Перевод сотрудника на неполный рабочий день

В нашей статье-инструкции разберем, как оформить все документы правильно и безопасно: от заявления до расчета зарплаты.

На заметку: весь этот процесс выстраивается и в системе КЭДО — от подачи электронного заявления сотрудником до подписания дополнительного соглашения и приказа в цифровом контуре без бумажных копий с юридической значимостью.

Путаница между сокращенным и неполным рабочим временем — одна из самых частых и дорогостоящих ошибок в кадровом делопроизводстве. На первый взгляд кажется, что в обоих случаях сотрудник работает меньше. Но вот платит за это «меньше» кто-то совсем другой. В одном случае финансовая ответственность ложится на работодателя, а в другом — на самого сотрудника.

В трудовом законодательстве существует принципиальная разница между двумя формами нестандартной занятости. Если неполный рабочий день является результатом договоренностей между сотрудником и нанимателем, то сокращенное рабочее время — это право, гарантированное государством для отдельных групп трудящихся. Его главная особенность — сохранение полного размера оплаты труда при уменьшенной продолжительности работы.

Данная преференция предоставляется тем категориям граждан, которые нуждаются в усиленной социальной и правовой защите в силу возраста, состояния здоровья или специфики профессиональной деятельности.

• Подростки до 18 лет: Для них установлена максимальная недельная нагрузка: не более 24 часов для лиц младше 16 лет и не более 35 часов — для работников от 16 до 18 лет.

• Инвалиды I и II групп: Продолжительность их труда регламентируется индивидуальной программой реабилитации, однако законодательный лимит составляет 35 часов в неделю.

• Сотрудники на вредных и опасных производствах: Если по итогам специальной оценки условий труда (СОУТ) рабочему месту присвоен 3-й или 4-й класс вредности, недельная норма для таких работников не может превышать 36 часов.

• Педагоги и медицинский персонал: Для этих специалистов действуют отраслевые нормативы. К примеру, стандартная нагрузка для школьного учителя составляет 36 часов в неделю, а для многих медработников — до 39 часов.

Предоставление такого режима — это не добровольная инициатива, а прямая обязанность компании-нанимателя. Нарушением будет как отказ в его установлении, так и принуждение к отработке полной нормы.

Основные нюансы, которые необходимо соблюдать:

• Все параметры труда (продолжительность недели, длительность смены, расписание) должны быть детально отражены в трудовом договоре.

• Несмотря на сокращенное количество рабочих часов, сотрудник получает заработную плату в полном объеме, как за стандартную рабочую неделю.

• Работодатель обязан подавать сведения в Социальный фонд России по установленной форме ЕФС-1.

Оформление труда с пониженной нагрузкой (например, на 0,5 ставки) требует документального закрепления и может быть инициировано по двум основным сценариям. Первый — перевод на 0,5 ставки по инициативе работника, чье право на это закреплено в ТК, и наниматель обязан его удовлетворить. Второй — по инициативе компании, которая в таком случае обязана уведомить персонал о предстоящих изменениях не менее чем за два месяца.

Стремление к балансу между работой и личной жизнью, семьей, здоровьем или учебой — вот те причины, которые могут подтолкнуть сотрудника сократить рабочую нагрузку. Законодательство позволяет закрепить право перейти на частичную занятость. Как оформить перевод на неполный рабочий день, чтобы он был выгоден для обеих сторон?

Шаг 1. Первый и ключевой шаг — это подача работником письменного заявления на имя работодателя с просьбой установить неполный рабочий день. В заявлении необходимо указать:

• желаемый график (например. «прошу перевести меня на режим неполного рабочего дня с продолжительностью 4 часа в день по причине…»);

• дату, с которой режим должен вступить в силу;

• Причину (по желанию). Это может помочь работодателю понять ситуацию и принять решение;

При этом работодатель обязан удовлетворить просьбу определенных сотрудников (беременных, одного из родителей ребенка до 14 лет или инвалида). Для остальных перевод осуществляется по согласию двух сторон.

Шаг 2. Достижение договоренности. Ключевую роль играет соглашение: руководитель должен уведомить сотрудника об изменениях и дождаться подписи. Это означает, что после заявления работника следует обсудить следующие детали:

• конкретное рабочее время;

• продолжительность рабочей недели;

• вопрос оплаты труда (она будет на уменьшение или пропорционально отработанному времени);

Шаг 3. Когда договоренность достигнута, кадровая служба может подготовить допсоглашение. Это основной документ, который фиксирует все изменения: график, объем заработной платы и измененные должностные обязанности.

Шаг 4. Издание приказа. На основе подписанного дополнительного соглашения издается приказ. Он может быть оформлен по унифицированной форме или по форме, утвержденной в организации.

В системе КЭДО EmplDocs весь процесс перевода на неполный рабочий день выстраивается в виде сквозного маршрута: 

• сотрудник подает электронное заявление в личном кабинете, далее автоматически рассылается по маршруту подписантам;

• руководитель согласовывает его;

• кадровик формирует допсоглашение в 1С и приказ по шаблону, данные напрямую передаются в систему КЭДО EmplDocs из 1С, автоматически документ отправляется на подписи;

• сотруднику в Личном кабинете приходит допсоглашение на подпись (уведомление на почту, в телефон);

• документы подписываются электронной подписью и автоматически попадают в архив и отчетность. 

Это исключает расхождения в датах, версиях документов и снижает риск трудовых споров.

При изменении режима труда в сторону уменьшения нагрузки для работника актуальными становятся несколько ключевых аспектов его правового и финансового положения.

1. Финансовые изменения. Вознаграждение за труд начинает рассчитываться исходя из количества отработанных часов или выполненного объема задач. Например, если сотрудник переходит на половину стандартной нагрузки, его ежемесячный оклад составит 50% от первоначальной суммы.

2. Неизменные социальные гарантии. Важно подчеркнуть, что ряд существенных прав сотрудника остается в полном объеме:

• Формирование стажа: периоды труда засчитываются в страховой стаж без каких-либо сокращений.

• Отпускные права: работник по-прежнему имеет право на ежегодный основной отпуск стандартной продолжительности — 28 календарных дней.

• Прочие льготы: все иные права и гарантии, установленные как Трудовым кодексом, так и внутренними документами организации, продолжают действовать в неизменном виде.

Трудовое законодательство строго регламентирует возможность одностороннего изменения условий трудового договора со стороны нанимателя. Такая мера допустима лишь в тех случаях, когда в компании происходят объективные преобразования организационного характера (например, реструктуризация) или технологические изменения в производственном процессе.

Организационные преобразования:

• Реструктуризация предприятия с изменением штатного расписания.

• Введение сменного режима работы предприятия.

• Оптимизация бизнес-процессов, ведущая к сокращению объема трудовых функций.

Технологические:

• Внедрение автоматизированных систем и программного обеспечения.

• Модернизация производственного оборудования.

• Изменение технологических процессов, влияющих на трудоемкость операций.

Экономические причины: сокращение объемов производства, ухудшение положения на рынке, которое может привести к массовому увольнению.

Важно! Все изменения должны быть доказательными. Если сотрудник обратится в суд, работодателю придется подтвердить необходимость перевода документами.

Шаг 1. Подготовьте уведомление. Работодатель обязан предупредить каждого сотрудника, которого в планах перевести на 0,5 ставки, персонально и под подпись.

1. Составьте приказ о предстоящих организационных или технологических изменениях. Это будет основанием для последующих действий.

2. Напишите уведомление для каждого работника. В документе нужно указать причину перевода, предлагаемые новые условия (например, рабочий день с 8 до 12 часов), а также дату, с которой новые условия вступают в силу.

3. Передайте уведомление сотруднику, чтобы он ознакомился и подписал. Если он отказывается, составьте об этом акт с участием двух свидетелей. У работника есть 2 месяца на принятие решения. В этот период он продолжает работать на старых условиях.

Шаг 2. Получение согласия или поиск компромисса. После получения уведомления у сотрудника есть несколько вариантов:

1. Согласиться с вариантом и начать оформлять допсоглашение.

2. Отказаться от изменений, и тогда руководитель обязан в письменном виде представить все имеющиеся вакансии, даже если они находятся в других регионах.

3. Не отвечать, и тогда это автоматически считается отказом от предложенных условий.

Если сотрудник отказался, в том числе от всех предложенных вакансий, трудовой договор с ним расторгается согласно п.7 ч.1 ст. 77 ТК. При этому ему полагается выходное пособие в размере двухнедельного заработка.

Шаг 3. Оформление документов. В случае согласия перевод оформляется документально.

1. Подписание допсоглашения, в котором прописываются все новые условия: продолжительность нового рабочего времени, порядок оплаты труда. Подписывают его обе стороны.

2. Издание приказа на основании допсоглашения. В нем можно использовать унифицированную форму Т-5 или собственную.

3. Внесение записи в личную карточку в разделе, посвященном режиму работы или оплате труда.

В отличие от сложной процедуры по инициативе работодателя, перевод на полставки по инициативе работника или по соглашению сторон — это самый просто и безопасный вариант. В чем преимущество способа?

• Ключевое отличие — отсутствие строгих сроков и причин. Не нужно ждать два месяца или доказывать наличие организационных причин. Достаточно согласие двух сторон на основании статьи 93 ТК.

• Это позволит подстроить график под текущую нагрузку компании.

Процесс перевода занимает минимум времени и строится на взаимном согласии.

• Шаг 1. Переговоры и предложение. Работодатель должен предложить сотруднику перейти на неполное рабочее время, обговорив конкретный график работы, размер оплаты труда и дату, с которой изменения вступят в силу.

• Шаг 2. Подписание дополнительного соглашения. После достижения устной договоренности ее нужно закрепить на бумаге. Юридическая основа — это дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе руководитель указывает конкретный режим работы, порядок оплаты и дату вступления документа в силу. Допсоглашение составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.

• Шаг 3. Издание приказа. На основании подписанного соглашения отдел кадров или руководитель издает приказ. Можно использовать унифицированную форму или ту, которая разработана в компании. Сотрудник его подписывает.

При этом в трудовую книжку запись о переводе на 0,5 ставки не вносится, поскольку речь идет об изменении условий труда, а не трудовой функции.

Если работодатель в одностороннем порядке сокращает продолжительность рабочего времени и снижает нагрузку, не соблюдая процедуры, предусмотренные трудовым законодательством, такие действия квалифицируются как противоправные. Это может привести к следующим юридическим последствиям:

Нарушители привлекаются к ответственности согласно положениям статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, что предполагает:

1. Для ответственных сотрудников управления и предпринимателей — денежное взыскание размером до 10 000 рублей.

2. Для организаций, выступающих в качестве юридических лиц — штрафные санкции, достигающие 50 000 рублей.

Работник получает право на обращение в судебные инстанции для оспаривания неправомерных действий, что позволяет добиться:

1. Компенсации недополученного денежного содержания за весь срок, в течение которого действовало незаконное ограничение трудовой функции.

2. Возврата к первоначальным условиям работы, зафиксированным в трудовом договоре до момента внесения неправомерных изменений.

Все готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Рассматривая вопрос о переходе на неполный рабочий день, важно заранее продумать все юридические и практические нюансы этого шага. Отвечаем на самые главные вопросы, которые могут возникнуть при переводе на 0,5 ставки по инициативе работника или работодателя: от составления заявления до его влияния на трудовые права.

Прием и оформление заявления о переводе на неполный рабочий день — это первый этап процедуры, от корректности которого зависит правомерность всех дальнейших действий.

В тексте заявления должны быть следующие элементы:

• Должность, ФИО руководителя и наименование организации.

• Данные сотрудника.

• Четкое указание на изменение условий работы.

• Дата перевода, с которой будет установлен новый режим.

• Детальное описание нового графика: рабочие дни, продолжительность дня/недели, время начала и окончания работы.

• Основание, дающее право на переход.

• Дата, подпись и ее расшифровка.

При проверке документа необходимо убедиться в использовании строгих формулировок: «неполное(ый) рабочее(ий) время/день». Применение альтернативных определений признается некорректным.

При поступлении заявления с сопроводительными материалами (медицинские заключения, свидетельства о рождении) осуществляется обязательная регистрация в установленном порядке. Последующий анализ позволяет принять одно из решений:

• согласование перевода с подготовкой допсоглашения;

• формирование мотивированного отказа.

Для перевода на 0,5 ставки обязательными являются следующие документы:

1. Заявление работника.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируются новые условия.

3. Приказ по форме Т-1 на основании соглашения.

Как правило, могут потребоваться иные документы, например, медицинское заключение по уходу за членом семьи.

Период рассмотрения заявления определяется правовыми основаниями для перевода:

• Для льготных категорий (беременные, родители детей до 14 лет, ухаживающие за больными родственниками) — у работодателя есть 3 рабочих дня для оформления. Это его прямая обязанность по ТК.

• При инициативе работника по согласованию с руководством — временные рамки законом не регламентированы. Продолжительность согласования определяется внутренними процессами компании.

Юридической силой новый график работы обладает с момента подписания допсоглашения к трудовому договору, где зафиксирована дата перехода на измененные условия труда.

На основании допсоглашения в договоре изменятся следующие положения:

• График работы (дни, часы, перерывы).

• Размер оклада (он рассчитывается пропорционально отработанному времени).

• Порядок расчета и выплаты заработной платы.

Расчет может производиться двумя способами:

1. В зависимости от отработанного времени:

Оклад*Фактически отработанное время/Норма часов

Например, оклад сотрудника — 50 000 руб. при 20-часовой неделе вместо 40-часовой. Оплата будет = 25 000 руб.

2. В зависимости от выработки. Это фиксированная ставка за единицу продукции/объем работ. При этом у сотрудника сохраняются надбавки и премии (пропорционально), районные коэффициенты и ежегодная индексация.

Возврат к полному рабочему дню оформляется по тому же принципу, что и перевод на неполную ставку. Для этого нужно написать заявление с просьбой о переводе на полную ставку с конкретной даты. Затем, после согласия работодателя, подготовить и подписать допсоглашение.

Если неполная ставка была установлена бессрочно, руководитель должен вернуть сотрудника к полному рабочему графику. При срочном соглашении (например, на 1 год) досрочный возврат возможен только по взаимной договоренности сторон. 

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFGUJeqv