Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: новые правила для розницы и общепита

С 1 сентября 2026 года для ряда перевозок бумажные документы перестали быть основным форматом. Закон требует оформлять в электронном виде:

• транспортные накладные;

• заказы и заявки на автомобильную перевозку;

• железнодорожные и авиационные грузовые накладные; 

• документы транспортной экспедиции — поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки.

Основание — закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Магазины, кафе и рестораны тоже участвуют в этом документообороте. Например, при поставке товара торговая точка или заведение может выступать грузополучателем — стороной, которая принимает груз. Если компания сама отправляет товар, она может быть грузоотправителем, если сама перевозит — перевозчиком.

Как происходит обмен ЭПД. Обмен ЭПД идет через специальные сервисы — аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД, например «Астрал» или «Контур». Компания работает с документами в системе выбранного оператора, а тот передает сведения в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Напрямую загружать документы в ГИС ЭПД компании не нужно (ст. 18.1 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Для розницы и общепита переход на ЭПД прежде всего касается автомобильных поставок. Если товар везет сторонний перевозчик по договору перевозки, оформляют транспортную накладную. С 1 сентября 2026 года она должна быть электронной (ч. 1 ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ) — такой документ сокращенно называют ЭТрН.

ЭТрН — вид ЭПД только для автоперевозок. Для железнодорожных, авиационных перевозок и транспортной экспедиции действуют другие перевозочные документы. Поскольку в рознице и общепите преобладают автопоставки, в статье будем разбирать приемку по ЭТрН.

Станьте партнером АТОЛ

И получайте дополнительный доход

Узнать подробнее

Если магазин, кафе или ресторан выступает грузополучателем, ему нужно подтвердить приемку товара с помощью ЭТрН. Саму транспортную накладную при этом составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное (ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

В упрощенном виде обмен выглядит так:

1. Грузоотправитель формирует ЭТрН. В документ вносят сведения об участниках перевозки, грузе, местах погрузки и выгрузки и другие необходимые данные.

2. Перевозчик принимает груз. Он подтверждает его получение для перевозки и добавляет сведения со своей стороны.

3. Грузополучатель получает ЭТрН через оператора ИС ЭПД. После прибытия машины сотрудник магазина или заведения сверяет фактическую поставку с данными документа.

4. Грузополучатель фиксирует результат приемки. Если все в порядке, уполномоченный сотрудник подписывает ЭТрН электронной подписью. Если есть недостача, повреждение или другие расхождения, их отражают в акте и в ЭТрН.

Как подписывать ЭТрН. Принимать поставку и подписывать соответствующую часть ЭТрН должен сотрудник, которому организация дала такие полномочия. Это может быть, например, товаровед, заведующий магазином, администратор ресторана — конкретная должность законом не установлена.

Если ЭТрН подписывает сотрудник от имени компании или ИП, то он подтверждает свои полномочия машиночитаемой доверенностью (МЧД) (ст. 17.5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Сбой при работе с ЭПД не всегда означает, что можно переходить на бумажные документы. Порядок действий зависит от того, что недоступно: ГИС ЭПД, сервис оператора ИС ЭПД или интернет у самого участника перевозки.

Минтранс описал такие ситуации в Регламенте действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД, версия 1.0 от 31 августа 2026 года.

Далее подробнее разберем, что делать в каждой ситуации.

О сбое ГИС ЭПД сообщает операторам ИС ЭПД, а те уведомляют подключенных клиентов. Клиенты продолжают работать как обычно — дополнительных действий от них не требуется. Операторы обеспечивают обмен документами между участниками, а после восстановления ГИС ЭПД сами передают в нее накопленные документы.

Например, магазин сможет получить ЭТрН от перевозчика через своего оператора и подтвердить приемку товара, даже если в этот момент недоступна сама ГИС.

Здесь порядок другой. Оператор должен восстановить работу системы и уведомить о сбое ГИС ЭПД, МВД, Ространснадзор и своих клиентов. По запросу клиента он также предоставляет справку в свободной форме, подтверждающую нештатную ситуацию.

Например, при автоперевозках бумажное оформление возможно, если из-за сбоя участник перевозки не может работать с ИС ЭПД и инцидент зафиксирован госсистемой противодействия компьютерным атакам ГосСОПКА (п. 5 приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262). О порядке дальнейших действий уточняйте у вашего оператора ИС ЭПД.

Отсутствие доступа к интернету — основание для оформления на бумаге транспортной накладной, заказа или заявки при автомобильной перевозке (п. 6 приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262).

Отсутствие связи нужно зафиксировать. Участник перевозки составляет акт с датой, временем, местом, описанием проблемы — и подтверждает основание одним из двух способов: 

• проверяет, входит ли населенный пункт в перечень, утвержденный распоряжением Правительства от 10.07.2025 № 1855-р;

• получает у оператора связи подтверждение, что в момент оформления документа интернет был недоступен.

Кроме технических сбоев и отсутствия интернета, Минтранс предусмотрел другие случаи, когда можно оформить ЭПД на бумаге. Точный список исключений зависит от вида ЭПД. Для автоперевозок действует приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262, для экспедиторских документов — от 03.04.2026 № 115, для авиационных накладных — от 18.03.2026 № 102, для железнодорожных — от 21.11.2025 № 407.

Например, при автомобильных перевозках бумажную транспортную накладную, заказ или заявку разрешено оформить, если:

• грузоотправитель или грузополучатель — иностранная компания;

• грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, а груз везет сторонний перевозчик;

• перевозка проходит на территории с режимом повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения либо контртеррористической операции.

Станьте партнером АТОЛ

И получайте дополнительный доход

Узнать подробнее

Организация работы включает несколько шагов.

Разберите основные сценарии поставок: доставка поставщиком или сторонним перевозчиком, самовывоз, перемещение товара между точками сети, работа с экспедитором. Для каждого определите, нужен ли перевозочный документ и кто выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

Если у компании несколько магазинов, ресторанов или складов, сразу отметьте точки, где сотрудники будут принимать ЭПД, и назначьте ответственных за приемку.

Определите, кто сможет подтверждать прием груза. Если ЭПД подписывает представитель компании, проверьте, что у него есть МЧД с соответствующими правами. Этот сотрудник отвечает за сведения, которые он внес в ЭПД и подтвердил своей электронной подписью.

Для обмена документами потребуется оператор ИС ЭПД из реестра Минтранса.

Небольшой компании может быть достаточно веб-интерфейса оператора. Если точек, поставок и контрагентов много, стоит проверить возможность интеграции ИС ЭПД с учетной системой, в которой сотрудники уже ведут приемку товаров.

Определите:

• кто создает ЭПД;

• через каких операторов работают стороны;

• на каком этапе документ должен поступить грузополучателю;

• кто исправляет ошибки;

• кому сообщать о расхождениях при приемке.

Сотрудник в торговой точке должен понимать:

• где найти поступившие ЭПД;

• какие сведения проверить при прибытии транспорта;

• когда можно подтвердить прием груза;

• как зафиксировать недостачу или повреждение;

• кому сообщить об ошибке в документе.

Во внутреннем регламенте стоит разделить как минимум три ситуации:

• не работает ГИС ЭПД;

• недоступна система оператора ИС ЭПД;

• нет интернета в самой торговой точке или на складе.

Действия в этих ситуациях различаются. Заранее объясните сотрудникам, когда работать с ЭПД, а когда можно перейти на бумагу.

Не всегда. Если поставщик доставляет товар своей машиной и отдельный договор перевозки не заключен, ЭТрН не оформляют, а передачу продукции подтверждают УПД или товарной накладной. Если же в доставке участвует сторонний перевозчик по договору, требуется ЭТрН, а магазин или ресторан может быть указан в ней как грузополучатель (ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза (ч. 1 ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, ст. 785 ГК). Поэтому в некоторых случаях она вообще не требуется — ни бумажная, ни электронная. 

Например, транспортную накладную не оформляют, если: 

• поставщик везет свой товар своим транспортом без договора перевозки;

• покупатель сам забирает товар;

• компания перевозит продукцию между своими магазинами, ресторанами или складами на собственном автомобиле.

Нет. В большинстве случаев путевой лист по-прежнему можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Отдельные правила действуют для перевозок маркированной алкогольной продукции собственным транспортом, но до 1 марта 2027 года при использовании бумажной ТТН в предусмотренных случаях допускается и бумажный ПЛ (п. 4 постановления Правительства от 28.11.2025 № 1944).

Только в ситуациях, которые отдельно предусмотрел Минтранс. К ним относятся, например, некоторые случаи отсутствия интернета и технических сбоев. Использовать бумажную накладную просто потому, что так удобнее, нельзя (приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262).

Реклама: ООО «АТОЛ», ИНН 5010051677, erid: 2W5zFHYjrtH