную продукцию.

• Товары, подлежащие прослеживаемости: холодильники, стиральные машины, детские сиденья и т. д. (если это актуально для розницы).

Отдельные товары, подлежащие маркировке утверждены распоряжением Правительства от 28.04.2018 № 792-р. Товары, подлежащие прослеживаемости — постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1110.

Чек-лист самопроверки дали выше. Если вы продаете маркированные, подакцизные товары или товары, подлежащие прослеживаемости, то новые требования ФНС точно к вам относятся.

Узнайте модель вашей ККТ и текущую версию ФФД. Проверьте, поддерживает ли ваша модель новый формат. Для этого перейдите в официальный реестр ККТ на сайте ФНС, выберите модель из выпадающего списка и введите заводской номер кассы.

Свяжитесь с вашим центром технического обслуживания (ЦТО) или поставщиком кассы. Только они могут точно сказать о наличии новой прошивки для вашей модели и стоимости обновления.

Эту процедуру выполняет специалист ЦТО. Не пытайтесь сделать это самостоятельно, если не обладаете нужной квалификацией.

Прошивка кассы и ваша товароучетная система (1С, МойСклад, Контур.Маркет и т.д.) — это разные вещи. После обновления ККТ нужно обновить и программу, в которой работает кассир.

После смены версии ФФД необходимо сообщить об этом в налоговую. Обычно это можно сделать через личный кабинет на сайте ФНС без визита в инспекцию. Часто эту услугу также оказывает ЦТО.

С 1 сентября 2025 года кассы с устаревшей прошивкой окажутся вне закона — а это может повлечь серьезные последствия для бизнеса. 

1. Технические проблемы. Если не обновить кассу вовремя, она не сможет корректно сформировать чек, в том числе при продаже маркированной или подакцизной продукции. Такой чек ОФД не примет — продажа будет считаться незафиксированной. Бизнес столкнется со сбоями в работе, проблемами с учетом выручки, проверкам ФНС.

2. Нарушение закона. Согласно ст. 4.3 закона № 54-ФЗ, использование ККТ, не соответствующей установленным требованиям, расценивается как нарушение законодательства. Даже если вы продолжаете применять кассу «как раньше», это уже будет считаться административным правонарушением.

3. Штрафы. За работу на кассе, которая нарушает установленные требования, предусмотрены санкции по ч. 4 ст. 14.5 КоАП. Размер штрафа зависит от статуса нарушителя:

• Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;

• Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Своевременное обновление кассы поможет избежать рисков, связанных с отсутствием обязательных тегов, «нечитаемостью» бумажного чека и QR-кода.  

Изменения в ФФД с 1 сентября 2025 года — это плановый шаг государства по усилению контроля за оборотом товаров. Хотя переход требует внимания и некоторых затрат, времени на подготовку еще достаточно. Главное — не откладывать вопрос на последний момент. Свяжитесь со своим поставщиком кассовой техники уже сейчас, чтобы уточнить детали и согласовать обновление.

Что нужно запомнить:

1. С 1 сентября 2025 года меняются требования к фискальным документам. Обновления затронут в первую очередь продавцов маркированных и подакцизных товаров.

2. Новая редакция формата ФФД 1.2 — обязательна. Она включает дополнительные теги для безналичных расчетов, онлайн-продаж и  работы с маркировкой в ИС «Честный ЗНАК».  

3. В чеках появятся новые обязательные реквизиты. Среди них — часовой пояс (1011), сумма безналичной оплаты (1082), сайт интернет-магазина (1187) и статус маркировки товара (значения 5 и 6 для тегов 2003 и 2110).

4. ФНС усиливает контроль за легальностью продаж. Новые правила направлены на борьбу с контрафактом, прослеживаемость товаров и корректную уплату акцизов.

5. Нарушение требований — административное правонарушение. Штраф до 3 000 руб. для ИП и до 10 000 руб. для организаций. 

6. Обновление прошивки и кассового ПО — обязательный этап. Также потребуется перерегистрация кассы в ФНС.

7. Даже если вы не продаете маркированные товары — обновление может понадобиться. Старые прошивки со временем перестанут поддерживаться.

8. Качество чеков под контролем. Введены минимальные требования к высоте символов, междустрочным интервалам, контрастности текста и размеру QR-кода.

Переход к обновленному формату фискальных документ — технически сложный процесс. Потребуется обновить прошивку ККТ, кассовое ПО и преодолеть другие сложности. В сервисе «Астрал ККТ» вы можете приобрести кассовую технику, в том числе с поддержкой ФФД 1.2. Подключайтесь к сервису оператора фискальных данных — «Астрал.ОФД». Платформа обеспечит удобную передачу данных в ФНС и «Честный ЗНАК».      

Читайте также:

• Маркировка товаров в 2025 году: что меняется для бизнеса.

• Как работать с отчетностью и больничными в 1С:ЗУП через сервис «1С-Отчетность».

• Как изменения в 87-ФЗ меняют правила работы для экспедиторов.

Согласование кадровых документов в электронном виде

Обменивайтесь электронными документами с сотрудниками через Астрал iКЭДО

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFHc6G9W