Где оборудование, или почему компании часто теряют активы

Техника куплена, деньги потрачены, а найти её при инвентаризации не получается. Это происходит вовсе не из-за воровства. Просто никто не фиксирует, куда именно уходит имущество после того, как оно попало в компанию. 

Разбираем, что происходит с активами, куда они деваются и как выстроить процесс, при котором компания точно знает местонахождение каждого стула, ноутбука или перфоратора.

Независимо от того, какой деятельностью занимается компания, если у неё есть подотчётная мебель, техника или оборудование, то ей нужно вести учёт всего этого «добра». Хотя бы для того, чтобы понимать, сколько денег в это уже вложено, сколько потратить на амортизацию и какую часть бюджета закладывать на будущее. 

Есть 3 наиболее повторяющихся сценария:

1. Руководитель отдела просит закупить четыре ноутбука, так как старые, по его словам, уже не тянут рабочие задачи. Заявка согласована, техника куплена и выдана. Через две недели в подсобке обнаруживают три ноутбука в нормальном состоянии — они числились за реорганизованным полгода назад подразделением и просто выпали из внимания. Деньги на новую технику уже потрачены, старая — найдена постфактум, а кого винить — непонятно: данные в системе же просто не отражали реальность.

2. Менеджер уволился в марте. Ноутбук он сдал — это все видели. Но монитор, телефон и кресло, переехавшее в переговорную ещё в феврале, по-прежнему висят на карточке человека, которого в компании давно нет.
   При инвентаризации обнаружилось, что часть объектов не находится там, где числится, и комиссия зафиксировала недостачу. Взыскать с бывшего сотрудника уже невозможно — нет ни актуального акта передачи, ни подписи под списком имущества на дату увольнения.

3. Проектор переехал из переговорной в учебный класс, планшет забрал технический специалист для выездной работы, принтер переставили в соседний кабинет. Никто не оформлял документы — зачем, это же внутри компании. Через год при инвентаризации каждый из этих объектов либо не находится там, где числится, либо обнаруживается у сотрудника, за которым он не числится.

Как видите, во всех трёх случаях итог один — никто ничего не знает, порядка нет. А так быть не должно. 

Когда руководство узнаёт о подобных ситуациях, первая реакция — усилить контроль: разослать напоминания, обязать стафф сообщать о перемещениях, добавить пункт в должностные инструкции. Это не работает по простой причине: сотрудник, который переставил принтер в соседний кабинет, думает о своей задаче, а не об инвентарных номерах.

Фиксировать каждое движение имущества — значит добавить к каждому такому действию отдельный административный шаг: 

• найти форму, 

• заполнить, 

• передать в бухгалтерию. 

Вот только делать этого никто не будет. Халтурят? Нет, конечно. Все эти лишние «телодвижения» попросту неудобны и никак не связаны с основной работой сотрудника. Да и последствия от незафиксированного перемещения наступают только через год — при инвентаризации, когда уже невозможно восстановить, кто, когда, куда и что переставил.

Корень проблемы кроется между событием и его отражением в учётной системе. Закрыть этот разрыв можно только одним способом — сделать фиксацию события такой же простой, как и само событие. И пока сотруднику нужно ходить к компьютеру, заполнять бумажные формы или звонить в бухгалтерию, чтобы зафиксировать перемещение актива — все будут это откладывать. 

Автоматизация учёта имущества решает именно главную задачу: сотрудник фиксирует любое действие с объектом прямо на месте — в кабинете, на складе, в цеху — без возврата к рабочему месту.

Но когда каждый объект имущества получает штрихкод или RFID-метку — небольшую наклейку, которую крепят прямо на корпус оборудования, мебели или техники — всё меняется. Выполняется такая маркировка разово. 

После маркировки необходимо обойти помещения, отсканировать штрихкоды или метки с каждого объекта и внести информацию в систему при помощи ТСД или смартфона (ТСД нужно дополнительно приобрести и настроить связку с 1С). Всё, инвентаризация или сверка теперь будут занимать секунды, а информация попадать в систему учёта автоматически.

Например, если установить на терминал приложение «Учёт 15», то при приёмке имущества, перемещении или передаче ОС другому сотруднику, будет достаточно поднести терминал сбора данных к метке на объекте. Приложение считает код, покажет на экране  данные об объекте — наименование, инвентарный номер, текущее МОЛ, местонахождение — и предложит выбрать действие: принять, переместить, передать, изменить состояния или списать. 

Сотрудник выбирает нужное, подтверждает — и данные мгновенно уходят в 1С без ручного ввода. Бухгалтер сможет видет актуальную картину по активам в любой момент, а не по итогам годовой инвентаризации. 

RFID-метки дают дополнительное преимущество при инвентаризации: сотруднику не нужно подносить терминал к каждому объекту отдельно. Достаточно войти в помещение со считывателем, нажать «курок» на ТСД — и все объекты в зоне охвата зафиксируются автоматически. Скорость сбора данных при этом возрастает в 40 раз по сравнению с ручным методом — инвентаризация, занимавшая раньше две недели, укладывается в два-три дня.

«Учёт 15» работает на обычных смартфонах на Android и на специализированных терминалах сбора данных — выбор зависит от условий работы и объёма имущества. Приложение напрямую интегрируется с «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» и «1С: БГУ 2.0» без доработки конфигурации. 

Конечно, когда компания существует несколько лет, она выстраивает определённые алгоритмы работы. А технологии помогают усовершенствовать всё это: высвобождают бухгалтерии больше времени на ведение отчётности, позволяют не отвлекать коллектив от выполнения важных задач во время пересчёта имущества, показывают прозрачную картину движения ОС и амортизации.

Например:

• Сотрудник увольняется, ответственный за учёт имущества сканирует каждый подотчётный объект при передаче, и данные о смене материально ответственного лица уходят в 1С до того, как человек покинул офис.

• Руководитель запрашивает закупку, финансовый директор за несколько минут видит, что нужное оборудование уже есть на балансе, просто стоит в другом кабинете. 

• Подразделение реорганизуется, имущество переводится на новые структуры через приложение, а не висит на старых карточках годами.

Инвентаризация в такой компании проходит без сюрпризов: данные в системе уже актуальны, и обход помещений подтверждает то, что система показывает. Бухгалтер приходит к проверке с полной картиной по активам, а финансовый директор принимает решения о закупках на основе данных, отражающих реальность, а не версию двух-трёхмесячной давности.

Потери активов в компаниях редко связаны с намеренными действиями сотрудников. Оборудование пропадает из поля зрения постепенно — через незафиксированные перемещения и неоформленные передачи. Бухгалтер, выстроивший учёт так, чтобы каждое событие с имуществом отражалось в системе в момент его совершения, решает эту проблему на уровне процесса — и больше не обнаруживает её раз в год при инвентаризации.

Вы можете протестировать работу с приложением «Учёт 15» самостоятельно, скачав его с сайта разработчика. Либо же запросить помощь интегратора, который объяснит, как работает программа, сколько будет стоить внедрение и нужно ли конкретно вашей компании менять привычный уклад ради пересчёта 15 стульев и 10 столов.

Реклама: «Клеверенс Софт», ИНН: 7720514281, erid: 2W5zFJUQ6VF