Как составить пояснения в ФНС о выплате низкой зарплаты в 2026–2027 годах

Запрос приходит, если система ФНС видит начисления сотруднику ниже минимума за полный месяц работы. В этом случае инспектор смотрит арифметику и документы. Здесь он ищет ошибки в расчетах кадровика. Если человек отработал все смены по графику на полную ставку — платить меньше федерального или регионального МРОТ нельзя. Федеральный МРОТ в 2026 году — 27 093 рубля. Региональный минимум может быть выше. Если в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении к региональному соглашению компания не направила мотивированный отказ, она считается присоединившейся. В этом случае применяется региональный минимум заработной платы. 

Как отвечать: показывать табель. Объяснять, что сотрудник болел, был в отпуске за свой счет, устроился 25-го числа или работает на полставки. Проблема решается простым расчетом пропорции.

Запрос приходит, когда ваш средний чек на одного работника ниже цифр Росстата для вашего кода ОКВЭД. Здесь инспектор ищет налоговую выгоду. Его логика проста — бизнес прибыльный, обороты есть, а официальная зарплата низкая. Значит, часть денег выдают «в конверте». Это не нарушение трудового права, это подозрение в занижении базы по НДФЛ и страховым взносам.

Как отвечать: экономикой бизнеса. Объяснять структуру штата (много линейного персонала с низкими окладами), падение выручки, отсутствие премий из-за невыполнения плана или сезонный спад продаж. 

Правило разделения: если в одном требовании ФНС спрашивает и про МРОТ, и про среднеотраслевую зарплату — отвечайте двумя блоками. Сначала блок про МРОТ — здесь доказываете, что при полной занятости каждый получает не меньше минимума. Потом блок про отрасль — здесь объясняете экономические причины отклонения. Смешивать аргументы — верный способ получить повторное требование.

Требование ФНС не означает нарушение. Разберитесь в ситуации по шагам. 

Откройте личный кабинет налогоплательщика и посмотрите текст полностью. Что просит инспекция — только письмо с объяснением или еще копии документов? По каким работникам вопросы — по всем или по списку? За какой период? Если в требовании ошибка (неправильный ИНН, несуществующий период), напишите об этом в начале ответа. Сроки не затягивайте. 

Сравните данные в расчете по страховым взносам (РСВ) и справках 6-НДФЛ с данными бухгалтерского учета. Часто причина требования — технический сбой. Если нашли ошибку в отчете, сначала подайте уточненку, затем напишите пояснение. 

Посмотрите, какой МРОТ действовал в спорные месяцы 2026 года. Федеральный базовый уровень — 27 093 рубля. Проверьте данные по своему региону: возможно, там более высокий порог. Проверьте код ОКВЭД: не вышло ли в вашей отрасли новое соглашение о минимальной зарплате, которое вы пропустили. 

Не пишите общие фразы. Сделайте таблицу по каждому человеку из списка ИФНС:

1. ФИО;

2. Ставка (1,0; 0,5; 0,25);

3. Сколько часов должен был отработать по норме;

4. Сколько отработал по факту согласно табелю;

5. Итоговая сумма начислений до удержания НДФЛ;

6. Причина отклонения.

Если работник на полной ставке получил 25 000 рублей при МРОТ 27 093 рубля, это нарушение. Сначала доначислите зарплату, страховые взносы и пени. НДФЛ с доначисленной суммы исчислите и удержите при ее фактической выплате. При необходимости сдайте уточненный РСВ. Уточненный 6-НДФЛ подавайте только если ошибка повлияла на ранее отраженные в нем показатели — например, доход был выплачен, но неверно отражен или не удержан НДФЛ. Затем отправьте в налоговую пояснение, что ошибка исправлена самостоятельно. Признание ошибки до проверки смягчает ответственность.

Письмо должно быть коротким и содержательным. Инспектору нужна таблица, а не текст. 

Реквизиты и тема письма. Пишите строго по форме электронного требования.

Кому: Руководителю ИФНС №...
От кого: ООО «Название», ИНН, КПП.
Тема: Ответ на требование о пояснениях №... от ... (номер возьмите из квитанции ТКС).

Не используйте заголовки «Информационное письмо» или «Обращение». Пишите прямой ответ на запрос.

Первый абзац. Начните с сути. Приветствия не нужны.

…В ответ на требование от ____ №___ сообщаем. Зарплату сотрудникам начисляем по трудовым договорам и табелям учета рабочего времени. Нарушений в базе для НДФЛ и страховых взносов нет.

Основной аргумент — таблица. Не описывайте сотрудников сплошным текстом. Сделайте таблицу в теле письма. Формат, перенесенный из Excel в Word, удобен для инспектора. Таблица отвечает на большую часть вопросов.

Таблица-шаблон для расшифровки по сотрудникам

Дополнительная аргументация. Под таблицей добавьте обоснование — пояснение причин и ссылки на нормативные документы, если они есть. 

Последний абзац. …Расхождений между данными расчета по страховым взносам и начислением нет. Копии подтверждающих документов на ___ листах прилагаю. 

Приложения. Не отправляйте весь кадровый архив. Налоговая вправе требовать только необходимые документы. Приложите копии по людям из таблицы:

• табель учета рабочего времени (выписка за месяц);

• трудовой договор или допсоглашение (если ставка неполная);

• приказ об отпуске без сохранения зарплаты или больничный лист;

• расчетный листок;

• штатное расписание;

• положение о премировании (если речь о премиях);

• расчет ФОТ с разбивкой по категориям (если речь о среднеотраслевой).

Для каждой причины низкой зарплаты нужен свой документ-подтверждение. Ниже — готовые формулировки.

Как звучит в письме: «Сотрудник Кузнецов Б.Б. работает на условиях неполного рабочего времени (0,5 ставки). Подтверждение — дополнительное соглашение № 2 от 10.01.2026 к трудовому договору. Оплату начислили пропорционально отработанному времени: 88 часов из нормы 176».

Что прикладываем: допсоглашение о ставке и выписку из табеля.

Важно: сравнивайте зарплату с МРОТ в пересчете на фактическое время. Для 0,5 ставки это половина МРОТ. Покажите, что оклад за полный месяц выше МРОТ. Меньшая сумма в отчете — следствие режима работы, а не занижения зарплаты.

Как звучит в письме: «Сотрудница Смирнова Е.В. была в отпуске без сохранения зарплаты с 01.09.2026 по 15.09.2026. Основание — заявление и приказ № 45-ОС. За отработанные дни начислили 15 000 рублей».

Что прикладываем: заявление работника (скан) и приказ директора, табель.

Важно: если сотрудник отсутствовал, а отпуск за свой счет не оформили, создавать документы задним числом нельзя. Это подделка кадровых документов. В письме в ФНС укажите: за неотработанные дни оплату не начисляли, а сумма ниже МРОТ — потому что работник отсутствовал.

Как звучит в письме: «Оклад сотрудника Волкова Д.С. — 40 000 рублей, выше федерального МРОТ. В сентябре 2026 года он был на больничном 12 рабочих дней. Сумма 18 500 рублей состоит из двух частей: зарплата за отработанные дни сентября (оклад 40 000 руб. пропорционально отработанному времени) и пособие по временной нетрудоспособности. Пособие считают по среднему заработку за два предыдущих календарных года и страховому стажу (ст. 7 федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ)».

Что прикладываем: табель (где стоят коды «Б») и копию самого больничного.

Важно: покажите расчет среднего заработка. Инспектор должен увидеть, что низкий доход — результат формулы, а не заниженного оклада. Поясните: если бы он отработал полную норму, зарплата превысила бы МРОТ.

Как звучит в письме: «Алексеева И.Н. устроилась 21.09.2026. Зарплату начислили за 8 рабочих дней из 22. Сумма — 10 500 рублей».

Что прикладываем: копию приказа о приеме на работу.

Как звучит в письме: «В августе 2026 года в цеху № 1 был простой по вине работодателя из-за поломки линии ЧПУ. Время простоя оплатили в размере 2/3 среднего заработка по ст. 157 ТК РФ. Поэтому выплата ниже обычного уровня».

Что прикладываем: акт о поломке, приказ о простое. 

Примечание: ТК не устанавливает обязанности уведомлять службу занятости, когда вводят простой. Уведомлять службу занятости нужно, если вводят неполное рабочее время или останавливают производство (п. 2 ст. 25 закона от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если вы направили уведомление добровольно, приложите копию как дополнительный аргумент.

Как звучит в письме: «Три сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком и не получают заработную плату. Их пособие — не оплата труда. Его не сравнивают со среднеотраслевым показателем».

Что прикладываем: приказы об отпуске, расчет ФОТ без учета декретниц, штатное расписание.

Как звучит в письме: «В компании пять инженеров по 80 тысяч и десять разнорабочих по 28 тысяч. Средняя зарплата ниже отраслевой, потому что отраслевая статистика включает в основном высокотехнологичные предприятия. Большое число вспомогательного персонала снижает средний показатель, но каждый получает не меньше МРОТ».

Что прикладываем: штатное расписание, расчет ФОТ по категориям, трудовые договоры, ведомости.

Как звучит в письме: «Зарплата состоит из оклада и премии. Премия зависит от выручки. По положению о премировании премию начисляют, если план продаж выполнен. В отчетном периоде план выполнили на 62 процента. Премий не было. Оклады сотрудников выше МРОТ».

Что прикладываем: положение о премировании, расчет, как выполнили план продаж (выписка из управленческого отчета).

Важно: покажите, что премия не гарантирована — она зависит от KPI. Условия не выполнили — премию не начислили законно.

Как звучит в письме: «Летом в торговом павильоне нет покупателей. Продавцы работают по графику сменности из трудового договора. Зарплата состоит из фиксированного оклада (не ниже МРОТ, если отработать полную месячную норму) и переменной части (процент с продаж). Летом объем продаж падает, переменная часть тоже. Фиксированный оклад при полной норме дает выплату не ниже МРОТ».

Что прикладываем: графики сменности, журналы кассира, подтверждение низкой проходимости, отчеты о выручке.

Как звучит в письме: «Средняя зарплата по компании ниже отраслевой, так как бизнес-модель предполагает массовый наем линейного персонала со сдельной оплатой труда. Высококвалифицированные специалисты составляют 10% штата, их доходы превышают рыночные показатели в два раза, но они не вытягивают общий средний показатель вверх».

Что прикладываем: штатное расписание, положение об оплате труда, справку-расчет ФОТ с разбивкой по категориям должностей.

Эти аргументы подходят для точечных пояснений. Если налоговая прислала официальное требование, их недостаточно — нужен письменный ответ.

Для экономии времени мы подготовили два готовых шаблона ответа на частые запросы ФНС. В каждом шаблоне перечислены возможные причины занижения — от неполной занятости до сезонных колебаний. Есть вариант, когда ошибку в отчетности уже исправили уточнениями. Выберите подходящий пункт, вставьте данные и приложите копии подтверждающих документов. Шаблоны доступны по ссылкам ниже.

Приложение 1. Шаблон ответа: зарплата ниже МРОТ

Приложение 2. Шаблон ответа: средняя зарплата ниже отраслевой

Некоторые ответы усугубляют ситуацию. Ниже — примеры, как делать нельзя.

Действие. Ответ фразой: «Размер зарплаты — предмет трудового спора. Его регулирует Роструд, а не налоговый кодекс». Это формально правда. Но для ФНС низкий ФОТ — индикатор риска.

Результат. Отказ от пояснений не снимает вопросов налоговой. Если были истребованы документы или сведения и их не представили в срок, возможен штраф по п. 1 ст. 129.1 НК. Низкий уровень зарплаты при этом остается одним из индикаторов риска при отборе компаний для углубленного контроля.

Действие. Сотрудник работал на полставки, но бухгалтер решил, что это ошибка программы, и написал: «Да, мы недоплатили до МРОТ, отчетность уточним». Табель подтверждал работу на 0,5 ставки.

Результат. Компания сама создала доказательную базу для штрафа трудовой инспекции (до 50 тысяч рублей по ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Пришлось доплатить сотруднику, заплатить взносы и подать уточненки. Хотя нарушения не было.

Требования чаще приходят к компаниям, которые выделяются на общем фоне. Чтобы не тратить время на объяснения в 2027 году, настройте процессы сейчас.

Самая частая причина требований — расхождение дат. Табель показывает, что человек уволился 15-го числа, а в отчете РСВ он числится с полной суммой за месяц. Или наоборот, сотрудник принят 20-го, а ему начислили оклад за весь месяц. 

Перед отправкой отчетности сверьте списочный состав и выплаты в кадровой программе с Разделом 3 РСВ. Расхождение в одну букву фамилии или цифру в СНИЛС может вызвать ложное срабатывание системы. ФНС увидит «лишнего» человека или не увидит реального сотрудника.

Минтруд регулярно публикует новые отраслевые минимумы. Если ваша отрасль приняла соглашение, у вас есть 30 календарных дней, чтобы отправить официальный мотивированный отказ (ст. 48 ТК). Если пропустили срок, обязаны поднять зарплату всему цеху до нового уровня. Даже если он выше вашего текущего ФОТ. Поставьте напоминание в календаре: каждые три месяца проверяйте официальный сайт Минтруда. На сайте публикуют уведомления о новых отраслевых соглашениях и предложения присоединиться к ним.

Не ждите требования от налоговой, чтобы подготовить приказ о падении выручки. Если продажи снизились или заказчик задержал оплату, оформите это документами. Делайте промежуточные расчеты маржинальности, сохраняйте письма от контрагентов об отсрочках платежей. Эти документы помогут защититься от обвинений в «серых» схемах.

Посчитайте среднюю зарплату и сравните ее с МРОТ и среднеотраслевым показателем по вашему ОКВЭД. Если зарплата заведомо ниже отрасли, подготовьте пакет пояснений заранее. Тогда вы успеете отправить его за пять дней после получения требования. Это снижает риск попадания в план выездных проверок.

Если прибыль снизилась, зафиксируйте это протоколом собрания учредителей. Пропишите в документах: «Если рентабельность ниже X%, переменную часть не выплачивают». Это объяснит, почему средняя зарплата снизилась вслед за рынком.

Вы написали письмо и прикрепили файлы. Не нажимайте кнопку «Отправить», пока не пройдете по этим пунктам. Проверка занимает пять минут и снижает риск повторных требований.

• Совпадает ли арифметика. Сумма начислений в вашей пояснительной таблице должна совпадать со строками отчета РСВ за этот месяц. Если в пояснениях в таблице у Иванова 15 200 рублей, а в отчете 15 300, алгоритм ФНС выдаст ошибку контроля и пришлет новое требование о расхождениях между документами.

• Учли ли районный коэффициент. В местностях с особыми климатическими условиями (Урал, Дальний Восток) районный коэффициент и процентную надбавку начисляют сверх МРОТ. В сам МРОТ их не включают (постановление КС от 07.12.2017 № 38-П).

• Нет ли скрытых нарушений. Проверьте людей с низкой зарплатой. Есть ли сотрудник на полной ставке (1,0), который весь месяц работал и получил меньше 27 093 рубля? Если есть, пояснения не помогут. Нужно доначислить, заплатить пени и сдать уточненку. Неисполненную обязанность по уплате доначисленных сумм налоговая может выявить при контроле и выставить требование об уплате. 

• Все ли документы на месте. Перечень приложений в письме совпадает с файлами, которые вы приложили? Вы указали количество листов верно? Если в письме указано «на 5 листах», а приложено 3, инспектор вправе запросить недостающие документы или посчитать ответ неполным.

Читайте также: 

• Новые формы уведомлений в МВД при приеме и увольнении иностранцев: изменения с 1 сентября 2026 года

• Как уволить сотрудника за прогул 2026–2027: образцы документов, запись в трудовую книжку, отчетность в СФР

• Отсрочка и рассрочка по налогам с 1 сентября 2026 года: что изменилось и как не получить отказ

Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFJPddBG