Как уволить сотрудника за прогул 2026–2027: образцы документов, запись в трудовую книжку, отчетность в СФР

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте (пп. «а» п. 6 ч.1 ст. 81 ТК):

• более 4-х часов подряд в течение своего рабочего дня или смены;

• в течение полного рабочего дня или смены, независимо от их продолжительности.

Главное условие для признания прогула — отсутствие у сотрудника уважительных причин для невыхода на работу.

Увольнение из-за с прогула возможно не позднее одного месяца с даты обнаружения проступка, то есть — с даты, когда об этом узнал непосредственный руководитель сотрудника. В этот срок не засчитываются дни, когда работник находился в отпуске, был на больничном, а также время, которое требуется для учета мнения профсоюзного органа. Если сотрудник в этот период отсутствовал по другим основаниям, например, использовал накопленные отгулы, течение срока не прерывается. По истечении шести месяцев со дня совершения прогула уволить работника будет нельзя (ст. 193 ТК, п. 34 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 в ред. от 09.12.2025).

Если прогул длительный, один месяц с даты его обнаружения исчисляйте не от первого, а от последнего дня прогула, когда сотрудник появился и смог объяснить, почему он отсутствовал (письмо Минтруда от 12.02.2021 № 14-2/ООГ-1238).

Закон запрещает увольнять по причине прогула (ст. 81, 261, 269 ТК, постановление Пленума ВС от 28.01.2024 № 1):

• беременных женщин (даже если работодатель не знал о беременности сотрудницы);

• несовершеннолетних, если нет согласия Госинспекции по труду и комиссии по делам несовершеннолетних;

• сотрудников в отпуске или на больничном.

Увольнение за прогул — это дисциплинарное взыскание, которое требует тщательной подготовки и соблюдения всех требований законодательства. При нарушении установленного порядка сотрудник сможет обжаловать свое увольнение и восстановиться на работе.

Работодателю нужно пройти несколько обязательных этапов:

Составьте акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Унифицированного шаблона такого акта нет, составляйте его в свободной форме, указав:

• данные сотрудника — ФИО, должность;

• период его отсутствия на работе — точная дата и время отсутствия с указанием времени начала и окончания работы по графику;

• дату и время составления акта;

• данные свидетелей, подписавших акт (ФИО, должности), причем желательно, чтобы свидетелей было не менее трех.

При длительном прогуле такие акты придется составлять регулярно — ежедневно в первые дни неявки, а затем можно реже, например, раз в неделю. Когда будете обосновывать дисциплинарный проступок сотрудника, используйте все акты, составленные в период его неявки.

Составьте докладную записку об отсутствии сотрудника на имя руководителя компании. Обычно ее в свободной форме составляет непосредственный руководитель сотрудника.

Что отразить в записке:

• факт отсутствия на работе более четырех часов;

• точную дату и время в часах и минутах, когда работник отсутствовал;

• пункт трудового договора или другого внутреннего документа, регулирующего рабочее время, который нарушил сотрудник;

• ФИО, должность и подпись лица, составившего докладную записку.

Докладную записку приложите к акту. В документах можно дополнительно указать, как прогул отразился на работе предприятия, например, сорвалась важная сделка, не был выполнен в срок планируемый объем работ.

Отсутствие сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени. Пока не выяснены все причины и обстоятельства, обозначьте это как неявку по невыясненным причинам (например, кодом «НН» или «30»), а когда точно станет известно, что имело место нарушение — исправьте обозначение на прогул (код «ПР» или «24»). Если же факт прогула не подтвердится, укажите соответствующий код отсутствия (например «Б» — заболевание, если будет предоставлен больничный лист). 

Составьте уведомление о необходимости дачи объяснений причин невыхода на работу и передайте его сотруднику под подпись. Форма документа — произвольная, при этом в нее нужно включить:

• просьбу к сотруднику письменно объяснить, почему он отсутствовал на рабочем месте, и предоставить документы, которые подтверждают, что причина отсутствия была уважительной;

• сведения о нарушении — укажите, когда и сколько по времени сотрудник отсутствовал согласно акту;

• пункт локального документа, которым установлен режим работы сотрудника — например, трудовой договор;

• срок, в течение которого сотрудник должен предоставить объяснение работодателю — два рабочих дня после получения уведомления (ч. 1 ст. 193 ТК).

Вручив уведомление, попросите сотрудника расписаться на вашем экземпляре или в соответствующем журнале — так вы сможете подтвердить, что действительно запрашивали у него объяснение, прежде чем применить дисциплинарное взыскание.

Если сотрудник в двухдневный срок не предоставит объяснение, увольнению это не помешает, но нужно подготовить соответствующий акт об отсутствии объяснений причин прогула. В акте укажите способ, которым затребовали объяснения (передали уведомление лично, направили почтой), а также даты передачи уведомления и его получения сотрудником.

Законодательно утвержденного перечня уважительных причин не существует, поэтому оценить, считается причина отсутствия уважительной или нет, должен сам работодатель на основе объяснительной, полученной от сотрудника, и других подтверждающих документов с учетом конкретных обстоятельств (письмо Роструда от 04.12.2024 № ПГ/23896-6-1).

Например, причина отсутствия уважительная, если:

• Сотрудник болел, что подтверждается больничным листом. Если больничный он не открывал, подтвердить недомогание или травму можно выпиской из медкарты, справкой от врача, документом об отказе от госпитализации при вызове скорой помощи.

• Сотрудник по пути на работу попал в ДТП и долго ждал прибытия инспекторов ГИБДД, о чем предоставлена справка госинспекции с указанием времени происшествия.

• Сотрудника задержали и заключили под стражу, об этом есть справка из правоохранительного органа.

• Сотрудник сдавал кровь и предоставил донорскую справку.

К прогулам без уважительной причины можно отнести:

• Неявку сотрудника на работу без каких-либо объяснений с его стороны.

• Уход в ежегодный отпуск или в отпуск без содержания самовольно без должного оформления. Исключение — когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет, например, в связи со смертью близкого родственника, но отказывает в этом.

• Использование ранее заработанных отгулов без согласования с работодателем.

Приказ можно составить по унифицированной форме № Т-8 или на собственном бланке.

Укажите основание увольнения: однократное грубое нарушение сотрудником трудовых обязанностей — прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Отразите документы, на основании которых издан приказ — акт и докладная записка об отсутствии на рабочем месте, уведомление сотрудника о предоставлении письменных объяснений об отсутствии на работе.

В течение трех рабочих дней с даты издания ознакомьте сотрудника с приказом под роспись. Работник может отказаться от подписания, тогда составьте акт об отказе, который должны подписать минимум два свидетеля, а на приказе сделайте соответствующую отметку. Такую же отметку сделайте при невозможности ознакомления сотрудника с приказом.

Если ведете личные карточки работников по форме № Т-2, внесите запись об увольнении за прогул в раздел XII «Основание прекращения трудового договора (увольнения)», указав причину и дату расторжения трудовых отношений, реквизиты приказа об увольнении. Сотрудник должен ознакомиться с записью и поставить об этом в карточке свою подпись.

Несмотря на причину увольнения, сотрудник должен получить все причитающиеся ему выплаты, в том числе (ст. 121, 127, 153 ТК):

• зарплату за отработанное время (время прогула не оплачивайте);

• компенсацию за дни неиспользованного отпуска (время прогула исключите из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск);

• компенсацию за дни отдыха в связи с работой в выходные и нерабочие праздники, неиспользованные сотрудником на дату увольнения.

Если трудовая книжка ведется на бумажном бланке, внесите в нее дату и основание увольнения, а также дату и номер приказа об увольнении.

Пример записи об увольнении за прогул:

Трудовую книжку выдайте на руки сотруднику в день увольнения.

По уволенному сотруднику подайте в СФР «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (подраздел 1.1 формы ЕФС-1). Срок — не позже следующего рабочего дня за днем издания приказа об увольнении.

В табеле по форме № Т-12 (либо № Т-13) внесенный код «НН» или «30» зачеркните и рядом внесите код прогула «ПР» или «24». Если применяете свою форму табеля и коды, действуйте аналогично. Исправление заверяется работником, ответственным за ведение табеля.

Если у сотрудника нет подтверждения уважительной причины отсутствия, это считается прогулом в любом случае. Нельзя обвинить работника в прогуле при наличии документа о том, что ребенок действительно болел — это может быть больничный лист, справка от врача или выписка из медкарты ребенка.

Если сотрудник находился в отпуске в другом регионе, но не смог вернуться и выйти на работу вовремя, так как на соответствующую дату не было билетов на самолет или поезд, это может расцениваться как прогул?

Как прогул такое опоздание можно расценивать, только если сотрудник не поставил работодателя в известность о том, что не сможет выйти на работу вовремя. Если о проблеме с билетами он сообщил заранее, это уважительная причина отсутствия (определение ВС от 30.03.2012 № 69-В12-1).

При нарушении порядка применения дисциплинарного взыскания за прогул работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. Увольнение будет признано незаконным, а значит, сотрудника придется восстановить на работе, выплатив ему средний заработок за время вынужденного прогула и возместив судебные издержки (ст. 234, 394 ТК, п. 53, 60 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Компания «Ависто» оказывает услуги по ведению бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Наши специалисты помогут наладить учет, законно оптимизировать налогообложение и разрешить сложные ситуации.

Получите готовый шаблон акта к договору оказания услуг

Документ подготовлен юристами. Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Читайте также:

• Новые формы уведомлений в МВД при приеме и увольнении иностранцев: изменения с 1 сентября 2026 года.

• ЭПД с 1 сентября 2026 года: что нужно успеть за последние две недели.

• Новые правила снижения налоговых штрафов для бизнеса с 1 сентября 2026 года.

Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFJAHrVP