Как правильно оформить допсоглашение к трудовому договору

В каких случаях нужно оформить допсоглашение 

Допсоглашения к трудовым договорам составляют, когда нужно изменить условия оплаты труда, должность, место работы и другие положения — по соглашению сторон можно изменить почти все пункты, которые изначально включили в трудовой договор.

Есть две группы ситуаций, когда стороны трудового договора не оформляют допсоглашение:

• Если его можно не составлять. Например, соглашение не нужно при приостановлении действия трудового договора или временном переводе на удаленку по инициативе работодателя.

• Когда условия трудового договора нельзя изменить соглашением сторон. Например, встречается мнение, что допсоглашением нельзя заменить бессрочный договор на срочный, а также продлевать срок трудового договора.

Письменная форма

Допсоглашение к трудовому договору всегда составляют в письменной форме (ст. 72 ТК). Это связано с тем, что трудовой договор заключают в письменной форме. Соответственно, изменять его условия можно по тем же правилам (ст. 67 ТК).

Суды отмечают, что допсоглашение, которое не оформлено в письменном виде, следует считать заключенным, если сотрудник приступил к работе в измененных условиях с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя. Например, нельзя уволить сотрудника за прогул, если он начал трудиться дистанционно по согласованию с работодателем, но условие об удаленной работе не было зафиксировано в допсоглашении (определение ВС от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Допсоглашение к трудовому договору можно оформить как на бумажном носителе, так и в электронном виде, если у работодателя введен кадровый ЭДО (ст. 22.1 ТК).

Стандартные реквизиты

Законодательство не предусматривает четкой структуры дополнительного соглашения к трудовому договору. На практике в нем указывают реквизиты из ч. 1 ст. 57 ТК:

• Наименование документа — «Дополнительное соглашение к трудовому договору № ____ от ..20___ г.». Иногда в названии документа указывают суть изменений — например, «о совмещении профессий (должностей)» или «об изменении способа выплаты заработной платы».

• Сведения о сотруднике ⎯– Ф.И.О. и реквизиты документа, удостоверяющего его личность.

• Сведения о работодателе — наименование или Ф.И.О., ИНН или реквизиты документа, удостоверяющего личность, информация об уполномоченном представителе, который подписывает допсоглашение, и о документе, подтверждающем его полномочия.

• Место заключения допсоглашения.

Дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо составить в двух экземплярах — для сотрудника и работодателя. Оба экземпляра нужно подписать с обеих сторон.

Кадровый ЭДО

Электронный документооборот для отдела кадров и HR-менеджеров. Кадровый ЭДО помогает формировать документы, вести учет отпусков, командировок и хранить личные дела

Подключить

Особые условия

Есть условия и реквизиты допсоглашения к трудовому договору, которые нужно прописывать особенно внимательно.

Номер

Работодатель вправе установить правила нумерации допсоглашений в локальном акте, например, в положении о кадровом делопроизводстве. Если такого порядка нет, лучше нумеровать дополнительные соглашения по возрастающей, начиная с № 1 (письмо Минтруда от 28.04.2020 № 14-2/В-519).

Даты

Речь о дне заключения допсоглашения и моменте вступления его в силу. Эти даты могут не совпадать. Обычно сотрудник начинает трудиться по измененным правилам уже после подписания соглашения, но иногда допустимо распространить его действие на период, предшествующий его заключению (см. консультацию Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф»).

Пункт трудового договора, в который вносят изменения

Если изменения вносят в конкретный пункт трудового договора, необходимо прописать его номер. Если ранее этот пункт уже меняли, указывать реквизиты предыдущего допсоглашения не требуется (см. консультацию Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф»).

Новая формулировка условий трудового договора

Если допсоглашение включает в трудовой договор дополнительные условия или изменяет их, такие условия не должны ухудшать положение сотрудника по сравнению с установленным трудовым законодательством (ч. 4 ст. 57 ТК). Например, в допсоглашении можно сократить сотруднику испытательный срок (письмо Роструда от 17.05.2011 № 1329-6-1). А вот установить или продлить его нельзя (письмо Роструда от 02.03.2011 № 520-6-1).

Условия допсоглашения должны быть сформулированы четко, непротиворечиво и в соответствии с ТК. Например, если оформляют совмещение профессий (должностей), необходимо прописать (письмо Минтруда от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940):

• сколько времени сотрудник будет выполнять дополнительную работу;

• в чем заключается дополнительная работа и что конкретно должен делать работник;

• объем дополнительной работы;

• в каком размере она оплачивается.

Сколько времени хранить допсоглашения к трудовым договорам

Дополнительные соглашения к трудовым договорам хранят столько же, сколько и сами трудовые договоры — 50 / 75 лет. После истечения срока хранения их можно передать на постоянное хранение (п. 435 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Кадровый ЭДО от СБИС — помогает формировать документы, вести учет отпусков, командировок и хранить личные дела. У каждого сотрудника есть личный кабинет — в смартфоне или на компьютере. Сотрудники могут сами запрашивать и скачивать документы: справки о доходах, для пособий, копию трудовой. Кадровики освободят себя для выполнения других задач. Все электронные документы имеют юридическую силу. Система отлично подойдет для компаний с удаленными сотрудниками. Все нужные документы всегда под рукой, их легко найти — всего в пару кликов.

Кадровый ЭДО

Электронный документооборот для отдела кадров и HR-менеджеров. Кадровый ЭДО помогает формировать документы, вести учет отпусков, командировок и хранить личные дела.

Подключить

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KEBvT