Расчеты с подотчетными лицами в 2026 году: порядок выдачи денег и учет 

Подотчетное лицо — это физическое лицо, которому организация или ИП выдали наличные или безналичные деньги на расходы бизнеса. По произведенным расходам подотчетник должен отчитаться.

Важно: подотчетное лицо и материально-ответственное — это не одно и то же. С подотчетником заключать договор о полной материальной ответственности не нужно.

Кто может быть подотчетным лицом:

Например, подотчетником может быть сотрудник, который отвечает за эксплуатацию помещений, хозяйственно-бытовое обеспечение деятельности компании, менеджмент или любой работник, который направляется в командировку.

Чтобы контролировать движение подотчетных денег и их целевое использование, в каждой компании, которая покупает товары через своих сотрудников, должны быть:

1. Положение о выдаче денег под отчет или о расчетах с подотчетными лицами — основной внутренний документ, который регламентирует отношения между работодателем и подотчетником в условиях конкретной фирмы и с учетом специфики ее деятельности.

В этом положении должны быть отражены:

• допустимые направления расходов, например, закупка канц- и хозтоваров для офиса, командировки;

• перечень должностей, которые могут быть подотчетными лицами;

• сроки выдачи аванса и сдачи авансового отчета о произведенных тратах;

• перечень документов, подтверждающих расходы, например, кассовый и / или товарный чек, платежное поручение;

• порядок проверки и утверждения отчета, например, сверка соответствия расходов цели выдачи;

• меры контроля задолженности, например, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами;

• порядок взыскания задолженности, например, удержание из заработной платы по заявлению работника или решению суда.

2. Приказ о списке подотчетных лиц — документ, который будет пофамильно раскрывать пункт положения о должностях, на которых работники могут получать подотчетные деньги.

3. Учетная политика. В ней нужно прописать порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами.

Основание для выдачи денег подотчетнику — его заявление или приказ руководителя. Одновременно оба документа не нужны. В заявлении работник просит выдать ему определенную сумму для конкретной цели на нужный срок. Руководитель ставит на заявлении резолюцию. 

Приказ или распоряжение о выдаче под отчет составляют в произвольной форме с указанием ФИО и должности работника, суммы, цели аванса, а также срока, на какой он выдан. 

Лимита на сумму подотчета нет, компания вправе выдавать любые суммы. Должнику можно выдавать новые суммы, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу.

Деньги под отчет выдают одним из способов:

• Наличными через кассу. Кассир или работник, на которого возложена эта функция, оформляет расходный кассовый ордер по форме КО-2 и регистрирует его в кассовой книге формы КО-4. В 2026 году продолжают действовать бланки, утвержденные постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

• Платежным поручением на личную банковскую карту, в том числе прикрепленную к зарплатному проекту (письма Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). При заполнении поручения в назначении платежа укажите, что это аванс подотчетному лицу, и цель аванса, например, на покупку канцтоваров. 

Если речь идет о расчетах с подотчетным лицом по командировке, то в поле 20 «Назначение платежа кодовое» поставьте 2. В остальных случаях перечисления денег подотчетнику, оставляйте поле пустым (письмо Центробанка от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).

• Переводом на корпоративную банковскую карту. Это перемещение денег между счетами компании, так как бизнес-карта принадлежит организации, а не сотруднику. Карта может быть именной или безымянной в зависимости от политики компании.

Государство не устанавливает сроки отчетности подотчетных лиц. Работодатель сам определяет их и закрепляет в локальных документах компании:

• Срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм.

• Срок рассмотрения заявления директором.

• Сроки, на которые выдаются денежные средства. Они отличаются в зависимости от целей предстоящего расхода — на хознужды, на представительские расходы.

• Срок проверки авансового отчета бухгалтерией.

• Срок утверждения авансового отчета руководителем.

• Срок окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 Указания Центробанка № 3210-У).

Исключение — авансовый отчет по командировочным расходам. Его нужно сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 23 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).

К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расход — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Траты работника по авансовому отчету не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если:

• сотрудник предоставил подтверждающие документы;

• расходы связаны с деятельностью организации;

• остаток возвращен.

НДФЛ и страховые взносы возникнут, когда:

• речь идет о сверхнормативных суточных (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК);

• деньги потрачены на личные цели, то есть признаны доходом физлица;

• сотрудник не отчитался в срок, и деньги остались у него.

Датой дохода при прощении долга считается дата прекращения обязательства (п. 2 ст. 415 ГК).

Получите готовый шаблон акта к договору оказания услуг

Документ подготовлен юристами. Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Расходы по авансовому отчету, как и совершенные другим способом, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.

Момент, когда расходы, подтвержденные авансовым отчетом, можно учесть в целях налогообложения прибыли, зависит от их экономической сути:

Суммы, выданные подотчетным лицам, уменьшают налоговую базу на УСН «доходы минус расходы» только при одновременном соблюдении условий:

1. Фактически оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК).

2. Экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК).

С 2026 года перечень расходов при УСН стал открытым — п. 1 ст. 346.16 НК дополнили подпунктом 45. Теперь можно учитывать не только затраты из закрытого списка, но и иные расходы, если они соответствуют общим критериям из статьи 252 НК. 

Момент признания расходов зависит от наличия задолженности перед сотрудником:

Нет, он оплачивает расходы на бизнес-цели самостоятельно. Сотрудники ИП могут быть подотчетными лицами.

Да, закон не запрещает, но целесообразно уточнить причины задержки 

Предложите добровольный возврат. Если откажется, обратитесь в суд. Если решите простить долг, не забудьте про начисление страховых взносов и НДФЛ. Если НДФЛ удержать не из чего, отразите неудержанный налог в 6-НДФЛ.

Лимит в 100 000 рублей установлен п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У и распространяется на расчеты наличными между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и ИП в рамках одного договора.

Когда сотрудник получает деньги под отчет, он становится представителем работодателя. С точки зрения продавца, происходит расчет между двумя организациями, даже если деньги вносит сотрудник. Поэтому лимит нужно соблюдать. 

Удерживать можно максимум 20% от суммы начисленной зарплаты за вычетом НДФЛ. 

Читайте также:

• Как учитывать доходы для ПСН при повторной регистрации ИП в течение года.

• 10 вопросов про СПОТ, ДОПП и обеспечительный платеж в 2026 году.

• Как в 2026 году возместить расходы на охрану труда из СФР.

 Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFGaRFuK