Главное:
ЭТрН может отсутствовать в системе к моменту приемки из-за неподписанных титулов или ошибок в данных получателя.
Приемка останавливается, если на точке нет сотрудника с машиночитаемой доверенностью (МЧД), электронной подписью и доступом к сервису оператора ИС ЭПД.
Если не зафиксировать недостачу или повреждение груза до подписания ЭТрН, исправить сведения позже получится не всегда.
Проблема 1. ЭТрН отсутствует в системе к моменту приемки
ЭТрН — электронная транспортная накладная для автомобильной перевозки груза. Для розницы и общепита это один из самых распространенных перевозочных документов, так как продукцию в магазины, кафе и рестораны чаще всего доставляют автотранспортом. С 1 сентября 2026 года транспортную накладную оформляют в электронном виде. Подробнее об ЭТрН — в статье.
Электронную накладную составляют в сервисе аккредитованного оператора ИС ЭПД, например «Астрала» или «Контура». Документ заполняется поэтапно. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель по очереди вносят сведения и подписывают их электронной подписью. Эти отдельные части ЭТрН называют титулами.
Обычно используются четыре основных титула:
Т1 — сведения грузоотправителя. Грузоотправитель указывает, какой груз отправляет, откуда и куда его везут.
Т2 — сведения перевозчика при погрузке. Перевозчик подтверждает, что принял груз к перевозке.
Т3 — сведения грузополучателя при приемке. Получатель подтверждает, что груз доставлен, и фиксирует результат приемки.
Т4 — сведения перевозчика после доставки. Перевозчик подтверждает выдачу груза и завершает перевозку.
Магазин, кафе или ресторан при поставке товара обычно выступает грузополучателем, поэтому сотрудник принимает груз и подписывает титул Т3. На практике иногда возникают ситуации, когда машина уже приехала, а ЭТрН в системе нет.
Часто проблема возникает из-за того, что грузоотправитель или перевозчик еще не подписал свой титул. Если предыдущие титулы подписаны, причина может быть в настройках обмена. В частности, неверно указан грузополучатель в сервисе оператора ИС ЭПД.
Что делать, если вы столкнулись с такой проблемой:
Уточните у поставщика и перевозчика, подписаны ли Т1 и Т2.
Проверьте, правильно ли в ЭТрН указан грузополучатель у оператора ИС ЭПД.
Если предыдущие титулы подписаны и данные указаны верно, обратитесь к своему оператору ИС ЭПД и выясните, почему документ не отображается.
Кассовые решения для ритейла
Подберите оборудование самостоятельно или оставьте заявку на консультацию
Проблема 2. На точке некому подписать ЭТрН
ЭТрН может прийти вовремя, но приемка остановится, если на точке нет сотрудника с правом подписать документ. Если ЭТрН подписывает сотрудник, а не руководитель, компания оформляет на него машиночитаемую доверенность (МЧД), где прописывает полномочия работника. Доверенность добавляют в сервис оператора ИС ЭПД и прикладывают ее при подписании документа.
Проблемы возникают, если МЧД не оформили заранее, срок ее действия закончился или в доверенности нет нужных полномочий. Приемка также может остановиться, если у сотрудника нет электронной подписи или доступа к сервису оператора ИС ЭПД.
Что делать, если возникли сложности: свяжитесь с сотрудником, который вправе подписать ЭТрН, и проверьте, может ли он сделать это удаленно. Если нет, обратитесь к оператору ИС ЭПД. В некоторых сервисах сотрудник на точке может отметить в системе, что товар принят, а сам документ затем подписывает другой сотрудник с необходимыми полномочиями.
Если вы сталкиваетесь с подобной проблемой, пересмотрите внутренний процесс:
Закрепите в регламенте, кто принимает поставки и подписывает ЭТрН в каждой торговой точке.
Проверьте, что у сотрудника, подписывающего ЭТрН, есть действующая электронная подпись, доступ к сервису оператора ИС ЭПД и МЧД. Доверенность должна быть действующей и включать полномочие на подписание ЭТрН от имени компании.
Назначьте нескольких подписантов, если сотрудники работают посменно, чтобы приемка не останавливалась из-за отсутствия одного человека.
Проблема 3. При приемке не зафиксировали расхождения
При получении товара магазин или ресторан как грузополучатель проверяет фактическое состояние груза. Если есть недостача, повреждение упаковки или другие расхождения, их отражают в отдельном акте и титуле Т3.
В Т3 указывают фактические сведения о приемке: дату и время, количество грузовых мест, массу и состояние груза, тары и упаковки. Замечания также вносят в документ.
Проблема возникает, если сотрудник фактически обнаружил расхождение, но подписал Т3 без него. После заверения документа исправить данные удается не всегда. Например количество грузовых мест, фактическое время прибытия и убытия изменить нельзя.
Что делать, если столкнулись с такой проблемой: если ошибка обнаружилась уже после подписания, уточните у оператора ИС ЭПД, допускается ли исправление конкретных сведений. В некоторых случаях потребуется новая ЭТрН.
Чтобы избежать подобных сложностей, до подписания Т3 всегда сверяйте фактическую поставку с документами и осматривайте груз. Недостачу, повреждение или другие расхождения сразу отражайте в ЭТрН и оформляйте акт о расхождениях при приемке — по форме ТОРГ-2 или той, которая утверждена в компании.
Акт о расхождениях можно оформить на бумаге или в электронном виде. Загружать сам акт в ИС ЭПД не требуется — выявленные расхождения отражают в титуле Т3 ЭТрН.
Переход на электронные документы — повод пересмотреть и другие процессы в бизнесе. С решениями АТОЛ для розницы и общепита можно автоматизировать учет товаров и кассовые операции, чтобы сократить ручную работу и снизить нагрузку на сотрудников.
Кассовое оборудование для HoReCa
Потенциал автоматизации бизнеса
Реклама: ООО «АТОЛ», ИНН 5010051677, erid: 2W5zFGWAoku
