Расположение имущества в офисе, на складе или производстве редко совпадает со структурой бухгалтерского учёта. В одном кабинете могут находиться основные средства с разными счетами учёта. Часть имущества закреплена за разными материально ответственными лицами (МОЛ), а сами объекты принадлежат разным подразделениям.
Для инвентаризационной комиссии это одно помещение, которое проще проверить целиком. Но в 1С имущество из этого кабинета распределено между несколькими документами.
Если заранее создавать отдельное задание под каждый счёт, подразделение или МОЛ, сотрудникам придётся несколько раз проверять это помещение. А если собрать всё в один документ без последующего разделения, ручная сортировка строк ляжет на бухгалтера.
Всё равно двойная работа, получается?
Не обязательно. Вполне реально за один обход собрать данные по всему имуществу, а затем распределить результаты по нужным документам в 1С.
Сбор данных во время обхода
При ручной инвентаризации член комиссии работает с описью: находит объект, сверяет его инвентарный номер с документом, отмечает результат и переходит к следующему. На большом участке приходится постоянно переключаться между имуществом и списком.
Маркировка упрощает эту работу. Штрихкоды на столах, стульях, компьютерах, оборудовании и других основных средствах позволяют идентифицировать объект без ручного поиска его номера в описи.
Сотрудник сканирует штрихкод на объекте с помощью терминала сбора данных (ТСД), и устройство определяет, какое именно имущество сейчас проверяется. Результат автоматически фиксируется на терминале, поэтому отдельно переносить его в бумажную опись не нужно.
Перед инвентаризацией на ТСД можно выгрузить задание со списком имущества. Во время обхода член комиссии открывает документ и сканирует объекты по мере продвижения по помещению.
Есть и инвентаризация по факту. Тогда документ создают прямо на терминале и добавляют в него имущество по мере обнаружения.
Терминал нужен не только для считывания штрихкодов. На нём комиссия работает с документом инвентаризации и получает результаты в электронном виде.
После обхода данные с устройства загружают в учётную систему. И здесь возникает важный вопрос: что произойдёт, если в мобильном документе оказалось имущество разных МОЛ и счетов?
Разделение документов в 1С
Мобильный документ не обязательно соответствует одному документу в 1С. При загрузке программа может распределить собранные данные между несколькими документами с учётом бухгалтерского счёта и материально ответственного лица.
Например, комиссия проверяет имущество двух МОЛ, которое числится на разных счетах. Во время обхода сведения об этих объектах собирают в общем мобильном документе. После загрузки программа распределяет их между соответствующими документами 1С.
Комиссии не нужно заранее определять, куда впоследствии должен попасть каждый отсканированный объект. Это происходит уже при обмене с учётной системой.
Возможен и обратный сценарий. Несколько документов из 1С объединяют при выгрузке на терминал. Комиссия работает с общим заданием, а после завершения инвентаризации результаты возвращаются в исходные документы.
Поэтому количество документов в 1С и на терминале во время обхода может различаться.
Теперь тот же принцип можно рассмотреть на более крупном участке — целом этаже.
Инвентаризация этажа за один обход
Если на этаже расположено несколько кабинетов с мебелью, компьютерами, принтерами и другим имуществом разных подразделений, за объекты отвечают разные МОЛ, а в учёте они числятся на нескольких счетах, комиссия начинает с первого кабинета и последовательно проходит весь этаж, проверяя имущество в порядке его расположения, без разделения по счетам и ответственным.
Терминал собирает сведения по всему участку. После загрузки в 1С программа формирует из них соответствующие документы.
Комиссии не нужно возвращаться в кабинеты или разыскивать отдельные объекты из задания, переходя между рабочими местами. Бухгалтер получает не общий массив для ручной сортировки, а уже сформированные документы. Ему остаётся проверить их и разобраться с расхождениями.
Такой сценарий реализован и в мобильном приложении «Учёт 15» для ТСД. Однако программа работает с той информацией, которую получает из учётной системы. Если в карточке имущества указан неверный счёт или устаревший МОЛ, автоматическое распределение не исправит исходную ошибку. Поэтому сформированные документы всё равно должен проверить бухгалтер.
Что остаётся под контролем бухгалтера
Автоматизация снимает часть работы с данными, но не заменяет проверку результатов. Бухгалтеру нужно убедиться, что документы сформированы на основе корректной информации, а обнаруженные расхождения требуют отдельного внимания.
Ошибки могут быть связаны не только с исходными карточками. Например, после выгрузки задания мог смениться ответственный сотрудник, а во время инвентаризации комиссия могла обнаружить имущество не на своём месте. Поэтому перед проведением документов бухгалтер проверяет:
Верно ли указаны счета и МОЛ в карточках имущества.
Не сменились ли ответственные лица после выгрузки задания на терминал.
Заполнены ли обязательные для учёта данные.
Как отражено имущество, обнаруженное не на своём месте.
Соответствуют ли сформированные документы правилам учёта в организации.
Если исходные сведения неверны, программа самостоятельно не определит правильные. Такие случаи нужно разобрать до проведения документов.
То же касается расхождений. Система помогает распределить полученные данные, но причину расхождения устанавливает специалист. Он же решает, как отразить его в учёте.
Один обход вместо нескольких
Количество документов в 1С не обязательно должно определять порядок физической проверки имущества. Комиссия может двигаться по помещениям и работать с объектами в порядке их расположения, а программное обеспечение берёт на себя ту часть обработки данных, которую можно автоматизировать.
При такой организации процесса специалистам не приходится переносить структуру бухгалтерского учёта на физический маршрут комиссии. Это особенно важно на крупных объектах, где одновременно растёт количество помещений, имущества, счетов и ответственных лиц.
В результате сложная структура учёта не делает сам обход таким же сложным. Комиссия занимается фактической проверкой имущества, а бухгалтер подключается к работе с документами и ситуациями, которые требуют его решения.
Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFHEvyY5
