Перевозочные документы в электронном формате с 1 сентября 2026 года: полный разбор НПА

Бумажный документооборот сохраняется лишь для ограниченного списка исключений, установленного Минтрансом. 

В данной статье подробно разберем нормативно-правовую базу: три ключевые стадии внедрения системы «ГосЛог», перечень документов по видам транспорта, правила применения электронных подписей и МЧД, порядок дорожного контроля и штрафные санкции, особенности налогового учета, требования к хранению, а также алгоритм действий при технических сбоях. В конце каждого блока приведен актуальный статус нормативных актов. 

Перевод грузоперевозок в цифровую среду осуществляется последовательно в рамках создания цифровой платформы «ГосЛог» (положение о которой утверждено постановлением Правительства от 14.02.2026 № 139). 

Начиная с 1 марта 2026 года оказание услуг по экспедированию грузов без внесения сведений в реестр экспедиторов находится под запретом. Данное требование распространяется на компании и ИП, которые организуют процесс доставки по договору транспортной экспедиции, выступая связующим звеном между владельцем груза и перевозчиком. Транспортные компании, работающие исключительно по договорам перевозки, в данный реестр не входят — для них предусмотрен отдельный реестр перевозчиков, который запускается с 1 марта 2027 года. 

За ведение деятельности без реестровой записи предусмотрены штрафы по ч. 3 ст. 11.14.3 КоАП: для юридических лиц сумма составляет от 100 000 до 300 000 рублей. Минтранс разъяснил: если компания вовремя направила уведомление, но не попала в реестр из-за независимых факторов (технический сбой или задержка обработки), штрафные санкции не применяются при наличии документов, подтверждающих факт своевременной отправки. 

Кроме того, согласно ФЗ от 31.07.2025 № 281-ФЗ, на экспедиторов возложены постоянные обязанности по содействию оперативно-разыскной деятельности (ОРД): сохранение и передача данных о сделках, контрагентах и маршрутах; оснащение информационных систем специальным оборудованием для ОРД; передача грузов по запросу уполномоченных органов. За несоблюдение этих правил установлены оборотные штрафы (ч. 5–9 ст. 11.14.3 КоАП). Это отдельное направление комплаенса, не зависящее от процедуры включения в реестр. 

Закон № 140-ФЗ внес корректировки в Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ), закон о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ), Воздушный кодекс и Устав железнодорожного транспорта. С 1 сентября 2026 года исключительно в электронном формате оформляются следующие документы: 

Каждый документ создается в формате XML, включает в себя несколько «титулов» (последовательных этапов визирования участниками) и направляется в ГИС ЭПД через аккредитованного Минтрансом оператора. Экспедиторские документы впервые получили обязательный электронный формат: при работе с привлечением экспедитора менять процессы придется обеим сторонам сделки. 

Автомобильный сегмент подвергся наиболее глубоким изменениям: цифровизация затронула как транспортную накладную, так и заказ (заявку) на перевозку. 

ЭТрН представляет собой не единый документ, а структурированную цепочку из восьми XML-титулов: четырех базовых (Т1–Т4) и четырех дополнительных (Т5–Т8). Каждая сторона подписывает свой титул. 

Параллельно с ЭТрН обязательным становится электронный заказ (заявка). Согласно ст. 8 закона № 259-ФЗ, это два разных документа: заказ оформляется при единичной перевозке без общего договора, а заявка — при наличии договора об организации перевозок. Формат единый, включающий два титула (приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@). Документ составляется на каждую рейс-перевозку; при его отсутствии транспортировка признается оформленной с нарушениями. 

Электронный путевой лист или ЭПЛ — самостоятельный документ, не включенный в список обязательных ЭПД по закону № 140-ФЗ для общего потока грузов. С 1 сентября 2026 года применение ЭПЛ становится обязательным исключительно при транспортировке алкогольной и спиртосодержащей продукции (ФЗ от 03.04.2023 № 108-ФЗ и ПП от 28.11.2025 № 1944). В остальных случаях его оформление остается добровольным, но позволяет удобно отражать медосмотры, технический контроль и данные о пробеге. 

Для ЭПЛ роуминг между операторами не предусмотрен: все стороны, участвующие в заполнении путевого листа (собственник ТС, медик, техник, водитель), должны быть зарегистрированы у одного оператора ИС ЭПД. 

С 1 сентября 2026 года авиационные грузовые накладные составляются в цифровом формате и направляются в ГИС ЭПД (на основании правок в Воздушный кодекс по 140-ФЗ). Формат утвержден приказом ФНС от 27.04.2026 № ЕД-1-26/276@, а регламент передачи — ПП от 21.04.2026 № 446 (действующим до 01.09.2032).

На международном направлении сохраняются регламенты IATA (электронные авианакладные e-AWB, стандарты Cargo-XML). Однако для внутрироссийского плеча международной перевозки цифровой формат применяется на общих основаниях. Экспедиторские документы при авиадоставке также переведены в цифру согласно 87-ФЗ.

С 1 сентября 2026 года накладные на ж/д транспорте также переходят в электронную форму с обязательной передачей в ГИС ЭПД (согласно поправкам в Устав ж/д транспорта 18-ФЗ в ред. 140-ФЗ). Формат установлен приказом ФНС от 07.05.2026 № КЧ-1-26/297@ (зарегистрирован Минюстом 29.05.2026), а правила обмена — ПП от 27.04.2026 № 470. 

Клиенты ОАО «РЖД» продолжают работать через систему ЭТРАН. При наличии соглашения с РЖД документы оттуда автоматически транслируются в ГИС ЭПД. В международных ж/д перевозках в пределах ЕАЭС используется накладная ЦИМ/СМГС; единого обязательного электронного стандарта для трансграничных маршрутов пока не принято — проект находится на проработке в ЕЭК. 

Изменения в 87-ФЗ (в ред. 140-ФЗ) касаются всех видов грузоперевозок. С 1 сентября 2026 года в цифровой формат переведены три документа: поручение экспедитору (постановка задачи от клиента), экспедиторская расписка (подтверждение принятия груза) и складская расписка (фиксация размещения груза на складе).

Данные документы передаются в ГИС ЭПД независимо от способа транспортировки. Если экспедитор организует мультимодальную доставку (например, авто + ж/д), он формирует электронные экспедиторские документы и отдельно — транспортные накладные на каждый этап. Формат утвержден приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@, порядок обмена — ПП от 27.04.2026 № 469, а список бумажных исключений — приказом Минтранса № 115 от 03.04.2026.

Перечень исключений, разрешающих оформлять транспортную накладную, заказ и заявку на бумаге, определен приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262 (действует с 1 сентября 2026 по 1 сентября 2032 года). Бумажная форма сохраняется в следующих ситуациях: 

• перевозки на территориях с особым правовым режимом (ЧС, повышенная готовность, чрезвычайное или военное положение, зона КТО); 

• воинские перевозки и транспортировка грузов для целей обороны и безопасности; 

• грузоотправитель или грузополучатель является иностранным физлицом либо юрлицом без аккредитованного филиала в РФ; 

• выполнение каботажных перевозок компаниями из стран ЕАЭС; 

• перевозка товаров для личных и домашних нужд граждан; 

• отсутствие интернет-связи в районах из перечня распоряжения Правительства от 10.07.2025 № 1855-р; 

• совпадение грузоотправителя и грузополучателя в одном лице; 

• транспортировка драгоценных металлов и камней. 

Для экспедиторских документов предусмотрен собственный перечень исключений — приказ Минтранса № 115 от 03.04.2026.

• Физические лица, перевозящие грузы для личных целей: если гражданин перемещает личные вещи без заключения договоров перевозки или экспедиции, нормы 140-ФЗ к нему не применяются.

• Международные перевозки (трансграничные участки): используются международные бланки (CMR, AWB / e-AWB, ЦИМ/СМГС) и двусторонние договоренности. Однако на внутрироссийском плече международной перевозки электронный формат оформляется на общих основаниях.

При перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции оформление электронных сопроводительных документов, включая ЭПЛ, становится строго обязательным с 1 сентября 2026 года (ФЗ от 03.04.2023 № 108-ФЗ и 140-ФЗ). Алкогольная отрасль — единственная категория, где использование ЭПЛ является обязательной нормой.

Система ГИС ЭПД функционирует с 1 сентября 2022 года. Взаимодействие бизнеса с системой происходит через аккредитованных операторов ИС ЭПД. К началу 2026 года в ГИС ЭПД прошло регистрацию свыше 30 млн документов, а ежемесячный поток составляет порядка 1,7 млн. 

1. Определите роль компании в процессе доставки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор) — от этого зависит набор заполняемых титулов.

2. Выберите оператора ИС ЭПД (список доступен на портале Минтранса). Обращайте внимание на совместимость с вашей корпоративной системой (1С, SAP, TMS), условия взаимодействия с операторами партнеров через ГИС ЭПД, наличие удобных мобильных сервисов для водителей, тарифную сетку и скорость работы техподдержки.

3. Оформите договор и настройте интеграцию. В решениях на базе 1С интеграционные механизмы уже присутствуют: поддержка заявлена в «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия предприятия», установка сторонних модулей не требуется.

4. Обеспечьте сотрудников электронными подписями (детали приведены ниже).

Выбор формата подписи зависит от роли участника. Юридические лица и ИП (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели) подписывают титулы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Водитель подписывает прием и сдачу груза простой ЭП в приложении или неквалифицированной подписью (НЭП) через «Госключ» — эти данные входят в титул перевозчика, который итоговым шагом заверяет логист с помощью УКЭП. 

С 1 сентября 2024 года подписание документов с помощью КЭП сотрудником (если он не является руководителем) возможно только при наличии МЧД. Руководитель оформляет МЧД в системе, указывает сведения о компании и сотруднике, устанавливает список полномочий и срок действия, визирует своей УКЭП и регистрирует в реестре ФНС. При направлении титула оператор автоматически проверяет корректность МЧД.

Во время проверки инспекторы получают информацию о грузе и документах через Портал ЭПД ГИС. Наличие бумажных распечаток не требуется: главное, чтобы документ был полностью оформлен и отправлен в систему до начала поездки. Проверка выполняется по госномеру ТС либо по QR-коду из приложения оператора (QR-код создается сразу после подписания Титула 2). 

Штрафы для участников перевозок:

Третий этап реформы зафиксирован законом от 29.12.2025 № 520-ФЗ. С 1 марта 2027 года на платформе «ГосЛог» заработает реестр перевозчиков. Он станет обязательным для юрлиц и ИП, перевозящих грузы по договору на грузовиках массой свыше 3,5 тонн. Детализирующая подзаконная база будет опубликована в течение 2026 года. 

Электронная накладная, заверенная УКЭП, обладает равной юридической силой с бумажным аналогом (ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хотя накладная не входит в список обязательных документов для применения вычета по НДС, ФНС при проверках запрашивает подтверждение реальности рейса — и ЭТрН из ГИС ЭПД служит исчерпывающим доказательством. 

Для налога на прибыль ЭТрН выступает полноценным первичным документом (ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ; ст. 252, 254, 264 НК). 

Хранение ЭПД организовано на трех уровнях: 

• у налогоплательщика (в локальном архиве или учетной системе); 

• у оператора ЭДО (не меньше 5 лет);

• в базе ГИС ЭПД (5 лет плюс период долговременного хранения). 

Минимальный нормативный срок хранения составляет 5 лет (ст. 29 402-ФЗ; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Рекомендуется дублировать документы в собственных базах, чтобы избежать рисков при сбоях или смене оператора. 

ПП от 21.05.2022 № 931 определяет порядок действий при технических сбоях: оператор регистрирует недоступность системы и отправляет накопленный пакет документов сразу после восстановления соединения. Алгоритм действий при длительных сбоях находится в стадии уточнения Минтрансом.

Удалить или полностью аннулировать документ из ГИС ЭПД невозможно: процесс исправления представляет собой создание нового исправленного титула. Если ошибка допущена в ключевых данных, придется формировать новую ЭТрН. 

Требования обязательны с 1 сентября 2026 года. По информации Минтранса, в части дорожных проверок обсуждается адаптационный (безштрафный) интервал — ориентировочно до 1 марта 2027 года, чтобы участники рынка смогли отладить рабочие процессы. Однако этот период затрагивает только штрафы на дорогах и не отменяет налоговых требований к наличию документов. Официальные реквизиты соответствующего акта следует отслеживать в разъяснениях ведомства. 

С 1 сентября 2026 года ЭТрН, заказы (заявки), экспедиторские документы, а также авиа- и ж/д-накладные должны оформляться в электронном виде с трансляцией в ГИС ЭПД. Исключения для бумажного формата строго ограничены приказом Минтранса № 262. Форматы для всех видов транспорта официально утверждены.

Что требуется сделать участникам рынка в первую очередь:

1. Экспедиторам — оперативно направлять уведомления для включения в реестр платформы «ГосЛог»;

2. Автомобильным перевозчикам — определиться с оператором, внедрить интеграционные решения, оформить МЧД на ответственных сотрудников и провести тестовые рейсы с партнерами;

3. Всем участникам — оповестить контрагентов о переходе на ГИС ЭПД и зафиксировать новые условия в договорах.

Автоматизация перевозочных документов и МЧД

Настройте формирование, подписание и отправку ЭТрН, заказов и машиночитаемых доверенностей прямо в учётной системе — без ручного переноса данных между программами

Оставьте заявку на консультацию:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Нет, в этом случае ЭТрН не требуется, так как отсутствует договор перевозки. Перемещение фиксируется путевым листом, а передача товара — УПД. ЭТрН оформляется только при привлечении стороннего перевозчика по договору.

Сформировать ЭТрН в таком случае не получится, поскольку документооборот требует подключения обеих сторон к оператору. Без этого перевозка останется без надлежащего оформления.

На международном отрезке пути используются международные документы (CMR, e-AWB, ЦИМ/СМГС). При этом на плече доставки, проходящем по территории РФ, электронный формат применяется в стандартном порядке.

Нет, подписание приемки и сдачи груза водителем происходит через мобильный сервис оператора (с помощью ПЭП или «Госключа»), после чего перевозчик закрывает титул подписью УКЭП. Без мобильного инструмента заполнить водительскую часть титула невозможно.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFFupwPP