Важные изменения осени 2025: готовим документооборот и налоговый учет — разбор и рекомендации аудитора (ч. 1)

Изменения касаются электронного документооборота с налоговыми органами, порядка обмена счетами-фактурами, требований к персональным данным, трудовых гарантий для работников и внедрения новых стандартов бухучета. Эти нововведения влияют на документооборот, отчетность, кадровый учет и взаимодействие с ФНС, и их необходимо знать, чтобы избежать штрафов и доначислений. Статья будет состоять из двух частей. В первой части мы подробно разберем ключевые изменения в налоговом учете, документообороте и договорной работе. Во второй части обратимся к новшествам в трудовом законодательстве, работе с персональными данными и бухгалтерском учете.

Рекомендациями поделилась: Анна Тетерлева, эксперт по аудиту, бухучету и МСФО, к.э.н., аттестованный аудитор, почетный член АССА (Великобритания), директор аудиторской компании ООО «Финансовые технологии – Аудит» (Топ-100 RAEX консалтинговых компании РФ), 20+ лет практического опыта, 60+ учебных пособий и статей по бухучету и МСФО

Текст и рекомендации ниже подготовлены аудитором Анной Тетерлевой.

Осень 2025 ознаменована вступлением в силу ряда нормативных актов, меняющих привычные правила работы бухгалтерии и отдела кадров. Неправильное применение новых норм может привести к штрафам, дополнительным начислениям налогов и спорам с проверяющими органами. Например, с 1 сентября 2025 года ужесточены требования к согласию на обработку персональных данных и повышены штрафы за нарушения. Также обновлены правила электронного взаимодействия с ФНС — например, постепенно прекращается прием обращений через операторов ЭДО, и нарушителям грозят серьезные санкции. Новые стандарты бухучета требуют пересмотра форм отчетности и инвентаризационных процедур.

Изменения рассчитаны на все организации — от малых до крупных. Особое внимание следует уделить бухгалтерам и кадровым специалистам малого и среднего бизнеса, которые зачастую ведут широкий круг обязанностей и должны оперативно перестраивать процессы под новые требования. В этом обзоре разберем каждое изменение по темам:  налоговый учет, документооборот и договоры, трудовое право и персональные данные, бухгалтерский учет — и дадим рекомендации, как подготовиться.

С 1 октября 2025 года должен начать действовать обновленный порядок обмена электронными счетами-фактурами через операторов ЭДО. Проект согласован ФНС 30.07.2025, ждем публикации итогового приказа Минфина и формата ФНС. Минфин внедряет понятие «универсальное сообщение» (УС), которое заменит привычные извещения о получении (ИОП) и уведомления об уточнении (УОУ) при обмене счетами-фактурами.

Особенности нового порядка:

• Универсальные сообщения не подписываются ЭЦП получателя и не формируются операторские квитанции по ним. Подтверждение получения — через УС. Это упростит и ускорит подтверждение получения документов — больше не нужно подписывать каждое извещение.

• УС заменит ИОП и УОУ: при передаче счетов-фактур покупатель вместо отдельного подписанного извещения будет отправлять продавцу универсальное сообщение о получении. Если обнаружена ошибка — универсальное сообщение с кодом причины уточнения. Отдельно предусмотрен код для отказа в подписи. Например, если счет-фактура не будет подписана.

• Новые коды статусов: ФНС утвердит классификатор информационных кодов УС.

Нормативная база. Новый порядок будет закреплен в изменениях к приказу Минфина № 14н от 05.02.2021 (действующий порядок) — ФНС согласовала проект приказа 30 июля 2025 г. Приказ Минфина с обновленным регламентом должен вступить в силу 01.10.2025, заменив старый порядок. Уже 4 июня 2025 ФНС опубликовала информацию, призывая налогоплательщиков заранее подготовиться к переходу.

Практические шаги. Компаниям, работающим с электронными счетами-фактурами, следует: 

1. Связаться со своим оператором ЭДО и уточнить готовность системы к работе с универсальными сообщениями.

2. При необходимости обновить ПО и заключить допсоглашения с контрагентами о применении УС и уполномоченных лицах, которые могут их отправлять.

3. Обучить ответственных сотрудников новому порядку отправки/получения УС. 

После официального вступления приказа в силу применение нового порядка станет обязательным для всех плательщиков НДС. Отдельно стоит обратить внимание на новые форматы счетов-фактур и УПД: с 1 апреля 2025 года уже введены новые форматы документов (версии 5.03), старые форматы не принимаются. Таким образом, осенью 2025 электронный документооборот счетов-фактур полностью переходит на обновленные правила – это требует своевременного технического и организационного перехода.

Федеральная налоговая служба модернизирует систему электронного взаимодействия с налогоплательщиками. Главное изменение — поэтапный отказ от приема обращений через операторов ЭДО (телекоммуникационные каналы связи, ТКС). Уже утверждены конкретные этапы (письмо ФНС от 20.05.2025 № 26-1-05/0038@, приказ ФНС от 06.06.2025 № ЕД-7-26/509@):

• С 1 июля 2025 года ограничен максимальный размер файлов при обращениях через ЭДО: с 5 МБ до 1 МБ. Это значит, что при отправке запросов/писем в налоговую через оператора связи нельзя приложить «тяжелые» вложения.

• С 1 октября 2025 года запрещено прикладывать приложения к электронным обращениям через операторов. Фактически отменяется возможность пересылки любых дополнительных файлов в свободных обращениях по ТКС.

• С 1 ноября 2025 года полностью прекращается прием неформализованных обращений через ЭДО. Иными словами, налоговые органы перестанут обрабатывать письма налогоплательщиков, отправленные по ТКС в свободной форме (тип документооборота «02»). Этот канал закрывается ради повышения эффективности обработки обращений и снижения нагрузки на систему.

Важно: остальные процессы через ЭДО (например, подача налоговой отчетности) сохраняются без изменений. Речь идет именно об обращениях (запросах, заявлениях) в свободной форме. Вместо них ФНС предлагает использовать альтернативные электронные каналы:

• Специальный формализованный электронный документ обращения — через того же оператора ЭДО, но уже не в свободной форме, а по установленному формату (тип документооборота «12»). То есть налогоплательщик сможет отправлять обращение в виде структурированного файла.

• Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Многие вопросы можно решить через ЛК, минуя оператора связи.

• Платформа обратной связи (ПОС) на портале Госуслуг — единый механизм электронных обращений граждан и бизнеса.

• Сервис «Обратиться в ФНС России» на официальном сайте ФНС, который позволяет отправить обращение напрямую через веб-форму.

Чем грозит несоблюдение новых правил? Если после 1 ноября 2025 года компания попытается отправить письмо в инспекцию «по старинке», через оператора ЭДО и без формализации, то такое обращение просто не будет принято налоговыми органами. Это может привести к пропуску важных сроков. Например, не попадет заявление о зачете платежа или просьба о разъяснениях. Хотя прямых штрафов за форму обращения нет, риски в виде невыполненных обязанностей высоки. Кроме того, сами операторы ЭДО с 01.11.2025 будут обязаны блокировать отправку неформализованных писем.

Дополнительное новшество. С 5 февраля 2025 года уже действует новый порядок для электронных требований ФНС — документы от налоговой считаются полученными по истечении 6 рабочих дней после отправки, даже если квитанция о приеме не поступила. То есть молчание компании на электронное требование теперь не мешает налоговой считать документ врученным. Это повышает ответственность — игнорировать требования, пришедшие через ЛК или оператора, нельзя.

Рекомендации. Проверьте, какие отделы вашей компании направляют письма в налоговую. До 1 октября обучите сотрудников правилам: 

1. Не слать произвольные письма через оператора, вместо этого использовать ЛК ФНС или формализованные шаблоны; 

2. Максимально перейти на цифровые сервисы ФНС: Личный кабинет, ПОС. 

Если нужно приложить большой файл, то сейчас его можно разбить или отправить по запросу инспекции отдельно, но после 01.10.2025 прикрепить его к обращению уже не выйдет. 

Также имеет смысл обновить внутренние инструкции: исключить устаревший механизм обращений по ТКС (02) и прописать новые каналы взаимодействия. Это поможет избежать ситуации, когда бухгалтер или юрист отправил важное письмо, а оно не дойдет до ИФНС.

С 2025 года действует мораторий на штрафы за несвоевременную сдачу отдельных налоговых деклараций для определенной категории налогоплательщиков. Речь идет о случаях, когда организации и ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) впервые становятся плательщиками НДС и задерживают подачу декларации по НДС. Правительство постановило, что таких налогоплательщиков не будут штрафовать по п. 1 ст. 119 НК за несдачу в срок первой налоговой декларации по НДС за любой квартал 2025 года.

Кого это охватывает? Компании и ИП на УСН, которые с 2025 года стали исчислять и уплачивать НДС. Такое случается, например, если:

• УСН-плательщик превысил лимит доходов, теряя право на освобождение от НДС, или добровольно перешел на уплату НДС в рамках изменений законодательства;

• УСН-плательщик выставил счет-фактуру с НДС своему клиенту и теперь обязан подать декларацию по НДС и уплатить налог;

• организации на УСН, начавшие с 2025 года осуществлять операции, облагаемые НДС — например, при импорте товаров, выполнении функций налогового агента по НДС.

Для впервые привлеченных к НДС плательщиков установлен «прощальный» режим: если они просрочили сдачу первой квартальной декларации по НДС в 2025 году, налоговая не будет накладывать штраф 5% за каждый месяц просрочки, как предписывает ст.119 НК. Фактически им дано время освоиться с новой обязанностью без штрафных рисков.

Важно. Мораторий распространяется только на первую несданную декларацию по НДС в течение 2025 года. Если такой плательщик затем снова нарушит срок сдачи во втором или третьем квартале, штраф уже возможен. Также мораторий не освобождает от уплаты самого налога — он лишь про штрафы за задержку отчетности.

Практический пример. Организация на УСН с 2025 года превысила порог доходов и обязана платить НДС поквартально. За 1 квартал 2025 она не вовремя сдала декларацию. Благодаря мораторию штрафа по ст. 119 НК не будет. Но за 2 квартал 2025 ей все равно нужно сдать декларацию в срок до 25 июля. Если она вновь опоздает, штраф уже может быть начислен, так как льгота покрывает только первую просрочку.

Рекомендации. Несмотря на послабление, лучше не злоупотреблять. Новоиспеченным плательщикам НДС на УСН следует: 

1. Вовремя вставать на учет по НДС и представлять декларации, используя автоматизированные сервисы ФНС; 

2. При возникновении трудностей с программным обеспечением или заполнением воспользоваться отсрочкой без штрафа, но как можно быстрее сдать декларацию, не дожидаясь конца 2025 года. 

Также нужно понимать, что мораторий — временная мера поддержки, чтобы бизнес смог перенастроить учетные системы под НДС. К 2026 году такие компании должны полностью войти в график сдачи отчетности.

С 1 сентября 2025 года вступают в силу новые типовые договоры о полной материальной ответственности работников. Минтруд приказом № 251н от 16.04.2025 утвердил обновленные перечни должностей и работ, с которыми можно заключать договор о полной матответственности, а также новые типовые формы этих договоров: индивидуальной и коллективной.

Что изменилось:

• Перечни должностей и работ. Сами списки материально ответственных лиц существенно не расширились — по-прежнему договор можно заключать только с совершеннолетними сотрудниками, непосредственно обслуживающими или использующими ценности работодателя, то есть с кассирами, кладовщиками, экспедиторами, продавцами и т.п.. Однако перечни теперь обновлены и утверждены Минтрудом — вместо прежнего постановления, действовавшего с 2002 года. Работодатель не может заключить договор о полной ответственности, если должности работника нет в утвержденном перечне. Это по-прежнему важно проверять.

• Типовые формы договоров. В новые бланки добавлена оговорка о возможности заключения договора в электронном виде. То есть теперь прямо предусмотрено, что соглашение о полной материальной ответственности может быть оформлено и подписано сторонами в электронной форме, то есть с применением усиленной ЭП. Если договор заключен электронно, то все изменения или расторжение договора также оформляются электронно, а при коллективной ответственности заявления о приеме/выбытии членов бригады тоже могут быть электронными. Это важное новшество, признающее кадровый ЭДО в отношении таких важных документов.

• Структура договоров. В остальном тексты типовых договоров претерпели лишь уточняющие изменения. Формулировки приведены в соответствие с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ. Например, конкретизированы обязанности работника бережно относиться к имуществу, порядок уведомления о выявленных недостачах и т.д. Существенных новых обязанностей не добавлено, но рекомендуется использовать именно новые формулировки, чтобы договор соответствовал законодательству.

Нужно ли перезаключать действующие договоры? Минтруд разъяснил, что нет необходимости срочно перезаключать все ранее заключенные договоры о полной материальной ответственности. Приказ № 251н не требует расторгать старые договоры. Ранее заключенные соглашения продолжают действовать. Однако если понадобятся изменения — их можно оформить допсоглашением, в том числе электронным. Главное, чтобы положения договора не противоречили нормам ТК и новому приказу. 

Практический совет. Проверьте, что в вашей учетной политике или внутренних положениях указаны новые реквизиты приказа Минтруда № 251н вместо старых, если они там были. С 1 сентября следует применять именно новый перечень должностей — убедитесь, что не заключаете договор о полной ответственности с работником, не попадающим в этот перечень. Это нарушение, которое может привести к признанию договора недействительным и отказу во взыскании ущерба в суде. Также можно воспользоваться возможностью цифровизовать процесс: при наличии у работника УКЭП можно заключать договор в электронном виде, экономя бумагу и время.

1C-ЭДО

Электронный документооборот с контрагентами из 1С

Подключить сервис

В сфере обязательной цифровой маркировки товаров осенью 2025 года продолжает развиваться система «Честный знак». Основные изменения связаны с введением новых этапов маркировки товаров легкой промышленности и усилением контроля, нарушение которого чревато блокировкой продаж.

С 1 августа 2025 года изначально планировалось запретить розничную продажу немаркированных остатков продукции легкой промышленности. Иными словами, все непроданные к этому моменту товары из расширенного перечня должны были получить коды маркировки, иначе с августа их нельзя было бы реализовывать. Однако по состоянию на конец лета власти продлили разрешение на продажу немаркированных остатков до 31 декабря 2025 года. 

Постановлением Правительства № 1134 от 31.07.2025 установлен новый крайний срок маркировки остатков — до 01.03.2026 года. Это означает, что компании получили еще несколько месяцев на то, чтобы промаркировать товарные остатки. Несмотря на отсрочку, уже с 1 августа 2025 действуют ограничения: 

• Запрещен ввоз немаркированных товаров легкой промышленности, приобретенных после 1 марта 2025 года. Таможня их не выпускает без кода.

• До 31 октября 2025 разрешено хранить немаркированные остатки на складе только для последующей маркировки, но не для продажи. К 1 ноября 2025 года необходимо завершить описание остатков, заказать и нанести коды маркировки. 

• 1 ноября 2025 — предельный срок, когда все товары легпрома, оставшиеся в обороте, должны иметь маркировку. С учетом продления — до 01.03.2026 года. Иначе их реализация будет незаконной.

Риск блокировок. Торговые точки, реализующие немаркированные товары после дедлайна, могут столкнуться с изъятием товара и штрафами. Штраф для юрлиц за оборот немаркированной продукции достигает 300 000 рублей с конфискацией товара (ст.15.12 КоАП). Кроме того, информационная система маркировки может блокировать операции с такими товарами: кассы не пробьют чек на немаркированный товар — для категорий, где включен контрольно-надзорный механизм.

С 1 сентября 2025 года вводятся дополнительные случаи, когда даже промаркированный товар нельзя продавать без разрешающих документов. Например, Правительством установлен порядок, при котором товары, введенные в оборот с 1 сентября 2025, не могут продаваться, если надзорный орган признал разрешительные документы на них недействительными. Это касается, в частности, продукции, требующей сертификатов или лицензий. Таким образом, система «Честный знак» будет сверять данные о маркированном товаре с реестрами разрешительных документов, и при их проблемах продажа товара блокируется автоматически.

Постоянно обновляются перечни товаров, подлежащих обязательной маркировке. С 1 сентября 2025 очередная «волна». Например, могут быть добавлены новые виды молочной продукции или другие категории. В 2024-м вводилась маркировка БАДов, антисептиков и пр. Также Роспотребнадзор усиливает контроль: например, с 1 ноября 2025 расширен перечень товаров, которые при проверке розницы инспектор должен пробивать сканером приложения «Честный знак» для проверки легальности кодов. Если код недействителен или не проведен через систему — товар подлежит изъятию.

Рекомендации, чтобы избежать блокировок:

• Маркируйте остатки вовремя. Воспользуйтесь отсрочкой до декабря: проведите инвентаризацию непроданных товаров легпрома и закажите коды маркировки через систему «Честный знак». Храните подтверждения: журналы, отчеты о нанесении кодов. Помните, что с 1 января 2026 продажа немаркированного будет окончательно запрещена.

• Следите за новыми категориями. Регулярно проверяйте обновления перечней маркировки на официальном сайте markirovka.ru и в постановлениях Правительства. С 2025 года, помимо легпрома, под маркировку уже подпадают фотоаппараты, и может вводиться эксперимент по маркировке новых товаров. Например, автозапчасти.

• Проверьте разрешительные документы. Убедитесь, что по каждому маркированному товару актуальны сертификаты соответствия, декларации, лицензии. Иначе даже с кодом продажа остановится. Например, если сертификат на партию обуви истек, то с 2026 года система может заблокировать ее реализацию, увидев несоответствие.

• Обучите персонал проверке кодов. На кассах и складах сотрудники должны уметь пользоваться приложением для проверки маркировки. Это поможет избежать случайной продажи немаркированного или «левого» товара — ведь ответственность несет продавец.

В целом, маркировка становится повсеместной, и бизнесу нужно встроить ее в свои процессы (учет, склад, продажа), чтобы не потерять товар из-за блокировок или штрафов.

С 1 сентября 2025 года вступают в силу поправки в закон о защите прав потребителей, которые прямо запрещают навязывание потребителю дополнительных товаров или услуг при продаже основных, и устанавливают строгие санкции за такие практики. Эти изменения введены законом от 07.04.2025 № 69-ФЗ, который внес соответствующие дополнения в ст.16 закона «О защите прав потребителей».

Суть нововведений:

• Категорический запрет на «допы» до заключения основного договора. Продавцам, исполнителям услуг и владельцам агрегаторов запрещено включать в процесс продажи какие-либо дополнительные платные услуги или товары без явного согласия потребителя. Автоматические галочки и опции по умолчанию теперь вне закона. Например, интернет-магазин не может заранее добавить в корзину страховку к товару или службу доставки по умолчанию — клиент должен сам осознанно выбрать и подтвердить это.

• Нельзя «предрешать» согласие потребителя. Запрещено любым способом выражать за потребителя его согласие на допуслуги — будь то проставление галочек, мелкий шрифт в договоре, требующий отказа, или условия, при которых потребитель будто бы изначально согласен покупать доппродукт. Например, оферта, где написано «покупатель одновременно соглашается приобрести гарантийное обслуживание, если не отказался заранее», будет нарушением.

Усиление ответственности. За навязывание «допов» действуют штрафы по ч. 2.1 ст. 14.8 КоАП: для юрлиц 20–40 тыс. руб.; для должностных лиц 2–4 тыс. руб. Идет рассмотрение законопроекта об их существенном повышении, но пока он не принят окончательно.

Компаниям, работающим с физлицами: розница, услуги, банки, турфирмы и т.д., нужно пересмотреть форму своих договоров, оферт и сценарии продаж. Особенно обратить внимание на:

• Типовые договоры с клиентами. Нельзя включать формулировки типа «клиент не возражает против подключения услуг страхования…», «В случае неотказа считается согласившимся на сервисное обслуживание…». Все такие пункты должны быть исключены или преобразованы в явное предложение с опцией согласия. 

• Онлайн-формы и приложения. Уберите заранее отмеченные чекбоксы согласия на дополнительные опции. Пользователь должен сам поставить отметку, если хочет допуслугу. Интерфейс не должен подталкивать к согласию. Например, кнопка «Продолжить» не должна одновременно означать покупку допуслуги, не уведомив.

• Скрипты продаж менеджеров. Обучите персонал не включать пакеты услуг без выбора. Если клиент, к примеру, приобретает смартфон, менеджер может предложить чехол или страховку, но не имеет права включить их в счет без явного согласия клиента.

Пример из практики. Банки часто автоматически включали страховку жизни при выдаче потребкредита, а клиенту нужно было специально отказаться. Теперь такая практика незаконна. Банку грозит штраф по КоАП, если будет доказано, что страховка была навязана. Потребитель же сможет вернуть уплаченную за нее сумму после обнаружения навязывания.

Рекомендация. Юристам и менеджерам по работе с клиентами стоит провести ревизию всех стандартных договоров и оферт. Привести их в соответствие с новой нормой: все дополнительные услуги — только с отдельного согласия потребителя. Лишние формулировки лучше убрать полностью. Это не только обезопасит от штрафов Роспотребнадзора, но и повысит лояльность клиентов, которые оценят прозрачность условий. Помимо договоров, проведите инструктаж продавцов. Случаи, когда клиенту «в нагрузку» пытаются продать аксессуар или услугу, могут обернуться жалобой и проверкой. С 1 сентября 2025 контроль усилится, поэтому безопаснее сразу соблюдать новые правила продажи.

В первой части статьи мы рассмотрели ключевые изменения осени 2025 года, касающиеся налогового учета, электронного документооборота с ФНС, моратория по НДС для упрощенцев, а также новшеств в договорной работе и маркировке товаров.

Продолжение во второй части статьи будет посвящено не менее важным темам: масштабным изменениям в трудовом законодательстве (новые гарантии для работников, правила премирования, работа несовершеннолетних), ужесточению требований к обработке персональных данных, новым правилам для дистанционных работников, а также внедрению важных стандартов бухгалтерского учета — ФСБУ 4/2023 и ФСБУ 28/2023. Оставайтесь с нами, чтобы быть готовыми к осенним изменениям.

👉 Все нужные программы и сервисы 1С для бухгалтера — в «Е‑Офис 24». Для удаленной работы и ведения бухучета подойдет облачная «1С:Бухгалтерия», а для отправки отчетов — сервис «1С-Отчетность». Все решения можно протестировать бесплатно после быстрой регистрации. Удобные тарифы, обновления без доплат, резервные копии для дополнительной защиты и выгрузка копий баз 1С на ваш внешний ресурс. Это и другое — в «Е-Офис 24». Обращайтесь — расскажем больше про облачную 1С и сервисы, поможем перенести базы и быстро начать работу. 

Не пропустите полезные вебинары с Анной и другими экспертами. Анонсы вебинаров по актуальным для вас темам и актуальные новости для бизнеса — в нашей группе ВКонтакте: https://vk.com/eoffice24. 

Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях 👇

1C-ЭДО

Электронный документооборот с контрагентами из 1С

Подключить сервис

Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFGgFXWx