В арендованном офисе сотрудник проверяет рабочие места: столы компания получила вместе с помещением, компьютеры купила сама, а принтер временно привёз подрядчик. Внешне ничто не мешает включить всё в один список, но бухгалтеру такой перечень мало что объяснит — у этих предметов разные владельцы и основания использования.
Сложность возникает и в том, что комиссия исключает из проверки всё, что не принадлежит компании. Среди пропущенного может оказаться оборудование, принятое в аренду или на хранение, сведения о котором организация обязана учитывать. Поэтому подготовка начинается с документов: какие предметы компания приобрела, какие получила во временное пользование, а какие просто находятся рядом.
Какое имущество входит в проверку
Принадлежность предмета и порядок его учёта — связанные, но разные вопросы. Стол арендодателя не становится собственностью арендатора после передачи, однако договор и акт приёма-передачи могут требовать от компании контроля его наличия и сохранности.
До обхода бухгалтер сопоставляет учётные данные с договорами, приложениями к ним и документами передачи. По этим сведениям можно разделить имущество на несколько групп:
Что находится в помещении | Что уточнить перед проверкой |
Собственная техника и мебель | По каким карточкам они учтены, где находятся и за кем закреплены |
Имущество, полученное в аренду или на хранение | Какие предметы переданы компании и как они отражены в её учёте |
Оборудование подрядчика | Остаётся ли оно под контролем подрядчика или передано организации по документам |
Личные вещи сотрудников | Подтверждена ли принадлежность и оформлено ли использование компанией |
Такое разделение помогает определить состав задания, но не даёт права исключить объект только потому, что у него другой собственник.
Для организаций, применяющих ФСБУ 28/2023, при годовой инвентаризации проверке подлежат в том числе объекты, учитываемые за балансом, и объекты, сведения о которых необходимо раскрывать в отчётности. Перечень установлен пунктом 18, а пункт 32 предусматривает отдельные документы для указанных в нём групп забалансовых и неучтённых объектов.
Когда состав имущества определён, остаётся выбрать способ обхода: сверять подготовленный перечень или сначала собрать сведения о найденных объектах.
Проверка по списку или сбор фактических данных
Для подтверждения известного состава имущества подходит работа по плану. Сотрудник получает перечень и отмечает найденные позиции; по окончании видно, какие объекты остались неподтверждёнными. Это удобно, когда компания уже знает, что должно находиться в помещении.
При обследовании новой площадки исходный список может быть неполным. Тогда сначала фиксируют обнаруженное, а затем сопоставляют результат с учётными записями и документами. Такой обход требует отдельного порядка для неизвестных предметов: сам факт обнаружения ещё не объясняет, кому они принадлежат.
Для идентификации конкретных экземпляров используют индивидуальные штрихкоды, связанные с карточками имущества. Этикетку считывают терминалом сбора данных (ТСД) — переносным устройством со сканером и экраном. На терминал устанавливают приложение, а из учётной системы передают сведения, необходимые для распознавания объектов.
Одно из таких приложений — «Учёт 15», программа для мобильного учёта имущества. Во время обхода сотрудник сканирует этикетки и фиксирует результат на терминале, работая в выбранном режиме:
По плану: список можно получить из учётной системы либо сформировать на ТСД из загруженных данных. Результаты сканирования отображаются на экране терминала.
По факту: сотрудник работает без заранее подготовленного перечня, в режиме «вслепую», с заданными параметрами операции.
Как провести инвентаризацию по плану и по факту
Подробнее о режимах инвентаризации
При настройке проверки состав имущества можно ограничить выбранным материально ответственным лицом (МОЛ). Такой отбор показывает, за кем числятся объекты, но не разделяет их по собственникам.
Что означает «чужое имущество» в настройках
В одном кабинете стоят два компьютера компании: один закреплён за Ивановым, другой — за Петровым. Комиссия проверяет имущество Иванова, поэтому в задании указан только закреплённый за ним компьютер. Во время обхода сотрудник сканирует и соседний компьютер Петрова, которого в задании нет. Настройка «Разрешить добавление чужого имущества» позволяет включить компьютер Петрова в документ инвентаризации. Здесь «чужое» означает имущество другого МОЛ, хотя оба компьютера принадлежат одной компании.
В «Учёте 15» эта настройка разрешает добавлять объекты, которые не числятся за выбранным на устройстве МОЛ. Однако она не предназначена для определения имущества арендодателя или подрядчика. Принадлежность предмета другой организации необходимо устанавливать по документам, независимо от того, удалось ли добавить его в документ на ТСД.
Поэтому правила работы с предметами третьих лиц задают до начала обхода: какие из них входят в инвентаризацию организации, где фиксируется результат и кто разбирает спорные позиции. Нельзя рассчитывать, что одна настройка приложения автоматически разделит всё найденное по владельцам.
Учёт 15 — мобильный учёт имущества и материалов
Скачайте и протестируйте решение для учёта имущества бесплатно
Подготовка помещения и данных к обходу
После определения состава проверки можно распределить работу по помещениям и ответственным. Физическая зона при этом не обязательно совпадает с группой имущества: в одной переговорной стоят собственный проектор, арендованный стол и экран подрядчика.
Чтобы сотруднику не пришлось выяснять происхождение каждого предмета во время сканирования, до обхода стоит:
Собрать документы передачи
Проверить перечни мебели и оборудования в приложениях к договорам, включая возвраты и последующие изменения.Уточнить учётные записи
Сопоставить помещения и ответственных с оформленными перемещениями.Проверить идентификацию
Убедиться, что этикетки читаются и относятся к нужным экземплярам.Определить порядок для неизвестных объектов
Указать, какие сведения записать и кому передать их для разбора.Проверить данные на терминале
Убедиться, что сотруднику доступны справочники и задание для предстоящей операции.
В «Учёте 15» на устройство передаются справочники имущества, организаций, подразделений, помещений и сотрудников. Приложение распознаёт штрихкод, когда он содержится в загруженных справочниках; доступная информация об объекте зависит от переданных данных.
Даже после подготовки во время обхода могут встретиться предметы без читаемой этикетки или с неизвестным кодом. Для них и нужен заранее согласованный порядок действий.
Что делать с неизвестным предметом
Нераспознанный штрихкод не доказывает, что имущество принадлежит другой организации. Причина может быть в неполной выгрузке данных, повреждённой этикетке или неверной связи кода с карточкой.
В операции «Просмотр справочников» сотрудник может найти позицию по артикулу или наименованию и открыть сведения о ней. Документация также предусматривает привязку неизвестного отсканированного штрихкода к выбранной записи. Но перед привязкой необходимо сопоставить физический экземпляр с карточкой: одного совпадения названия недостаточно, если в компании несколько одинаковых устройств. Для уточнения пригодятся серийный номер, паспорт оборудования и документы передачи.
Сначала необходимо проверить, нет ли у предмета существующей записи. Иначе один ноутбук может оказаться учтён дважды, а отсутствие его прежней этикетки останется незамеченным.
Когда предмет не удалось сопоставить с существующей карточкой или подтвердить его владельца, сведения сохраняют в рабочем списке для дальнейшего уточнения. В нём фиксируют вопросы, которые остались после обхода, но документы инвентаризации оформляют отдельно.
Нашли имущество, которого нет в списке, или как не создать дубль в учете?
Как разобрать результаты после обхода
Завершённый документ инвентаризации передают с ТСД в учётную систему. После загрузки бухгалтер и комиссия сопоставляют результат с исходным заданием и документами: найден ли ожидаемый экземпляр, совпадает ли его размещение, подтверждена ли принадлежность.
Дальнейшие действия зависят от причины отклонения:
Что обнаружено | Что проверить и оформить |
Собственный объект находится в другом помещении | Проверить документы перемещения и при необходимости оформить фактическую передачу |
Предмет соответствует существующей карточке, но этикетка повреждена | Восстановить маркировку с сохранением связи с этой записью |
Найдено имущество арендодателя | Сопоставить его с перечнем передачи и отразить результат по принятому порядку учёта |
Владелец предмета пока неизвестен | Продолжить проверку документов и идентификаторов, прежде чем определять учётное решение |
Ожидаемый объект не найден | Выяснить, не передан ли он сотруднику, в другое помещение, ремонт или обратно владельцу |
Это работа по разбору результатов, а не автоматическая классификация со стороны мобильного приложения. В частности, обнаружение принтера подрядчика не означает, что его нужно признать собственным активом компании; сначала необходимо установить основание его нахождения в помещении.
Раздельный учёт без потери объектов
После проверки у компании должен остаться не общий список вещей в помещении, а подтверждённые сведения по каждой группе имущества. Собственные объекты связаны с их карточками, полученные во временное пользование — с документами передачи, а по неизвестным предметам назначен дальнейший разбор.
При таком порядке имущество разных владельцев не смешивается в учёте, даже если находится в одном помещении. А предметы, за которые отвечает организация, остаются в составе проверки независимо от того, кому принадлежат. Сканирование этикетки на самом предмете помогает подтвердить его наличие, а документы объясняют, кому он принадлежит и на каком основании находится у компании.
Учёт 15 — мобильный учёт имущества и материалов
Скачайте и протестируйте решение для учёта имущества бесплатно
Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFJX5jcD
